Un(e) assistant(e) administratif(ve) (m/f/x)

Travaillerpour

Brussel

On-site

EUR 38,000 - 48,000

Full time

8 hours ago

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Benefits offered by this job

Chèques-repas

Remboursement des frais de déplacement

Assurance retraite complémentaire

Assurance hospitalisation

Job summary

CCSP recrute au sein de son équipe administrative pour soutenir la gestion du personnel et des membres, ainsi que les processus administratifs et organisationnels. Le poste prévoit une collaboration étroite avec PersoPoint et le secrétariat social externe, avec des tâches variées et évolutives.

Le candidat idéal maîtrise le français et le néerlandais, possède un bachelier professionnel et fait preuve d’organisation, de précision et d’adaptabilité dans un contexte bénévole en croissance.

Qualifications

Diplôme requis: bachelier professionnel ou équivalent.
Maîtrise du français et néerlandais à l’oral et à l’écrit.
Connaissances de base en RH et droit des contrats souhaitables.
Organisation et suivi des listes avec automatisation si possible.
Capacité à travailler dans une organisation bénévole et évolutive.

Responsibilities

Gestion du courrier entrants et sortants, y compris recommandés.
Accueil des visiteurs et permanence téléphonique.
Soutien logistique et tâches pratiques (lave-vaisselle, machine à café, etc.).
Gestion administrative des membres (nominations/démissions, badges, comptes Office 365).
Suivi des formations des nouveaux membres et envoi d’invitations.
Mise à jour des données chiffrées dans Excel et gestion des boîtes mail.

Skills

Organisation et structure

Rigueur et précision

Gestion administrative et suivi

Apprentissage rapide

Adaptation au bénévolat

Education

Bachelier professionnel

Tools

SharePoint

Excel

Outlook

Office 365

Job description

Vous intégrerez l’équipe administrative, qui compte actuellement 4 personnes : une chef d’équipe (NL); un attaché aux finances (FR) et une attachée-juriste RH (NL – travaillant à temps partiel pour l’équipe administrative).

L’équipe administrative joue un rôle de soutien au sein du CCSP. Elle veille à la bonne exécution des processus administratifs, à la gestion administrative du personnel et des membres, et apporte son soutien aux autres équipes de l’organisation. Par ailleurs, l’équipe travaille en étroite collaboration avec un secrétariat social externe, PersoPoint, afin de garantir un fonctionnement fluide et efficace de l’organisation.

Grâce à cette mission étendue, vous serez amené(e) à intervenir dans divers processus administratifs et organisationnels. Le poste offre donc un éventail de tâches variées et évoluera en fonction de la croissance et de l’évolution des besoins et des processus au sein du CCSP.

Exemples de tâches d’exécution (environ 20 %)

Gestion du courrier (courrier entrant et sortant, envoi de courriers recommandés, etc.)
Accueil des visiteurs et permanence téléphonique
Soutien logistique et pratique, tel que vider le lave-vaisselle, détartrer la machine à café, gérer les torchons de cuisine, commander des fleurs

Exemples de tâches administratives (environ 60 %)

Gestion administrative des membres (telle que la mise à jour des nominations et des démissions des nouveaux membres, la création et l'envoi de badges, la création et la fermeture de comptes Office 365)
Suivi administratif des différentes formations destinées aux nouveaux membres (envoi d’invitations, suivi des progrès, etc.)
Tenue à jour des données chiffrées dans Excel
Gestion de différentes boîtes mail
Assistance lors d'événements (inscriptions, accueil, etc.)
Assistance au traitement des demandes de jetons de présence

Travaux de rédaction (environ 10 %)

Relecture et traduction de documents (rapports, communications au personnel, etc.)

Exemples de tâches liées aux ressources humaines (environ 10 %)

Gestion des données du personnel
Suivi des absences
Commande de chèques-repas

Vous êtes titulaire au minimum d’un diplôme de bachelier professionnel.

Extrait de casier judiciaire

Lors de votre embauche, vous devrez être en mesure de présenter un extrait de casier judiciaire vierge.

Il s'agit d'un travail contractuel à temps plein (100 %) dont la prise de fonction est prévue le 1er février 2027.

Le lieu de travail est situé à Bruxelles, Leuvenseweg 48. En raison de la nature des tâches à accomplir, les possibilités de télétravail sont limitées à un jour par semaine au maximum.

Le statut du CCSP (publié au Moniteur belge le 9 janvier 2026, p. 688 – NUMAC 2025/009472) s’applique.

