Vacature administratief assistent (voltijds, contractueel, D1-D3, onbepaalde duur)

Aalter; Belgique; Remote; EUR 27,000 - 43,000; Full time

Benefits offered by this job

Maaltijdcheques 8€ per dag

Openbaar vervoer terugbetaling 100%

Fietsvergoeding 0,37€/km

Eindejaarspremie

Vakantiegeld

ecocheques 100€/jaar

Aangevuld pensioen 3%

Glijdende werkuren

Occasioneel telewerk

Fietslease

Hospitalisatieverzekering

Ontwikkelingsmogelijkheden (opleiding)

PlusPas-kortingen via GSD-V

Job summary

Aalter zoekt administratief medewerkers voor diverse locaties binnen de organisatie. Je combineert baliewerk met telefonische dienstverlening en administratieve ondersteuning en bent het eerste aanspreekpunt voor inwoners.

De functies variëren per locatie; permanentie en een variabel rooster zijn mogelijk, met aandacht voor klantvriendelijkheid en efficiëntie in de dienstverlening.

Qualifications

• Klantvriendelijk en communicatief sterk.
• Nauwkeurig en administratief correct handelen.
• Initiatief nemen en oplossingsgericht handelen.
• Flexibel schakelen tussen taken en werktijden.
• In team kunnen werken en zelfstandigheid tonen.
• Snel nieuwe softwaretoepassingen eigen maken.

Responsibilities

• Beheer van balie en telefonische dienstverlening.
• Verwerken van administratieve opdrachten en dossiers.
• Ondersteuning van meerdere diensten bij administratieve taken.
• Zorg dragen voor een klantvriendelijke en efficiënte dienstverlening.

Skills

Klantvriendelijk

Nauwkeurig

Initiatief

Flexibel

Teamgericht

Leergierig

Verantwoordelijk

Basis MS Office

Tools

Microsoft Office

Job description

Vacature administratief assistent (voltijds, contractueel, D1-D3, onbepaalde duur)

Gepubliceerd op donderdag 22 okt 2026 om 10.00

Wij zijn op zoek naar enkele administratief assistenten voor verschillende locaties binnen onze organisatie. Afhankelijk van jouw interesses, voorkeuren, competenties en het resultaat van het sollicitatiegesprek, wordt een voorstel gedaan voor een tewerkstellingsplaats:

• Baliemedewerker in ArtA'A (als hoofdtewerkstellingsplaats) of in de andere bibliotheeklocaties
• Baliemedewerker aan het onthaal van het gemeentehuis

In beide functies kan dit gecombineerd worden met balieshiften in het sportpark.

Waar je ook tewerkgesteld bent, je bent een belangrijk aanspreekpunt voor inwoners, bezoekers, leerlingen, cursisten en collega’s. Je combineert baliewerk met telefonische dienstverlening en administratieve ondersteuning. Dankzij jouw administratieve vaardigheden, klantvriendelijke houding en organisatietalent zorg je voor een professionele dienstverlening en een warm onthaal.

Als administratief assistent kom je terecht op een dienst met een gevarieerd takenpakket. Je combineert administratieve taken met een klantgerichte dienstverlening aan de balie én via telefoon. Geen enkele werkdag is hetzelfde.

Voor de functie in ArtA'A:

• je bent het eerste aanspreekpunt voor bezoekers, leerlingen, ouders en cursisten;
• je verzorgt het onthaal en helpt klanten verder aan de balie;
• je beantwoordt telefonische vragen en verwijst bezoekers, leerlingen, ouders en cursisten correct door waar nodig;
• je verstrekt informatie over activiteiten, lessen en dienstverlening;
• je zorgt voor een aangename en nette omgeving voor bezoekers;
• je zet materialen en bibliotheekcollecties correct weg;
• je verleent gebruikers toegang tot lokalen;
• je begeleidt leerlingen en houdt toezicht waar nodig;
• je verwerkt afwezigheden van leerlingen;
• je ondersteunt het gebruik van diverse digitale toepassingen en systemen;
• je sluit het gebouw correct af na activiteiten.

