Site Administrator

Mercury; Henegouwen; On-site; EUR 32,000 - 46,000; Full time

Benefits offered by this job

Equal opportunities employer

Job summary

Mercury is seeking a Site Administrator for the Mons, Belgium area. You will supervise site administrators, manage timesheets, travel bookings, vehicle registrations, and accommodation queries while coordinating with site leadership and payroll.

Strong organization and communication are essential to ensure accuracy and timely processing across multiple sites.

Qualifications

• Solid administration experience and ability to manage site paperwork.
• Excellent telephone manner and communication skills.
• Attention to detail and accuracy in timekeeping and expenses.
• Ability to multitask and work under pressure in a fast-paced environment.
• Strong interpersonal and organisational skills.

Responsibilities

• Supervise and advise site administrators on timesheet, travel, vehicle and accommodation management.
• Ensure timely submission and accuracy of timesheets for SAP entry.
• Review regional statistics and support travel and accommodation bookings.
• Coordinate with Project/Contract managers and General Manager.
• Maintain staff turnover tracker and site staff expenses for payroll.

Skills

Strong administration

Excellent communication

Attention to detail

Multitask under pressure

Interpersonal skills

Tools

Microsoft Word

Excel

Outlook

Job description

Site Administrator, Mons, Belgium

Mercury is the European leader in construction solutions.

We build and manage complex engineering & construction projects for the world’s leading corporations. Our solutions help deliver technologies and life changing advancements that connect people, communities, and businesses, giving them the power to achieve incredible things. Our people have the courage to be innovative. Their determination and sharp focus enable us to deliver with certainty, time and time again.

We deliver our clients’ visions through leading edge construction solutions across multiple sectors, including Enterprise Data Centres, Advanced Technology & Life Sciences, Hyperscale Data Centres, Fire Protection.

At Mercury, it is our duty to encourage and back our people to realise their vision of themselves. We place them at the heart of what we do, providing challenging opportunities to develop within a great team in a supportive environment that allows them to reach their full potential.

Key Responsibilities Of The Role

• Supervise and advise site administrators on different projects in relation to Timesheet management, travel management, vehicle management, accommodation management, assignment of personnel and expenses
• Timesheet management Ensure all site administrators have uploaded timesheets for assigned sites and that they are accurately and efficiently updated and issued on time for entry into SAP.
• Review and ensure all timesheets for direct employees and staff are accurate and balanced with available information
• Review the regional statistics submission sent to the EHS Senior Safety Officer by the Site Manager at the end of each month travel management Make sure all site administrators book flights and hotels on time
• Support to the Project Manager, Contract Manager and General Manager in the approval and booking of flights
• Primary point of contact between the travel department, general manager and contract manager and the sites
• Supervision of the maintenance and updating of the staff turnover tracker for all sites.
• Vehicle management supervision. Ensure site administrators update vehicle registrations on all sites
• Support for managing driving licenses/applications, car rental application, and car tickets
• Accommodation management Handle all queries from site staff regarding your apartments in Frankfurt through the Frankfurt Accommodation Supervisor.
• Supervision of staff allocation and expenses. Maintenance monitoring and tracking of site staff movements for accurate Subsistence Reports, which need to be sent to payroll
• Monitoring of requests and monthly audits of employee expenses, main point of contact for approvals and support in the payment process
• Supervision of collection, maintenance and filing of employee documents in the file key e. sun. passport, A1, EHIC
• Monitor and approve site staff information in various records in an accurate and timely manner, sending it to the Central Office
• Supervise the maintenance of stationary levels in the office and ensure the maintenance of a stock.
• Support to be a point of contact between the site administrators, the central office and the site staff, advising if necessary and resolving problems as quickly as possible
• Support other Frankfurt based site managers when required (holiday/sick cover) and maintain staff rotation schedule for other site managers to ensure all sites are covered.
• Assist document controllers if requested. Help / assistance if necessary, with the generation / maintenance / archiving and monitoring of the O&M Manuals.
• Review and report on the file key structure making sure the general instructions are followed by everyone.
• Key file audits for all sites monthly
• Site material support with general inquiries when needed
• Point of contact and support for the General Manager, Contract Managers and Project Managers for general inquiries

Essential Criteria For The Role

• Strong Administration with minimum 4 years’ experience
• PC literate with competency in Microsoft Word, Excel, Outlook
• Ability to liaise and manage all site paperwork
• Experience in the construction or engineering industry advantage but not essential
• Excellent telephone manner
• Attention to detail
• Ability to multitask and work under pressure
• Strong interpersonal and organisational skills
• Pride in the quality and presentation of work
• Excellent communication skills

Mercury is an equal opportunities employer

Mercury est le leader européen des solutions de construction.

