Secretariaatsmedewerker

Jobat; Gent; On-site; EUR 28,000 - 45,000; Full time

Benefits offered by this job

Standplaats- of haardvergoeding

Maaltijdcheques

Job summary

Provincie Oost-Vlaanderen zoekt een administratief medewerker secretariaat voor de Interne Dienst Welzijn, Milieu en Duurzaamheid. Samen met twee collega's zorg je voor een efficiënte, correcte en klantgerichte administratieve werking van de dienst.

Je taken omvatten ondersteuning bij welzijnsrondgangen, keuringen en jaaracties, gegevensbeheer in databanken en organiseren van vergaderingen met duidelijke handleidingen en procedures.

Qualifications

• Minimaal secundair onderwijsdiploma.
• Ervaring is geen vereiste; ervaring binnen openbaar bestuur is een pluspunt.
• Goede kennis van Microsoft Office en bereid tot leren van nieuwe software.

Responsibilities

• Ondersteunen van welzijnsrondgangen, keuringen en jaaractieplannen en andere terugkerende processen.
• Arbeidsongevallen registreren en diverse administratieve aanvragen afhandelen.
• Gegevens registreren en beheren in databanken, waaronder risicoanalyses en inventarissen.
• Actiepunten aanmaken, opvolgen en overzichtslijsten delen met collega's.
• Vergaderingen organiseren en administratieve voorbereiding verzorgen.
• Procedures en documentatie bijwerken en overzichtelijk houden.

Skills

Administratief sterk

Nauwkeurig

Teamwork

Communicatief

Klantgericht

Organisatorisch vaardigheden

Prioriteiten stellen

Initiatief

Oplossingsgericht

Flexibel

Verantwoordelijk

Education

Secundair onderwijs

Tools

Microsoft Office

Job description

• Tijdelijke job (niet via uitzendkantoren)
• Voltijds
• Startdatum: zo spoedig mogelijk starten

Talenkennis

• Secundair onderwijs

Werkervaring

• Beperkte ervaring ( < 2 jaar )

Functieomschrijving

Je komt terecht bij de Provincie Oost-Vlaanderen, een dynamische publieke werkgever met een brede maatschappelijke opdracht. De provincie biedt een professionele en inclusieve werkomgeving waarin samenwerking, respect en maatschappelijke betrokkenheid centraal staan. Je werkt mee binnen een organisatie die elke dag een positieve bijdrage wil leveren aan het welzijn en de leefbaarheid in Oost-Vlaanderen.

Functieomschrijving

Je komt terecht bij de Provincie Oost-Vlaanderen, een dynamische publieke werkgever met een brede maatschappelijke opdracht. De provincie biedt een professionele en inclusieve werkomgeving waarin samenwerking, respect en maatschappelijke betrokkenheid centraal staan. Je werkt mee binnen een organisatie die elke dag een positieve bijdrage wil leveren aan het welzijn en de leefbaarheid in Oost-Vlaanderen.

Zo ziet je job er uit

Als administratief medewerker secretariaat ondersteun je de Interne Dienst Welzijn, Milieu en Duurzaamheid (IDWMD) van Provincie Oost-Vlaanderen. Samen met twee collega’s zorg je voor een vlotte administratieve werking van de dienst.

Taken:

• Je biedt administratieve ondersteuning bij welzijnsrondgangen, keuringen, jaaractieplannen en andere terugkerende processen.
• Je verwerkt arbeidsongevallen en diverse administratieve aanvragen.
• Je registreert, verwerkt en beheert gegevens in databanken, waaronder risicoanalyses, inventarissen en instructiekaarten.
• Je maakt actiepunten aan, volgt deze op en bezorgt overzichtslijsten aan de betrokken collega's.
• Je communiceert meet- en analyseresultaten naar de betrokken diensten en locaties.
• Je organiseert vergaderingen en zorgt voor de administratieve voorbereiding ervan.
• Je brengt bestaande administratieve werkprocessen in kaart en werkt duidelijke handleidingen en werkinstructies uit.
• Je zorgt ervoor dat procedures en documentatie overzichtelijk, toegankelijk en actueel blijven.
• Je signaleert verbeterpunten en denkt actief mee over efficiëntere administratieve werkwijzen.
• Je neemt stapsgewijs administratieve taken over van collega's om de continuïteit van de dienstverlening te garanderen.

