Technisch-administratief medewerker - Expert overheidsopdrachten

Citydev; Brussel; Hybride; EUR 51 000 - 53 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

Maaltijdcheques

Levensduurtepremie

Tweetaligheidspremie

Terugbetaling woon-werkverkeer

Fietsleasing

Hospitalisatieverzekering

Résumé du poste

Citydev.brussels zoekt een technisch-administratief medewerker gespecialiseerd in overheidsopdrachten. U rapporteert aan de teamleider Beheer en bewaakt de voortgang van onderhouds- en andere werken op de sites van citydev.brussels.

U onderhoudt vastgoedportefeuille, behandelt dossiers nauwgezet en levert kwaliteitsvolle dossiers af. U coördineert de buitenploeg, beheert de helpdesk, stelt interventieplanningen op en volgt budgetten en facturen op.

Qualifications

• Minstens 5 jaar relevante werkervaring in overheidsopdrachten.
• Vlotte pen bij opstellen van bestekken.
• Kennis van regelgeving en procedures overheidsopdrachten.
• Basiskennis vastgoedonderhoud en -beheer.
• Kennis van Microsoft 365 (Word, Excel).

Responsabilités

• Coördineren van de buitenploeg op basis van aanvragen en feedback.
• Beheren van de TIP-helpdesk en weekplanning opstellen.
• Opvolgen van uitvoering van werken en budgetten.
• Administratieve en financiële opvolging van openbare aanbestedingen.
• Contacten met gemeenten, gewestelijke administraties en leveranciers.

Connaissances

Vlotte pen

Teamwork

Oplossingsgericht

Formation

Diploma hoger middelbaar onderwijs (niveau C)

Outils

Microsoft 365

Description du poste

Technisch-administratief medewerker - Expert overheidsopdrachten

Als technisch-administratief medewerker die gespecialiseerd is in overheidsopdrachten, help je het departementshoofd Beheer door onderhouds- en andere noodzakelijke werken te melden en door de uitvoering van die werken op te volgen.

Je draagt bij tot de goede werking en het imago van citydev.brussels:

• Je houdt het vastgoed van de instelling in goede staat en waarborgt dat de ruimten die ze aan gebruikers beschikbaar stelt, kwaliteitsvol zijn.
• Je behandelt de dossiers nauwkeurig en professioneel.

Je grijpt in in het vastgoed-, technisch en commercieel beheer van gebouwen en gronden voor uiteenlopende economische activiteiten op de sites van citydev.brussels.

Het is jouw opdracht om de prioriteiten in kaart te brengen voor het onderhoud en het beheer van de vastgoedportefeuille, en om er oplossingen voor aan te reiken. Het gaat onder meer om onze gebouwen, groene ruimten, wegen, toegangen en gemeenschappelijke installaties.

• Je coördineert de werkzaamheden van de buitenploeg op basis van de aanvragen en de feedback na rondgang op de sites (gronden en gebouwen).
  • Je beheert de aanvragen die bij de helpdesk van de TIP toekomen.
  • Je stelt de weekplanning voor het werk van de buitenploeg op.
  • Je volgt de uitvoering van het werk op.
  • Je beheert de voorraad van de TIP: materiaal, gereedschap en voertuigen.
  • Je volgt het werkingsbudget van de buitenploeg op, samen met de financieel beheerder.
• Je schrijft heel regelmatig eenmalige overheidsopdrachten uit voor de werken of diensten die moeten worden uitgevoerd. Om de werking van de TIP te optimaliseren, schrijf je ook raamovereenkomsten uit. Je volgt die opdrachten administratief en technisch helemaal op, samen met de teamleider van de buitenploeg. Dat houdt onder meer in:
  • Je stelt een interventieplanning op.
  • Je stelt de opdrachtdocumenten op: bestek, opmeting en andere bijlagen.
  • Je neemt contact op met de verschillende ondernemers.
  • Je begeleidt inschrijvers bij bezoeken.
  • Je volgt de overheidsopdrachten administratief op, van de bekendmaking tot de gunning van de opdracht (onder meer via e-Procurement).
  • Je volgt de uitgeschreven opdrachten financieel en begrotingsmatig op.
  • Samen met de andere leden van de TIP controleer je of werken goed worden uitgevoerd, of prestaties worden opgevolgd en of de ondernemers zich houden aan de contractuele bepalingen.
• Je bent de administratieve en financiële rechterhand van de teamleider van de buitenploeg (je zorgt voor de budgettaire vastleggingen, je volgt goedkeuringen door de leidinggevenden op, je keurt facturen goed …).
• Je onderhoudt de nodige contacten met andere stakeholders (gemeentebesturen en gewestelijke administraties, de politie, Sibelga, Net Brussel …).
• Als dat nodig is, spring je in voor de financieel en administratief assistenten en voor de teamleider van de buitenploeg.

Toegangsvoorwaarden

• Je hebt een diploma van het hoger middelbaar onderwijs (niveau C) en minstens 5 jaar relevante werkervaring.
• Je kunt aantonen dat je de regelgeving op en de procedures voor overheidsopdrachten door en door kent (minstens 5 jaar ervaring).
• Je kunt aantonen dat je een vlotte pen hebt om bestekken op te stellen.
• Je hebt voldoende kennis van of relevante ervaring (minstens 5 jaar) in het onderhoud en beheer van vastgoed.
• Je beheerst de programma's van Microsoft 365 (Word, Excel).
• Kennis van overheidsopdrachten is een absolute must voor deze job.

Beroepscompetenties

• Je hebt een vlotte pen: je stelt duidelijke, gestructureerde bestekken, brieven en nota’s op.
• Je springt eruit omdat je vlot je plek vindt in een groep, je je aanpast aan veranderingen, en je flexibel, maar ook stressbestendig en resultaatgericht bent.
• Als changemaker ben je oplossingsgericht, je hecht veel belang aan de kwaliteit van de dienstverlening en stelt alles in het werk om je gesprekspartners volledig tevreden te stellen.
• Je bent een teamspeler die ook autonoom aan de slag gaat.

Ons aanbod

• Een voltijdse arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd (38 uur per week);
• evenwicht tussen werk en privé (minstens 35 jaarlijkse vakantiedagen + 10,5 dag recuperatie om de 40 urenweek te compenseren + mogelijkheid om te telewerken na akkoord van de verantwoordelijke);
• loon volgens het niveau van je diploma (weddeschaal C200, geïndexeerd brutojaarloon van 50.554,36 euro bij 5 jaar ervaring, en 52.921,34 euro bij 10 jaar ervaring, plus vakantiegeld en eindejaarspremie);
• verrekening van alle anciënniteit in de openbare en privésector;
• tal van voordelen: maaltijdcheques, diverse premies (levensduurtepremie als je in Brussel bent gedomicilieerd, tweetaligheidspremie als je een attest van Werkenvoor.be behaalde), terugbetaling woon-werkverkeer (openbaar vervoer, fiets), fietsleasing, voordelige hospitalisatieverzekering ...;
• een dynamische, geëngageerde en gemoedelijke werkomgeving, want dat zijn de drie kernwaarden van citydev.brussels.