Administrativo de Obras

Astra Concessões Educacionais; Porto Alegre; On-site; BRL 39,000 - 67,000; Full time

Job summary

Astra Concessões Educacionais em Porto Alegre abre vaga para profissional de apoio administrativo em obras civis. O contratado ficará responsável por organizar documen-tação, notas fiscais, contratos e cadastros de fornecedores, com atuação intensiva em múltiplas frentes de trabalho.

O papel envolve mobilização/desmobilização de empresas, recebimento de notas fiscais no TOTVS RM e suporte aos times de Produção, Custos e Segurança do Trabalho. Vaga presencial em Porto Alegre/RS.

Qualifications

• Formação técnica ou superior em Administração ou áreas correlatas.
• Experiência em rotinas administrativas de obras de construção civil.
• Experiência com documentação de empresas terceirizadas, medições, notas fiscais e fornecedores.
• Conhecimento das rotinas de mobilização e desmobilização de empresas e profissionais.
• Conhecimento das obrigações acessórias trabalhistas, previdenciárias e fiscais relacionadas à contratação de terceiros.
• Experiência com recebimento, conferência e lançamento de Notas Fiscais.
• Conhecimento em ERP, com TOTVS RM como diferencial.
• Excel intermediário/avançado.
• Capacidade de organização e controle de grandes volumes de documentos.

Responsibilities

• Executar e acompanhar as rotinas administrativas relacionadas às obras.
• Controlar documentação cadastral, contratual e administrativa de construtoras, subcontratadas e fornecedores.
• Controlar documentação de profissionais vinculados às empresas contratadas.
• Apoiar processos de mobilização e desmobilização de empresas e profissionais.
• Cobrar, receber e conferir obrigações acessórias trabalhistas, previdenciárias e fiscais.
• Controlar pendências documentais até liberação administrativa das medições.
• Apoiar fluxo de medições e manter documentos organizados para aprovação.
• Realizar notas fiscais no ERP TOTVS RM e acompanhar regularização de pendências.
• Manter cadastros e arquivos administrativos de obras atualizados.
• Interfacer com construtoras e fornecedores para regularizações de pendências.
• Apoiar equipes de Produção, Custos, Contratos e Segurança do Trabalho.

Skills

Excel avançado

Organização de documentos

Gestão de contratos

Lançamento de notas fiscais

Education

Formação técnica ou superior em Administração

Tools

TOTVS RM

Job description

Estamos estruturando uma equipe para implementar nossa concessão de escolas em Porto Alegre - a POA Infra. Esta concessão é responsável por reformar todas as escolas municipais de Porto Alegre, além de construir 10 novas escolas e depois operá-las por 20 anos. É um projeto altamente desafiador do ponto de vista de planejamento e gerenciamento de múltiplos parceiros - sempre com um olhar especial para a comunidade escolar envolvida.

Responsabilidades:

• Executar e acompanhar as rotinas administrativas relacionadas às obras;
• Controlar a documentação cadastral, contratual e administrativa das construtoras, subcontratadas e fornecedores;
• Controlar a documentação dos profissionais vinculados às empresas contratadas, acompanhando admissões, mobilizações, vencimentos, desligamentos e demais requisitos aplicáveis;
• Apoiar os processos de mobilização e desmobilização de empresas e profissionais;
• Cobrar, receber e conferir as obrigações acessórias trabalhistas, previdenciárias, fiscais e demais comprovações exigidas contratualmente das empresas terceirizadas;
• Controlar pendências documentais e acompanhar sua regularização como requisito para a liberação administrativa das medições;
• Apoiar administrativamente o fluxo de medições, mantendo organizados os documentos e registros necessários às etapas de aprovação;
• Receber, conferir e realizar o lançamento de Notas Fiscais no ERP TOTVS RM, conforme os fluxos e aprovações estabelecidos;
• Acompanhar o processamento administrativo das Notas Fiscais e atuar na regularização de eventuais pendências;
• Manter atualizados os cadastros, controles e arquivos administrativos das diferentes obras;
• Realizar interface com construtoras, subcontratadas e fornecedores para cobrança de documentos e regularização de pendências;
• Garantir a organização e rastreabilidade dos documentos e registros nos sistemas e plataformas utilizados pelo Consórcio;
• Apoiar as equipes de Produção, Custos, Contratos, Segurança do Trabalho e demais áreas nas demandas administrativas relacionadas às obras.
• Controle documental de construtoras, subcontratadas, fornecedores e profissionais mobilizados;
• Controle de documentos, vencimentos e pendências de terceiros;
• Controle dos processos administrativos de mobilização e desmobilização;
• Conferência das obrigações acessórias e documentação exigida para liberação administrativa das medições;
• Organização e controle da documentação de suporte às medições;
• Lançamento e acompanhamento de Notas Fiscais no TOTVS RM;
• Organização e atualização dos arquivos e registros administrativos das obras;
• Controle e reporte das pendências documentais por empresa e obra;
• Atualização das bases e controles administrativos das diferentes frentes de trabalho;
• Suporte administrativo às equipes responsáveis pela gestão das obras.

Requisitos:

• Formação técnica ou superior em Administração ou áreas correlatas;
• Experiência em rotinas administrativas de obras de construção civil;
• Experiência com documentação de empresas terceirizadas e profissionais, medições, notas fiscais e fornecedores;
• Conhecimento das rotinas de mobilização e desmobilização de empresas e profissionais;
• Conhecimento das obrigações acessórias trabalhistas, previdenciárias e fiscais relacionadas à contratação de terceiros;
• Experiência com recebimento, conferência e lançamento de Notas Fiscais;
• Conhecimento em sistemas ERP, sendo domínio do TOTVS RM considerado um diferencial relevante;
• Excel intermediário/avançado;
• Capacidade de organização e controle de grande volume de documentos e informações;
• Vivência com múltiplas obras, contratos e empresas simultaneamente será considerada diferencial;
• Experiência em gerenciadoras, fiscalização de obras ou grandes construtoras será considerada diferencial;
• Residir em Porto Alegre/RS ou Região Metropolitana- Vaga Presencial.