Planner Onderwijs- en Studentenadministratie Faculteit Geneeskunde

KU LEUVEN; Vlaams-Brabant; On-site; EUR 27,000 - 36,000; Full time

Benefits offered by this job

Hospitalisatieverzekering

Groepsverzekering

Bijkomende verlofdagen

Gratis pendelen met openbaar vervoer

Bedrijfsfiets

Ecocheques

Job summary

KU Leuven zoekt een Planner Onderwijs- en Studentenadministratie voor de Faculteit Geneeskunde. Je draagt zorg voor planningen, verwerking van examenresultaten en de voorbereiding van deliberaties.

Je beantwoordt vragen van studenten en docenten en werkt mee aan optimalisatie van planningsprocessen. Daarnaast ben je betrokken bij facultaire evenementen en algemene taken binnen de onderwijs- en studentenadministratie.

Qualifications

• Een bachelordiploma of gelijkwaardig door ervaring.
• Aantoonbare organisatorische vaardigheden en oplossingsgericht denken.
• In staat om planmatig en nauwkeurig te werken, zowel alleen als in team.

Responsibilities

• Opstellen van planningen (roosters, practica, examens).
• Verwerken van examenresultaten en voorbereiden van deliberaties.
• Beantwoorden van vragen van studenten en professoren.
• Optimaliseren van planningsprocessen.
• Betrekken bij (faculteits) evenementen zoals infodagen en beurzen.
• Uitvoeren van generieke taken binnen de onderwijs- en studentadministratie.
• Deelnemen aan teamoverleggen en rapporteren aan het diensthoofd.

Skills

Organisatorische vaardigheden

Nauwkeurig werken

Planmatig werken

Communicatievaardigheden in het-Neder

Education

Bachelordiploma of gelijkwaardig door ervaring

Tools

Time Edit

Toledo

Academy Attendance

BI

SAP

MS Office (Excel, Outlook, PowerPoint)

Job description

Planner Onderwijs- en Studentenadministratie Faculteit Geneeskunde

(ref. ATP-2026-450)
Laatst aangepast: 03/11/26

De Faculteit Geneeskunde leidt op dit moment meer dan 10 000 studenten op in diverse opleidingen, en is daarmee de grootste faculteit van de universiteit. Als lid van het team Onderwijs- en Studentenadministratie neem je administratieve en organisatorische taken op. Je draagt bij tot een vlotte en correcte dienstverlening aan studenten en docenten.

Binnen de dienst Onderwijs- en Studentenadministratie ben je verantwoordelijk voor de administratieve processen inzake studentenaangelegenheden voor één of meerdere opleidingen van de faculteit.

Dit houdt in:

• Je staat in voor de opmaak van allerlei planningen (uurroosters, practica, examens,...). De opmaak van de planningen maakt het grootste deel uit van je takenpakket.
• Je bent verantwoordelijk voor de correcte verwerking van de examenresultaten en voor de voorbereiding van deliberaties.
• Je beantwoordt vragen van studenten en professoren.
• Je werkt mee aan de optimalisering van planningsprocessen.
• Je werkt mee aan (facultaire) evenementen (o.m. infodagen, SID-in beurzen).
• Je staat mee in voor generieke taken binnen de Onderwijs- en Studentenadministratie (o.m. back-up taken, projecten, bemanning balie).
• Je neemt deel aan de overlegmomenten van het team.
• Je rapporteert aan het diensthoofd Onderwijs- en Studentenadministratie.
• Je beschikt over een bachelordiploma of bent gelijkwaardig door ervaring.
• Je hebt organisatorische vaardigheden en kan oplossingsgericht denken.
• Je kan nauwkeurig, planmatig en efficiënt werken, zowel zelfstandig als in teamverband.
• Je hebt ervaring met Time Edit, Toledo, Academy Attendance, BI, SAP of je bent bereid om met deze toepassingen te leren werken.
• Je kan vlot werken met courante MS-office toepassingen, vooral met Excel, Outlook, Word en Powerpoint.
• Je beschikt over goede communicatieve vaardigheden in het Nederlands, zowel mondeling als schriftelijk.
• Wij bieden een job met veel afwisseling binnen een leuk team en met een fijne werksfeer.
• We beogen een voltijdse (100%) tewerkstelling van 1 jaar, met reële kans op verlenging tot onbepaalde duur.
• Ben je onmiddellijk inzetbaar in alle opdrachten van deze functie dan start je in graad 5. Beloftevolle kandidaten die nog niet alle opdrachten meteen kunnen opnemen of nog een specifiek opleidingstraject moeten doorlopen starten in graad 4.
• KU Leuven biedt extralegale voordelen, zoals een hospitalisatieverzekering, een groepsverzekering, bijkomende verlofdagen, gratis pendelen met het openbaar vervoer, een bedrijfsfiets en ecocheques.

Meer info over de inhoud van de job is te verkrijgen bij mevrouw Laura Van Haver, mail: [e-mail].

KU Leuven wil een inclusieve, respectvolle en sociaal veilige gemeenschap zijn. Wij omarmen diversiteit tussen individuen en groepen als een meerwaarde. Open dialoog en verschillen in perspectief zijn noodzakelijk in een ambitieuze onderzoeks- en onderwijsomgeving. In ons streven naar gelijke kansen erkennen wij de gevolgen van historische ongelijkheden. Wij aanvaarden geen enkele vorm van discriminatie op basis van, onder meer, geslacht, genderidentiteit en -expressie, seksuele oriëntatie, leeftijd, etnische of nationale afkomst, huidskleur, levensbeschouwelijke overtuiging, neurodivergentie, arbeidshandicap, gezondheid, of socio-economische status. Bij vragen over toegankelijkheid of aangeboden ondersteuning helpen we je graag op dit e-mailadres .

Tewerkstellingspercentage: Voltijds

Solliciteren tot en met: 17/11/2026 23:59 CET