Vous serez recruté au grade B.1 de la CCSP (annexe au statut publié). Votre salaire sera fixé en tenant compte de votre expérience professionnelle pertinente, dans la limite de 5 ans d'ancienneté.

Avantages supplémentaires : chèques-repas, remboursement intégral des frais de déplacement en transports en commun et/ou indemnité vélo, une assurance groupe de retraite complémentaire et une assurance hospitalisation.

Congés annuels : 36 jours (accordés immédiatement à l'entrée en service, au prorata en cas d'entrée en service en cours d'année).

Compétences

Compte tenu de la grande diversité des tâches et de leur évolution future encore inconnue, le candidat idéal dispose des compétences suivantes pour pouvoir exercer cette fonction aujourd'hui et à l'avenir :

Compétences générales

Vous travaillez de manière très organisée et structurée et vous savez facilement distinguer l'essentiel de l'accessoire.
Vous travaillez avec une grande précision tout en faisant preuve de rapidité d’exécution.
Vous maîtrisez la gestion administrative des listes et le suivi d’avancement (de préférence de manière automatisée).
Vous aimez apprendre et vous vous adaptez rapidement.
Vous savez vous adapter aux changements inhérents à une organisation composée principalement de bénévoles.

Compétences techniques

Une expérience dans l’exécution de tâches administratives constitue un atout majeur.
Des connaissances de base en ressources humaines (droit des contrats, rôle d’un secrétariat social, etc.) constitue un atout.
Vous vous exprimez couramment, à l'oral comme à l'écrit, en français et en néerlandais.
Vous êtes très ouvert aux solutions informatiques et disposez d’une connaissance de base approfondie des applications Office 365 (SharePoint, Excel et Outlook)

Procédure

Attention :

1. Le règlement général des concours du CCSP ( 2023-09-07-reglement-general-dex-amen_algemeen-examenreglement.pdf ) s'applique.

2. Chaque étape de la procédure de sélection est obligatoire et votre candidature ne sera pas prise en compte pour la suite de la procédure si vous êtes absent à l’une de ces étapes.

Évaluation des conditions de participation

Vous ne serez admis à la sélection que si vous êtes titulaire du diplôme requis.
L'évaluation des compétences pertinentes éventuelles et de l'expérience professionnelle éventuelle se fait exclusivement sur la base des CV et des diplômes/certificats reçus à la date de clôture des candidatures. Veuillez donc décrire votre expérience et vos compétences éventuelles de manière aussi complète que possible pour chaque poste, en précisant les dates de début et de fin ainsi que les tâches et responsabilités associées à chaque cas.
Une présélection téléphonique préalable peut faire partie de cette phase.
En cas d’égalité entre les candidatures, le niveau de bilinguisme sera déterminant.
Les six candidats qui correspondent le mieux au profil prédéfini et qui remplissent les conditions de participation seront sélectionnés pour la deuxième partie de la procédure de sélection. Le jury peut décider d’inviter plus de six candidats à la phase suivante.
Il est possible que vous soyez invité(e) à passer des tests en ligne avant l’entretien.

Épreuves écrites et orales

Au cours des épreuves écrites et orales, ce ne sont pas seulement vos compétences techniques et comportementales liées aux exigences du poste qui sont évaluées, mais également votre motivation et votre affinité avec le domaine d’activité. L’entretien permet également de vérifier si vous êtes capable de vous exprimer dans les deux langues nationales (à l’oral et à l’écrit).

Sur la base de cet entretien, les membres du jury établissent un classement des candidats, qui servira également de réserve de recrutement si un poste supplémentaire venait à se libérer.

Le CCSP mène une politique active de diversité et assure l'égalité des chances, l'égalité de traitement et l'égalité d'accès à la sélection pour tous les candidats. Avez-vous un handicap, un trouble ou une maladie ? Vous pouvez demander un ajustement raisonnable de la procédure de sélection, même si vous n'avez pas de certificat valide. Décrivez votre handicap, votre trouble ou votre maladie et indiquez les ajustements qui peuvent vous aider. Avec votre candidature, vous nous fournirez un certificat approprié indiquant vos nom et prénom ainsi que le code de l'examen auquel vous souhaitez participer, au plus tard à la date limite d'inscription.

Sur le contenu de la fonction

Conseil central de Surveillance Pénitentiaire

Réservé aux personnes en situation de handicap

Statutaire