Voor de functie aan het onthaal van het gemeentehuis:

• je verwelkomt inwoners, bezoekers en externe partners;
• je beantwoordt vragen aan de balie, telefonisch en digitaal;
• je verwerkt een aanzienlijk aantal telefonische oproepen en zorgt voor een correcte doorverwijzing naar de juiste dienst of medewerker;
• je verstrekt zowel aan de balie als telefonisch algemene informatie over de gemeentelijke dienstverlening;
• je helpt bezoekers om snel bij de juiste dienst terecht te komen;
• je voert administratieve taken nauwkeurig uit;
• je verwerkt aanvragen, dossiers en documenten;
• je ondersteunt collega's van verschillende diensten bij administratieve opdrachten;
• je draagt bij aan een klantvriendelijke en efficiënte dienstverlening.

Wie zoeken we?

• Je bent klantvriendelijk, behulpzaam en communicatief sterk.
• Je werkt nauwkeurig en administratief correct.
• Je neemt initiatief en denkt oplossingsgericht.
• Je bent flexibel en kan vlot schakelen tussen verschillende taken.
• Je kan zelfstandig werken maar functioneert ook goed in team.
• Je bent leergierig en maakt nieuwe softwaretoepassingen snel eigen.
• Je voelt je verantwoordelijk voor de taken die je opneemt.
• Je hebt een goede basiskennis van courante Microsoft Office-toepassingen.

Specifieke verwachtingen afhankelijk van de tewerkstellingsplaats:

Voor de functie in ArtA'A:

• je bent bereid om regelmatig 's avonds te werken, soms tot 21 uur;
• je bent bereid om op zaterdag te werken tot 17 uur;
• je kan zelfstandig een gebouw openen en afsluiten;
• je beschikt bij voorkeur over een rijbewijs B en bent bereid je te verplaatsen tussen verschillende locaties in Aalter, Beernem en Maldegem.

Voor de functie aan het onthaal van het gemeentehuis:

• je bent bereid om volgens beurtrol op zaterdagvoormiddag te werken;
• een verplaatsing naar het contactpunt in Knesselare, kan gevraagd worden.
• een contract van onbepaalde duur voor 38/38.
• een salaris van min. 2.447,20 en max. 3.808,80 euro bruto per maand voor een voltijdse betrekking in schaal D1-D3. Je kan de loonbaremas raadplegen op www.aalter.be/werkgever .
• een aantrekkelijke verlofregeling:Bij een voltijdse tewerkstelling heb je recht op 30 vakantiedagen en 14 feestdagen.
  Vanaf 40 jaar krijg je elke 5 jaar telkens één extra verlofdag.
• extralegale voordelen:
  • maaltijdcheques van 8 euro per gewerkte dag;
  • 100% terugbetaling van openbaar vervoer voor woon-werkverkeer;
  • fietsvergoeding van 0,37 euro per kilometer;
  • eindejaarspremie en vakantiegeld;
  • ecocheques ter waarde van 100 euro op jaarbasis;
  • aanvullend pensioen ter waarde van 3% van je salaris;
  • glijdende werkuren indien de aard van de functie dit toelaat;
  • occasioneel telewerk indien de aard van de functie dit toelaat;
  • mogelijkheid tot fietslease;
  • gratis hospitalisatieverzekering;
  • mogelijkheden tot persoonlijke ontwikkeling (opleiding, interne projectwerking ...);
  • veel voordelen en kortingen via PlusPas van GSD-V ( www.gsd-v.be ).
• Relevante ervaring kan worden meegenomen.
• wervingsreserve: We leggen een wervingsreserve aan voor een periode van één jaar, die twee maal met één jaar kan verlengd worden. Alle geslaagde kandidaten worden gerangschikt in volgorde van hun resultaat.

We kijken er alvast naar uit je te ontmoeten!