Site Administrator

Mercury Engineering; Henegouwen; On-site; EUR 42,000 - 52,000; Full time

Job summary

Mercury GmbH est un leader européen des solutions de construction et de gestion de projets complexes. Vous rejoindrez une équipe dynamique dédiée à l’optimisation administrative des sites de notre portefeuille international.

En tant que responsable administratif, vous superviserez les feuilles de temps, la gestion des déplacements et des hébergements, et vous assurerez la liaison entre les sites et le siège.

Qualifications

• Expérience solide en administration (au moins 4 ans).
• Maîtrise de Word, Excel et Outlook.
• Capacité à coordonner des documents et dossiers site.
• Bonnes compétences interpersonnelles et organisationnelles.

Responsibilities

• Superviser et conseiller les responsables de site sur la gestion du temps, déplacements, véhicules et dépenses.
• Veiller à la saisie précise des feuilles de temps et à leur mise à jour dans SAP.
• Vérifier les feuilles de temps des employés directs et du personnel.
• Assister le chef de projet, le gestionnaire de contrats et le directeur général pour l'approbation et la réservation des vols.
• Servir de point de contact entre le service voyages, le DG et les gestionnaires de contrats.
• Superviser l'inventaire et la maintenance du tableau de suivi du roulement du personnel.
• Contrôler et approuver les informations relatives au personnel dans les registres du site et les transmettre au siège.
• Gérer les fournitures de bureau et le stock.

Skills

Administration

Organisation

Communication

Multitasking

Tools

Microsoft Word

Microsoft Excel

Microsoft Outlook

Job description

Mercury est le leader européen des solutions de construction.

Nous concevons et gérons des projets d'ingénierie et de construction complexes pour les plus grandes entreprises mondiales. Nos solutions contribuent à fournir des technologies et des avancées qui changent la vie, connectant les personnes, les communautés et les entreprises et leur donnant les moyens de réaliser des choses incroyables. Notre peuple a le courage d'innover. Leur détermination et leur concentration sans faille nous permettent de tenir nos promesses avec certitude, à chaque fois.

Nous concrétisons les visions de nos clients grâce à des solutions de construction de pointe dans de multiples secteurs, notamment les centres de données d'entreprise, les technologies avancées et les sciences de la vie, les centres de données hyperscale et la protection contre l'incendie.

Chez Mercury, notre devoir est d'encourager et de soutenir nos collaborateurs afin qu'ils réalisent leur potentiel. Nous les plaçons au cœur de nos activités, en leur offrant des opportunités stimulantes de se développer au sein d'une équipe formidable, dans un environnement favorable qui leur permette d'atteindre leur plein potentiel.

Principales responsabilités du poste:

• Superviser et conseiller les responsables de site sur différents projets concernant la gestion des feuilles de temps, des déplacements, des véhicules, de l'hébergement, l'affectation du personnel et les dépenses
• Gestion des feuilles de temps: s’assurer que tous les administrateurs de site ont téléchargé les feuilles de temps pour les sites qui leur sont assignés et que celles-ci sont mises à jour avec précision et efficacité et émises à temps pour saisie dans SAP.
• Vérifier et s'assurer que toutes les feuilles de temps des employés directs et du personnel sont exactes et cohérentes avec les informations disponibles
• Examiner le rapport statistique régional transmis au responsable EHS principal par le responsable de site à la fin de chaque mois. Gestion des déplacements: s’assurer que tous les responsables de site réservent leurs vols et hôtels à temps
• Assistance au chef de projet, au gestionnaire de contrats et au directeur général pour l'approbation et la réservation des vols
• Point de contact principal entre le service voyages, le directeur général et le gestionnaire de contrat et les sites
• Supervision de la maintenance et de la mise à jour du tableau de suivi du roulement du personnel pour tous les sites.
• Supervision de la gestion des véhicules. S'assurer que les administrateurs du site mettent à jour les immatriculations des véhicules sur tous les sites
• Assistance pour la gestion des permis de conduire/demandes de permis, des demandes de location de voiture et des contraventions
• Gestion des hébergements : Traitez toutes les demandes du personnel sur place concernant vos appartements à Francfort par l'intermédiaire du superviseur des hébergements de Francfort.
• Supervision de l'affectation du personnel et des dépenses. Suivi et contrôle des déplacements du personnel sur site pour l'établissement de rapports de subsistance précis, à transmettre au service de la paie
• Suivi des demandes et audits mensuels des notes de frais des employés, principal point de contact pour les approbations et le soutien dans le processus de paiement
• Supervision de la collecte, de la tenue et du classement des documents des employés dans le système de fichiers clé e. soleil. passeport, A1, carte européenne d'assurance maladie
• Contrôler et approuver de manière précise et opportune les informations relatives au personnel du site dans divers registres, et les transmettre au siège social
• Superviser le maintien des niveaux de fournitures de bureau et assurer la gestion des stocks.
• Le rôle de soutien consiste à servir de point de contact entre les administrateurs de site, le siège social et le personnel du site, à fournir des conseils si nécessaire et à résoudre les problèmes le plus rapidement possible
• Apporter un soutien aux autres responsables de site basés à Francfort en cas de besoin (remplacement congés/maladie) et maintenir un planning de rotation du personnel pour les autres responsables de site afin de garantir la couverture de tous les sites.
• Apporter son concours aux responsables de la gestion documentaire, sur demande. Aide/assistance si nécessaire pour la génération, la maintenance, l'archivage et le suivi des manuels d'exploitation et de maintenance.
• Examiner et signaler la structure des clés de fichiers en veillant à ce que les instructions générales soient respectées par tous.
• Audits mensuels des fichiers clés pour tous les sites
• Assistance technique pour le site web et réponses aux questions générales en cas de besoin
• Point de contact et de soutien pour le directeur général, les gestionnaires de contrats et les chefs de projet pour les demandes de renseignements généraux

Critères essentiels pour le poste:

• Solide expérience en administration, avec au minimum 4 ans d'expérience
• Maîtrise de l'informatique et des logiciels Microsoft Word, Excel et Outlook
• Capacité à assurer la liaison et à gérer tous les documents administratifs du site
• Une expérience dans le secteur de la construction ou de l'ingénierie est un atout, mais n'est pas indispensable
• Excellentes compétences téléphoniques
• Souci du détail
• Capacité à effectuer plusieurs tâches simultanément et à travailler sous pression
• Solides compétences interpersonnelles et organisationnelles
• Fierté quant à la qualité et à la présentation du travail
• Excellentes compétences en communication

Mercury est un employeur qui au de l'égalité des chances.