Polyvalent administratief medewerker

KU Leuven; Leuven; Sur place; EUR 26 000 - 32 000; Plein temps

Résumé du poste

KU Leuven zoekt administratieve ondersteuning binnen de Facilitaire Diensten, met focus op Lokalenreservering en financieel-administratieve processen. Je verwerkt reserveringsaanvragen, informeert klanten over procedures, en beheert informatie over ruimtes, uitrusting en tarieven.

Daarnaast voer je taken uit zoals het registreren van aanpassingen, opmaken van overzichten voor facturatie en opvolgen van mailboxen met collega’s. Een proactieve houding en nauwkeurigheid zijn cruciaal.

Responsabilités

• Reserveringsaanvragen administratief verwerken met aandacht voor detail.
• Klanten informeren over procedures en reserveringsmodules, en updaten van huurprijzen en uitrusting.
• Oplossingen voorstellen bij reserveringsconflicten zoals dubbele boekingen en herbestemmingen.

Description du poste

Je verleent administratieve en operationele ondersteuning binnen de Facilitaire Diensten en draagt zo bij tot een vlotte financiële en administratieve flow.

Een greep uit de taken bij Lokalenreservering:

• Reserveringsaanvragen met oog voor detail administratief verwerken
• Klanten informeren over de aanvraagprocedures en ondersteunen bij het werken met de reserveringsmodules
• Klanten informeren over de te reserveren ruimtes, de uitrusting, het aanrekeningsmodel en de huurprijzen en deze informatie up-to-date houden en verspreiden via de juiste kanalen
• Oplossingen zoeken en voorstellen doen bij reserveringsconflicten zoals dubbele boekingen, werken, herbestemmingen

Mogelijke taken binnen de Facilitaire Diensten:

• Aanpassingen registreren in databases
• Overzichten opmaken voor de facturatie
• Bestellingen opmaken, facturen registreren
• Verslagen maken van vergaderingen
• Samen met collega's dagelijks de mailboxen opvolgen