Nous concevons et gérons des projets d'ingénierie et de construction complexes pour les plus grandes entreprises mondiales. Nos solutions contribuent à fournir des technologies et des avancées qui changent la vie, connectant les personnes, les communautés et les entreprises et leur donnant les moyens de réaliser des choses incroyables. Notre peuple a le courage d'innover. Leur détermination et leur concentration sans faille nous permettent de tenir nos promesses avec certitude, à chaque fois.

Nous concrétisons les visions de nos clients grâce à des solutions de construction de pointe dans de multiples secteurs, notamment les centres de données d'entreprise, les technologies avancées et les sciences de la vie, les centres de données hyperscale et la protection contre l'incendie.

Chez Mercury, notre devoir est d'encourager et de soutenir nos collaborateurs afin qu'ils réalisent leur potentiel. Nous les plaçons au cœur de nos activités, en leur offrant des opportunités stimulantes de se développer au sein d'une équipe formidable, dans un environnement favorable qui leur permette d'atteindre leur plein potentiel.

Principales Responsabilités Du Poste

• Superviser et conseiller les responsables de site sur différents projets concernant la gestion des feuilles de temps, des déplacements, des véhicules, de l'hébergement, l'affectation du personnel et les dépenses
• Gestion des feuilles de temps : s’assurer que tous les administrateurs de site ont téléchargé les feuilles de temps pour les sites qui leur sont assignés et que celles‑ci sont mises à jour avec précision et efficacité et émises à temps pour saisie dans SAP.
• Vérifier et s'assurer que toutes les feuilles de temps des employés directs et du personnel sont exactes et cohérentes avec les informations disponibles
• Examiner le rapport statistique régional transmis au responsable EHS principal par le responsable de site à la fin de chaque mois. Gestion des déplacements : s’assurer que tous les responsables de site réservent leurs vols et hôtels à temps
• Assistance au chef de projet, au gestionnaire de contrats et au directeur général pour l'approbation et la réservation des vols
• Point de contact principal entre le service voyages, le directeur général et le gestionnaire de contrat et les sites
• Supervision de la maintenance et de la mise à jour du tableau de suivi du roulement du personnel pour tous les sites.
• Supervision de la gestion des véhicules. S'assurer que les administrateurs du site mettent à jour les immatriculations des véhicules sur tous les sites
• Assistance pour la gestion des permis de conduire/demandes de permis, des demandes de location de voiture et des contraventions
• Gestion des hébergements : Traitez toutes les demandes du personnel sur place concernant vos appartements à Francfort par l'intermédiaire du superviseur des hébergements de Francfort.
• Supervision de l'affectation du personnel et des dépenses. Suivi et contrôle des déplacements du personnel sur site pour l'établissement de rapports de subsistance précis, à transmettre au service de la paie
• Suivi des demandes et audits mensuels des notes de frais des employés, principal point de contact pour les approbations et le soutien dans le processus de paiement
• Supervision de la collecte, de la tenue et du classement des documents des employés dans le système de fichiers clé e. soleil. passeport, A1, carte européenne d'assurance maladie
• Contrôler et approuver de manière précise et opportune les informations relatives au personnel du site dans divers registres, et les transmettre au siège social
• Superviser le maintien des niveaux de fournitures de bureau et assurer la gestion des stocks.
• Le rôle de soutien consiste à servir de point de contact entre les administrateurs de site, le siège social et le personnel du site, à fournir des conseils si nécessaire et à résoudre les problèmes le plus rapidement possible
• Apporter un soutien aux autres responsables de site basés à Francfort en cas de besoin (remplacement congés/maladie) et maintenir un planning de rotation du personnel pour les autres responsables de site afin de garantir la couverture de tous les sites.
• Apporter son concours aux responsables de la gestion documentaire, sur demande. Aide/assistance si nécessaire pour la génération, la maintenance, l'archivage et le suivi des manuels d'exploitation et de maintenance.
• Examiner et signaler la structure des clés de fichiers en veillant à ce que les instructions générales soient respectées par tous.
• Audits mensuels des fichiers clés pour tous les sites
• Assistance technique pour le site web et réponses aux questions générales en cas de besoin
• Point de contact et de soutien pour le directeur général, les gestionnaires de contrats et les chefs de projet pour les demandes de renseignements généraux

Critères Essentiels Pour Le Poste

• Solide expérience en administration, avec au minimum 4 ans d'expérience
• Maîtrise de l'informatique et des logiciels Microsoft Word, Excel et Outlook
• Capacité à assurer la liaison et à gérer tous les documents administratifs du site
• Une expérience dans le secteur de la construction ou de l'ingénierie est un atout, mais n'est pas indispensable
• Excellentes compétences téléphoniques
• Souci du détail
• Capacité à effectuer plusieurs tâches simultanément et à travailler sous pression
• Solides compétences interpersonnelles et organisationnelles
• Fierté quant à la qualité et à la présentation du travail
• Excellentes compétences en communication

Mercury est un employeur qui au de l'égalité des chances.