Administrative Assistant

Barry Callebaut Manufacturing Iberica SA.; Extrema; On-site; BRL 33,000 - 56,000; Full time

Job summary

A Barry Callebaut Manufacturing Iberica SA. busca profissional para conduzir rotinas administrativas da planta de Extrema/MG, assegurando organização, controle e funcionamento dos serviços de facilities.

O(a) profissional atuará no suporte a RH, compras, controles de estoque e gestão de contratos, com foco em manter padrões de qualidade, 5S e eficiência operacional, presencialmente em Extrema/MG.

Qualifications

• Experiência com rotinas administrativas em ambiente industrial.
• Conhecimento em Pacote Office, com destaque para Excel; SAP é desejável.
• Ensino superior em Administração, Engenharias, Gestão Empresarial ou áreas correlatas.
• Inglês em nível intermediário a avançado.

Responsibilities

• Apoiar rotinas administrativas da unidade, organizando documentos, informações, controles, agendas e prazos.
• Organizar reuniões, reservas de salas, eventos, auditorias, inspeções e visitas corporativas, com materiais e suporte.
• Recepcionar visitantes, fornecedores e públicos externos conforme procedimentos da empresa.
• Suportar controle de acesso e gestão de terceiros junto ao RH.
• Apoiar organização de eventos com RH e Excelência Operacional.
• Acompanhar condições de escritório, identificando necessidades de conservação e manutenção.
• Apoiar serviços de Facilities, incluindo limpeza, coffees, paisagismo e demais serviços.
• Auxiliar operação do refeitório e serviços de alimentação, mantendo interface com fornecedores.
• Apoiar demandas de mobilidade e transportes (Uber for Business, táxi).
• Controlar materiais de escritório e copa, acompanhando estoque e reposição.
• Apoiar cotações, fornecedores, contratos, solicitações e recebimento de materiais.
• Acompanhar fornecedores e prestadores de serviços para prazos, qualidade e custos.
• Elaborar apresentações, atualizar indicadores e KPIs da planta (BCOS).
• Contribuir para organização e conservação dos ambientes seguindo 5S.

Skills

Excel

Inglês Intermediário-Avançado

Education

Administração / Gestão Empresarial

Tools

SAP

Job description

Resumo da posição

A posição tem como principal responsabilidade conduzir as rotinas de Facilities e as atividades administrativas da planta de Extrema/MG, garantindo organização, controle e bom funcionamento dos serviços.

Principais responsabilidades incluem

• Apoiar as rotinas administrativas da unidade, garantindo organização de documentos, informações, controles, agendas e prazos.
• Organizar reuniões, reservas de salas, eventos, auditorias, inspeções e visitas corporativas, providenciando materiais, equipamentos e suporte necessário.
• Recepcionar e orientar visitantes, fornecedores e demais públicos externos, seguindo os procedimentos e o código de conduta da companhia.
• Suportar o controle de acesso e a gestão de terceiros junto ao RH.
• Suporte a organização de eventos junto ao RH e Excelência Operacional.
• Acompanhar as condições das de escritório, identificando necessidades de conservação, organização e manutenção e direcionando as demandas às áreas responsáveis.
• Apoiar o acompanhamento dos serviços de Facilities, incluindo limpeza, coffees, paisagismo e demais serviços de apoio da unidade.
• Suporte na operação do refeitório e serviços de alimentação, mantendo interface com fornecedores e apoiando o acompanhamento da qualidade dos serviços prestados.
• Apoiar as demandas relacionadas à mobilidade e transportes, incluindo Uber for Business e táxi.
• Controlar materiais e insumos de escritório e copa, acompanhando estoque e necessidade de reposição.
• Apoiar cotações, fornecedores, contratos, solicitações e pedidos de compra, recebimento de materiais, notas fiscais e acompanhamento de pagamentos (Serviços).
• Acompanhar fornecedores e prestadores de serviços referente a área de escritório, contribuindo para o cumprimento de prazos, qualidade dos serviços, SLAs e controles de custos.
• Elaborar apresentações, atualizar controles, indicadores e KPIs de gerenciamento da planta (incluindo BCOS).
• Contribuir para a organização e conservação dos ambientes, seguindo boas práticas de 5S e os procedimentos internos.

Qualificações

• Ensino Superior cursando ou concluído em Administração, Engenharias, Gestão Empresarial ou áreas correlatas.
• Experiência em ambiente industrial e vivência anterior com rotinas administrativas, facilities, gestão de fornecedores, compras e suporte operacional.
• Conhecimento em Pacote Office, especialmente Excel.
• Desejável conhecimento em SAP.

Inglês em nível intermediário a avançado, com capacidade de comunicação e conversação.

• Disponibilidade para atuação 100% presencial em Extrema/MG.

Buscamos um profissional organizado, proativo e responsável, com capacidade de estabelecer prioridades, boa comunicação e relacionamento interpessoal. É importante ter facilidade para trabalhar em equipe e interagir com diferentes áreas de suporte da operação industrial, além de possuir perfil analítico, habilidade para resolução de problemas e negociação com fornecedores. Valorizamos também engajamento, criatividade e abertura para propor melhorias e novas soluções.