Analista Administrativo

Jones Lang LaSalle Incorporated; São Paulo; Presencial; BRL 67 000 - 100 000; Tempo integral

Resumo da oferta

JLL está recrutando um Analista Administrativo para gerenciar operações de correspondência, suporte às instalações e coordenação com fornecedores, com foco em entregar atendimento de alto nível a clientes internos e externos.

A função envolve gestão de ordens de serviço, controle de inventário, elaboração de relatórios financeiros e suporte a procurement, trabalhando com equipes regionais em um ambiente corporativo de ritmo acelerado. Localização presencial em Pinheiros, SP.

Qualificações

• Formação técnica ou superior cursando ou concluída.
• Experiência anterior como Analista de projetos/programas, assistente executivo ou atividades similares.
• Fluência em Português e Inglês (leitura, escrita e conversação) com excelente gramática e habilidades de revisão.
• Proficiência no pacote Microsoft Office com habilidades avançadas em Excel para coleta de dados e criação de gráficos.
• Experiência com sistemas de gestão de ordens de serviço e plataformas de videoconferência (Zoom, Teams, Google Meet)
• Forte capacidade de multitarefa com habilidade para interpretar instruções em formatos escritos, orais, diagramáticos ou de cronograma
• Excelentes habilidades interpessoais e de comunicação com perfil orientado ao atendimento ao cliente

Responsabilidades

• Atender e resolver solicitações dos associados do Cliente de forma cordial e ágil.
• Manter registros organizados, white papers e arquivos de iniciativas de programas, participando de reuniões, elaborando atas detalhadas e distribuindo-as aos envolvidos
• Acompanhar prioridades e itens de ação para garant ir entregas dentro dos prazos
• Gerenciar o desempenho de fornecedores terceirizados para assegurar o cumprimento de metas contratuais, KPIs e SLAs
• Manter contato regular e reuniões com fornecedores relevantes, reportando problemas, recomendações e estimativas de custos
• Apoiar processos de gestão, contratação e onboarding de fornecedores
• Apoiar a resolução de ordens de serviço, interagindo com clientes internos para atender suas demandas conforme os SLAs aplicáveis
• Apoiar inspeções semanais e mensais do edifício em alinhamento com o Facilities Manager do site
• Criar e atualizar apresentações mensais com notas-chave do programa e gráficos de desempenho de SLA para submissão a stakeholders e liderança
• Preparar atualizações mensais de projetos e revisar documentos orçamentários quanto à precisão e completude antes da submissão

Conhecimentos

Fluência em Português

Fluência em Inglês

Comunicação eficaz

Multitarefa

Atendimento ao cliente

Formação académica

Formação técnica ou superior

Ferramentas

Zoom

Teams

Google Meet

Excel avançado

Descrição da oferta de emprego

JLL empowers you to shape a brighter way. Our people at JLL are shaping the future of real estate for a better world by combining world class services, advisory and technology for our clients. We are committed to hiring the best, most talented people and empowering them to thrive, grow meaningful careers and to find a place where they belong. Whether you’ve got deep experience in commercial real estate, skilled trades or technology, or you’re looking to apply your relevant experience to a new industry, join our team as we help shape a brighter way forward.

Analista Administrativo - JLL

O que o cargo envolve Como Analista Administrativo na JLL, você será responsável por gerenciar operações de correspondência e serviços de suporte às instalações do site, com o objetivo de proporcionar uma experiência de atendimento de alto nível aos clientes internos e externos. Esta função dinâmica exige a execução direta dos aspectos financeiros e operacionais de projetos imobiliários ao longo de todo o seu ciclo de vida trabalhando em estreita colaboração com fornecedores terceirizados, equipes internas e stakeholders-chave em um ambiente corporativo de ritmo acelerado. Você atuará como função crítica de suporte à entrega de programas, mantendo registros organizados, gerenciando o desempenho de fornecedores, supervisionando o inventário de suprimentos e garantindo conformidade com metas contratuais, KPIs e SLAs. A posição oferece a oportunidade de gerar impacto significativo no sucesso dos programas por meio de iniciativas de melhoria de processos, gestão de documentos financeiros e coordenação abrangente de comunicação. Ao integrar nossa equipe colaborativa, você contribuirá diretamente para a missão da JLL de moldar o futuro do mercado imobiliário, avançando sua carreira em um ambiente que valoriza precisão, construção proativa de relacionamentos e excelência no atendimento ao cliente.

