Onsite Administrative & Governance Specialist — Brussels

HumanInTech; Brussel Hoofdstad; On-site; EUR 42,000 - 62,000; Full time

Job summary

HumanInTech recherche un(e) secrétaire/coordinateur(trice) administratif(ve) expérimenté(e) pour soutenir l'équipe des services et le management dans un organisme énergétique belge basé à Bruxelles. Le poste exige autonomie, discrétion et capacité à coordonner des tâches variées.

Temps plein sur site à Bruxelles, présence minimale de deux jours par semaine, déplacements possibles. Mission freelance ou salarié, contrat reconduit après la mission. Candidates avant le 22 octobre 2026.

Qualifications

• Au moins 3 ans d'expérience démontrable dans un rôle administratif
• Expérience d'au moins 1 an dans le secteur public
• Connaissance de la législation sur les marchés publics
• Expérience dans le secteur de l'énergie
• 4 ans d'expérience en coordination et facilitation avec management et parties externes
• 4 ans d'expérience en suivi et vérification des factures
• 4 ans d'organisation de réunions et rédaction de procès-verbaux
• Expérience dans l'organisation de grands événements (100+ participants)
• Maîtrise MS Office: PowerPoint, Excel et Word
• Bonne connaissance des langues nationales (français/néerlandais) et anglais

Responsibilities

• Gouvernance d'entreprise : préparer et assister aux réunions, agir en tant que secrétaire, suivre le contenu
• Support au management : préparer et organiser les réunions du comité de direction, les réunions du conseil d'administration, les réunions de management interne et les séminaires
• RH : lancer des initiatives de bien-être et de culture, maintenir les processus d'onboarding et d'offboarding, mettre à jour les organigrammes
• Communication : organiser des sessions de communication larges, maintenir les sites SharePoint généraux et les sections
• Juridique : suivre les procédures de marchés publics, gérer le calendrier des activités juridiques et la correspondance formelle
• Budget : suivre le budget global par rapport au plan, informer les responsables budgétaires des écarts, suivre et vérifier les factures, encoder les codes d'imputation corrects
• Services du bâtiment et du bureau : toutes les activités liées au bâtiment de bureau et aux fournitures, principalement le suivi de la gestion des contrats et la supervision du facility management

Skills

Coordination

Organisation

Rédaction et secrétariat

Gestion des réunions

Discrétion et confidentialité

Education

Baccalauréat ou équivalent

Tools

MS Office: PowerPoint

MS Office: Excel

MS Office: Word

Job description

HumanInTech recherche un(e) secrétaire/coordinateur(trice) administratif(ve) expérimenté(e) pour soutenir l'équipe des services et le management dans un organisme énergétique belge basé à Bruxelles. Le poste exige autonomie, discrétion et capacité à coordonner des tâches variées.

Temps plein sur site à Bruxelles, présence minimale de deux jours par semaine, déplacements possibles. Mission freelance ou salarié, contrat reconduit après la mission. Candidates avant le 22 octobre 2026.