QA Process Support – Document Management

Belgie Vacature; Geel; Sur place; EUR 40 000 - 58 000; Plein temps

Résumé du poste

Belgie Vacature zoekt een nauwkeurige Administrative Support – Quality & Document Management in een internationale farmaceutische omgeving. Je ondersteunt kwaliteitsprocessen, beheert documentatie en trackers, en werkt met Excel, Word, PDF en TruVault.

Je combineert administratie, stakeholderopvolging en kwaliteitscontrole, bewaakt deadlines en zorgt voor correcte verwerking van informatie volgens procedures.

Qualifications

• Kandidaten hebben een sterke administratieve achtergrond en nauwgezetheid.
• Ervaring met documentmanagement en kwaliteitsprocessen is een pluspunt.
• Goede organisatorische vaardigheden en oog voor detail.

Responsabilités

• Ondersteunen bij gap assessments en document management.
• Beheren van documenten, metadata en trackers, en toezien op deadlines.
• Communiceren met stakeholders en eerste lijns vragen beantwoorden.

Connaissances

Administrative vaardigheden

Nauwkeurigheid

Stakeholder opvolging

Outils

Excel

Word

PDF

TruVault

Description du poste

Taken en verantwoordelijkheden

Een internationale marktleider binnen de farmaceutische en gezondheidssector, actief in meer dan 60 landen. De organisatie ontwikkelt innovatieve geneesmiddelen en medische oplossingen en staat bekend om haar sterke focus op kwaliteit, compliance, innovatie en patiëntenzorg. Voor een professionele, gereguleerde omgeving zoeken we een nauwkeurige Administrative Support – Quality & Document Management. Je ondersteunt kwaliteitsprocessen, beheert documentatie en trackers, volgt deadlines en stakeholders op en werkt met Excel, Word, PDF en TruVault. Ideaal voor een administratief sterk en georganiseerd profiel met oog voor detail.

Ben jij administratief sterk, werk je uiterst nauwkeurig en hou je ervan om structuur te brengen in processen en documentatie? Voor een kwaliteitsgerichte en gereguleerde omgeving zoeken we een QA Process Support die ondersteuning biedt bij gap assessments en document management.

In deze functie combineer je administratie, stakeholderopvolging en kwaliteitscontrole. Je zorgt ervoor dat informatie correct wordt verwerkt, deadlines worden opgevolgd en documenten en processen volgens de afgesproken procedures worden beheerd.

Jouw verantwoordelijkheden

Gap Assessment Support

• Je beheert en volgt de centrale mailbox voor gap assessments op.
• Je identificeert of bevestigt de juiste Local Process Owner (LPO) en neemt contact op met de betrokken stakeholders.
• Je houdt de Excel-tracker correct en volledig up-to-date.
• Je bewaakt deadlines en volgt openstaande acties proactief op.
• Je voert een eerste controle uit op gap assessments en herkent veelvoorkomende fouten.
• Je beantwoordt basisvragen van stakeholders over het proces.
• Je stemt af met de Trainingsafdeling wanneer bijkomende training of opvolging nodig is.
• Je genereert en controleert periodieke rapporten via bestaande geautomatiseerde rapportering.
• Je signaleert terugkerende problemen en denkt mee over mogelijke procesverbeteringen.

Document Management & TruVault

• Je beheert en volgt de mailbox voor document management op.
• Je bent het eerste aanspreekpunt voor basisvragen over het standaard documentmanagementproces.
• Je uploadt procedures en voert administratieve controles uit in TruVault.
• Je start documentflows op en zorgt voor de correcte circulatie in het systeem.
• Je volgt stakeholders op rond reviewdata, correcties en openstaande acties.
• Je controleert de volledigheid en correctheid van metadata.
• Je zorgt voor de uitgifte van gecontroleerde kopieën volgens de geldende procedures.
• Je maakt, wijzigt en onderhoudt documenttemplates.
• Je ondersteunt bij elektronische templates in Word en PDF.
• Complexere technische of compliancegerelateerde vragen escaleer je naar de juiste Process Owner of Subject Matter Expert.

Profiel kandidaat

Wie zoeken we?

Je bent iemand die graag gestructureerd werkt en voldoening haalt uit correcte administratie en goed georganiseerde processen. Je hoeft nog geen jarenlange ervaring te hebben: deze functie is ook interessant voor een junior profiel met 0 tot 2 jaar werkervaring.

DernieŦ? Actually we need different heading:

Daarnaast

But inserted below. Actually we will correct:

Daarnaast

...