Como será seu dia a dia

• Atender e resolver solicitações dos associados do Cliente de forma cordial e ágil
• Manter registros organizados, white papers e arquivos de iniciativas de programas, participando de reuniões, elaborando atas detalhadas e distribuindo-as aos envolvidos
• Acompanhar prioridades e itens de ação para garantir entregas dentro dos prazos, mantendo o ritmo dos programas
• Gerenciar o desempenho de fornecedores terceirizados para assegurar o cumprimento de metas contratuais, KPIs e SLAs, supervisionando processos mensais de ordens de serviço e aprovações de faturas
• Manter contato regular e reuniões com fornecedores relevantes, reportando problemas, recomendações e estimativas de custos
• Apoiar processos de gestão, contratação e onboarding de fornecedores
• Apoiar a resolução de ordens de serviço, interagindo com clientes internos para atender suas demandas conforme os SLAs aplicáveis
• Apoiar inspeções semanais e mensais do edifício em alinhamento com o Facilities Manager do site
• Criar e atualizar apresentações mensais com notas-chave do programa e gráficos de desempenho de SLA para submissão a stakeholders e liderança
• Preparar atualizações mensais de projetos e revisar documentos orçamentários quanto à precisão e completude antes da submissão
• Realizar cálculos financeiros essenciais incluindo descontos, juros, percentuais e análise de lucros/perdas com alto nível de precisão
• Garantir disponibilidade contínua de estoque de suprimentos, realizar pedidos de reposição e monitorar tendências de consumo para identificar oportunidades de eficiência
• Gerenciar a qualidade das instalações de conferência e acionar a equipe de FM local quando necessário
• Apoiar clientes internos na reserva de salas de reunião e conferência, verificando disponibilidade e permissões de acesso
• Auxiliar na organização de eventos internos e externos do Cliente
• Apoiar necessidades de procurement local em conjunto com a equipe regional de Sourcing e Procurement
• Fornecer suporte e cobertura ao Facilities Manager quando apropriado e/ou necessário
• Identificar proativamente oportunidades para aumentar a eficácia e eficiência das operações de Facilities do site
• Garantir conformidade com os princípios de EHS, Segurança e Conduta Empresarial do Cliente e da JLL
• Comunicar-se de forma eficaz, escrita e verbalmente, com clientes, colegas e stakeholders, construindo relacionamentos estratégicos de forma proativa

Qualificações obrigatórias

• Formação técnica ou superior cursando ou concluída
• Experiência anterior como Analista de projetos/programas, assistente executivo ou atividades similares
• Fluência em Português e Inglês (leitura, escrita e conversação) com excelente gramática e habilidades de revisão
• Proficiência no pacote Microsoft Office com habilidades avançadas em Excel para coleta de dados e criação de gráficos
• Experiência com sistemas de gestão de ordens de serviço e plataformas de videoconferência (Zoom, Teams, Google Meet)
• Forte capacidade de multitarefa com habilidade para interpretar instruções em formatos escritos, orais, diagramáticos ou de cronograma
• Excelentes habilidades interpessoais e de comunicação com perfil orientado ao atendimento ao cliente em múltiplos níveis de liderança
• Alto nível de precisão e atenção aos detalhes com capacidade de trabalhar de forma independente em circunstâncias ambíguas

Qualificações desejáveis

• Espanhol é um diferencial
• Experiência anterior em facilities ou operações imobiliárias correlatas
• Proficiência em Smartsheet incluindo criação e gestão de dashboards
• Experiência com Slack e outros softwares de mensagens instantâneas para colaboração em equipe
• Experiência em iniciativas de melhoria de processos e gestão de templates em ambientes corporativos
• Capacidade demonstrada de ser proativo e engenhoso, elaborando recomendações abrangentes
• Experiência com gestão orçamentária e revisão de documentos financeiros
• Conhecimento em gestão de fornecedores e requisitos de conformidade contratual

Localização: Presencial - Pinheiros - São Paulo/SP

Turno de Trabalho: Segunda a Sexta-feira - 9h00 as 18h

A JLL tem uma cultura diversa e inclusiva. Estamos comprometidos em criar um ambiente em que todos se sintam valorizados e capacitados para atingir o seu potencial, independentemente de deficiência, raça, etnia, idade, religião, sexo biológico, identidade de gênero, orientação sexual, expressão de gênero ou biotipo. Conheça mais sobre nossas iniciativas de Diversidade e Inclusão em: https://www.jll.com.br/pt/carreiras/diversidade-e-inclusao

Sobre a JLL Por mais de 200 anos, a JLL (NYSE: JLL), líder global na prestação de serviços imobiliários e em gestão de investimentos, tem ajudado clientes a comprar, construir, gerenciar, ocupar e investir em uma variedade de imóveis corporativos, industriais, hoteleiros, residenciais e de varejo. Uma empresa Fortune 500®, com receita anual de US$ 20,9 bilhões e operações em mais de 80 países ao redor do mundo, nossos mais de 103.000 funcionários trazem o poder de uma plataforma global combinada com sua expertise local. Movidos pelo propósito de moldar o futuro do mercado imobiliário por um mundo melhor, ajudamos nossos clientes, pessoas e todos que nos cercam a enxergar um caminho mais brilhante; SEE A BRIGHTER WAY SM. JLL é marca registrada da Jones Lang LaSalle Incorporated. Para mais informações, visitejll.com Estamos no Brasil desde 1996, com sede em São Paulo e escritório regional no Rio de Janeiro. Nossa equipe é formada por mais de 1.000 profissionais prontos para atuar em qualquer lugar do país. Principais serviços oferecidos no Brasil: Locação | Compra, Vendas e Investimentos | Consultoria e Avaliação | Gerenciamento de Propriedades | Gerenciamento de Facilities | Serviços de Sustentabilidade | Engenharia e Manutenção Predial | Projetos e Obras | Design & Build. Setores de atuação: Escritório | Industrial e Logístico | Varejo | Hoteleiro | Healthcare | Educação | Data Center | Life Sciences | Residencial em Portugal. Para mais informações, visite o site da JLL Brasil, jll.com.br Location: On-site –Sao Paulo,BRA