Medior Support Services Officer

HumanInTech; Brussel Hoofdstad; On-site; EUR 42,000 - 62,000; Full time

Job summary

HumanInTech recherche un(e) secrétaire/coordinateur(trice) administratif(ve) expérimenté(e) pour soutenir l'équipe des services et le management dans un organisme énergétique belge basé à Bruxelles. Le poste exige autonomie, discrétion et capacité à coordonner des tâches variées.

Temps plein sur site à Bruxelles, présence minimale de deux jours par semaine, déplacements possibles. Mission freelance ou salarié, contrat reconduit après la mission. Candidates avant le 22 octobre 2026.

Qualifications

• Au moins 3 ans d'expérience démontrable dans un rôle administratif
• Expérience d'au moins 1 an dans le secteur public
• Connaissance de la législation sur les marchés publics
• Expérience dans le secteur de l'énergie
• 4 ans d'expérience en coordination et facilitation avec management et parties externes
• 4 ans d'expérience en suivi et vérification des factures
• 4 ans d'organisation de réunions et rédaction de procès-verbaux
• Expérience dans l'organisation de grands événements (100+ participants)
• Maîtrise MS Office: PowerPoint, Excel et Word
• Bonne connaissance des langues nationales (français/néerlandais) et anglais

Responsibilities

• Gouvernance d'entreprise : préparer et assister aux réunions, agir en tant que secrétaire, suivre le contenu
• Support au management : préparer et organiser les réunions du comité de direction, les réunions du conseil d'administration, les réunions de management interne et les séminaires
• RH : lancer des initiatives de bien-être et de culture, maintenir les processus d'onboarding et d'offboarding, mettre à jour les organigrammes
• Communication : organiser des sessions de communication larges, maintenir les sites SharePoint généraux et les sections
• Juridique : suivre les procédures de marchés publics, gérer le calendrier des activités juridiques et la correspondance formelle
• Budget : suivre le budget global par rapport au plan, informer les responsables budgétaires des écarts, suivre et vérifier les factures, encoder les codes d'imputation corrects
• Services du bâtiment et du bureau : toutes les activités liées au bâtiment de bureau et aux fournitures, principalement le suivi de la gestion des contrats et la supervision du facility management

Skills

Coordination

Organisation

Rédaction et secrétariat

Gestion des réunions

Discrétion et confidentialité

Education

Baccalauréat ou équivalent

Tools

MS Office: PowerPoint

MS Office: Excel

MS Office: Word

Job description

Ce que vous ferez

Vous rejoindrez l'équipe de support services d'une organisation du secteur énergétique belge qui fonctionne comme une chambre de compensation pour les gestionnaires de réseaux de distribution. L'équipe soutient toutes les équipes internes de l'organisation et gère un large éventail de tâches administratives et de coordination.

Vos responsabilités incluront :

• Gouvernance d'entreprise : préparer et assister aux réunions, agir en tant que secrétaire, suivre le contenu
• Support au management : préparer et organiser les réunions du comité de direction, les réunions du conseil d'administration, les réunions de management interne et les séminaires
• RH : lancer des initiatives de bien-être et de culture, maintenir les processus d'onboarding et d'offboarding, mettre à jour les organigrammes
• Communication : organiser des sessions de communication larges, maintenir les sites SharePoint généraux et les sections
• Juridique : suivre les procédures de marchés publics, gérer le calendrier des activités juridiques et la correspondance formelle
• Budget : suivre le budget global par rapport au plan, informer les responsables budgétaires des écarts, suivre et vérifier les factures, encoder les codes d'imputation corrects
• Services du bâtiment et du bureau : toutes les activités liées au bâtiment de bureau et aux fournitures, principalement le suivi de la gestion des contrats et la supervision du facility management

Ce que nous recherchons

Vous avez une solide expérience administrative et pouvez travailler de manière autonome sans supervision constante. Vous faites preuve de la discrétion nécessaire et respectez la confidentialité.

Expérience et compétences requises :

• Au moins 3 ans d'expérience démontrable dans un rôle administratif
• Au moins 1 an d'expérience démontrable dans un rôle comparable au sein d'une organisation du secteur public
• Connaissance de la législation sur les marchés publics
• Expérience dans le secteur de l'énergie
• Au moins 4 ans d'expérience en coordination, communication et facilitation avec le management de tiers et les parties prenantes externes
• Au moins 4 ans d'expérience dans le suivi, la vérification et l'encodage de factures conformément aux contrats
• Au moins 4 ans d'expérience dans l'organisation de réunions, la prise de procès-verbaux, l'organisation d'événements et de rassemblements
• Expérience démontrable dans l'organisation de grands événements (100+ participants)
• Au moins 4 ans d'expérience avec les produits MS Office : PowerPoint, Excel et Word
• Bonne connaissance de l'autre langue nationale au niveau CECR européen B2
• Anglais au niveau CECR européen C1
• Vous pouvez démontrer un travail proactif et autonome lors d'un entretien

Expérience souhaitée :

• Expérience dans la maintenance de sites SharePoint
• Expérience avec les activités de support logistique pour les fournitures de bureau et les bâtiments

Formation :

• Diplôme de bachelier dans un domaine pertinent tel que la communication, l'administration ou similaire

Le contexte

Cette mission s'étend de début janvier 2027 à fin juin 2027, avec une prolongation possible de 6 mois.

Vous travaillerez à temps plein à Bruxelles. Le poste nécessite une présence sur site au moins deux jours ouvrables par semaine, avec la possibilité d'un travail sur site plus fréquent si nécessaire pour les besoins du projet, les réunions, l'onboarding, le transfert de connaissances ou d'autres raisons opérationnelles. Des déplacements occasionnels vers d'autres sites ou chez des gestionnaires de réseaux de distribution peuvent être requis.

Vous travaillerez en néerlandais, français et anglais.

Vous pouvez réaliser cette mission en freelance ou en tant que salarié de HumanInTech. Même rôle, même équipe. Si vous nous rejoignez en tant que salarié, votre contrat de travail se poursuit au-delà de cette mission. À son terme, nous chercherons ensemble votre prochaine mission.

Lieu: Bruxelles

Adresse de travail: Belgique

Employeur / cocontractant: HumanInTech

Candidatures avant (heure de Bruxelles): 22 octobre 2026 à 02:00

Statut: Freelance ou salarié chez HumanInTech

Temps de travail: Temps plein

Expérience: 3–5 ans ou plus

Formation: Bachelier ou plus

Publiée le: octobre 2026