Dit heb je nodig voor de job

• Je beschikt over een diploma secundair onderwijs.
• Je bent in het bezit van een blanco uittreksel uit het strafregister – model 1, document 5961sv.
• Ervaring is niet vereist. Ervaring binnen een openbaar bestuur is een pluspunt.
• Je kan vlot werken met Microsoft Office-toepassingen en staat open voor het aanleren van nieuwe software.
• Je bent administratief sterk en werkt nauwkeurig, gestructureerd en ordelijk.
• Je kan zelfstandig werken, maar functioneert ook goed binnen een team.
• Je beschikt over goede organisatorische vaardigheden en kan op een doordachte manier prioriteiten stellen.
• Je bent communicatief vaardig, klantgericht en werkt graag samen met collega’s.
• Je bent flexibel en past je vlot aan nieuwe taken, systemen en werkmethodes aan.
• Je neemt initiatief, denkt oplossingsgericht en hebt oog voor mogelijke verbeteringen.
• Je werkt resultaatgericht en respecteert gemaakte afspraken en deadlines.
• Je kan werken volgens vastgelegde procedures en richtlijnen.
• Je hebt interesse in welzijn, milieu en duurzaamheid.

Profiel

Dit heb je nodig voor de job

• Je beschikt over een diploma secundair onderwijs.
• Je bent in het bezit van een blanco uittreksel uit het strafregister – model 1, document 5961sv.
• Ervaring is niet vereist. Ervaring binnen een openbaar bestuur is een pluspunt.
• Je kan vlot werken met Microsoft Office-toepassingen en staat open voor het aanleren van nieuwe software.
• Je bent administratief sterk en werkt nauwkeurig, gestructureerd en ordelijk.
• Je kan zelfstandig werken, maar functioneert ook goed binnen een team.
• Je beschikt over goede organisatorische vaardigheden en kan op een doordachte manier prioriteiten stellen.
• Je bent communicatief vaardig, klantgericht en werkt graag samen met collega’s.
• Je bent flexibel en past je vlot aan nieuwe taken, systemen en werkmethodes aan.
• Je neemt initiatief, denkt oplossingsgericht en hebt oog voor mogelijke verbeteringen.
• Je werkt resultaatgericht en respecteert gemaakte afspraken en deadlines.
• Je kan werken volgens vastgelegde procedures en richtlijnen.
• Je hebt interesse in welzijn, milieu en duurzaamheid.

Belangrijke troeven

Voor deze functie zijn stiptheid, betrouwbaarheid en integriteit erg belangrijk. Je gaat zorgvuldig en professioneel om met je verantwoordelijkheden en komt gemaakte afspraken na.

Je bent sterk in samenwerken en draagt bij aan een goede teamwerking met je twee collega’s. Je communiceert open en respectvol en staat klaar om elkaar te ondersteunen.

Daarnaast kan je goed omgaan met deadlines en veranderende prioriteiten. Je behoudt het overzicht, werkt gestructureerd en zorgt ervoor dat je werk tijdig en nauwkeurig wordt afgewerkt.

Omdat je in contact kan komen met vertrouwelijke en gevoelige informatie, ga je steeds discreet en professioneel te werk. Je respecteert de geldende richtlijnen rond vertrouwelijkheid en gegevensbescherming.

Een goede start

Nieuwe medewerkers kunnen rekenen op een duidelijke en warme onboarding. Vanaf de start ontvang je de nodige informatie, richtlijnen en begeleiding om snel wegwijs te raken binnen de organisatie. Je werkt nauw samen met je collega’s en krijgt voldoende ondersteuning om je nieuwe taken, systemen en werkwijzen stap voor stap onder de knie te krijgen.

• Documenten of informatie klasseren
• Post ontvangen en verdelen
• Administratieve dossiers samenstellen
• Kopieerwerk verrichten

Je loon en extralegale voordelen

Ons aanbod

Aanbod

Je loon en extralegale voordelen

• Een bruto maandloon tussen € 2.493,20 en € 4.038,80, afhankelijk van je relevante anciënniteit.
• Daarnaast ontvang je een standplaats- of haardvergoeding en maaltijdcheques.
• Het gaat om een tijdelijke functie van één jaar, te rekenen vanaf de indiensttreding.
• Je werkt voltijds, gedurende 38 uur per week. Een tewerkstelling van 4/5 is bespreekbaar, al gaat de voorkeur uit naar een voltijdse tewerkstelling.
• Je werkt met glijdende uren tussen 7.00 en 19.00 uur, wat zorgt voor een zekere flexibiliteit in je werkdag.

Zo zit het met je vakantie

Op te nemen in samenspraak.

Plaats tewerkstelling

Je kan solliciteren via:

Laat je cv scannen door onze AI-sollicitatiecoach

Zo krijg je tips om je cv te verbeteren en af te stemmen op deze vacature.

VDAB-beroep: Polyvalent administratief medewerker

Deze functie staat open voor iedereen, ongeacht leeftijd of gender.

Een partner van VDAB heeft deze vacature ingegeven. De informatie werd niet nagekeken en gecontroleerd door VDAB. VDAB is niet aansprakelijk voor de inhoud van deze vacature, en de eventuele inbreuken op de geldende wetgeving.