Ondersteunend medewerker Algemene zaken / chauffeur M/V/X

Ambassade DER Nederlanden; Brussel Hoofdstad; On-site; EUR 40,000 - 60,000; Full time

Benefits offered by this job

Maaltijdcheques

Job summary

Ambassade der Nederlanden in Brussel zoekt een voltijdse ondersteunend medewerker Algemene Zaken/Chauffeur. De functie combineert administratieve coördinatie met rit- en voertuigbeheer, en vereist nauwkeurigheid, integriteit en flexibiliteit.

Je werkt in een team van zeven en levert proactieve service bij evenementen en interne logistiek. Salaris ligt tussen €3.612 en €5.392 bruto per maand bij een 37,5 uur werkweek.

Qualifications

• Goede beheersing van de Nederlandse, Franse en Engelse taal.
• Vaardigheid in het opstellen van schema's, roosters en werkplanningen.
• Ervaring met administratieve processen.
• Ervaring als chauffeur.
• Kennis van interne administratieve en procedurele uitvoeringsvoorschriften.
• Technisch inzicht.
• Nauwkeurig, zorgvuldig en flexibel.
• Sterk gevoel integriteit

Responsibilities

• Ondersteunt de afdeling Algemene Zaken bij de administratieve (protocollaire) procedures op het gebied van voertuigen van nieuwe en vertrekkende collega's.
• Ondersteunt de afdeling Facility Management bij voorkomende administratieve werkzaamheden.
• Draagt zorg voor een correcte archivering van de eigen werkzaamheden.
• Coördineert de transportdienst van de Nederlandse ambassade en de PVEU.
• Ziet toe op het bijhouden van een rit- en voertuiggebonden administratie.
• Ziet toe op/coördineert het rijklaar/representatief zijn van de dienstwagens.
• Is achtervang van de chauffeurs.
• Assisteert bij logistieke werkzaamheden (interne verhuizingen, voorbereidingen van evenementen).

Skills

Dutch language

French language

English language

Work planning

Administrative processes

Driver experience

Integrity

Teamwork

Customer focus

Flexibility

Education

MBO niveau

BHV (bedrijfshulpverlening) ervaring

Job description

De ondersteunend medewerker Algemene Zaken/Chauffeur heeft een veelzijdige functie waarbij administratie wordt afgewisseld met coördinatie en ` handen uit de mouwen steken'. De kanselarij wordt veelvuldig gebruikt voor vergaderingen en evenementen waarbij de dienstverlening zo veel mogelijk intern wordt verzorgd. De ondersteunend medewerker AZ/chauffeur verricht uitvoerende coördinerende werkzaamheden op het gebied van onder andere logistieke zaken en chauffeurstaken en maakt deel uit van het team Facility Management. Dit team bestaat (naast de ondersteunend medewerker) uit 6 collega's.

De medewerker ondersteuning algemene zaken is breed inzetbaar, pakt zelfstandig taken op en houdt van operationeel, resultaat- en dienstgericht werken. Schakelt makkelijk tussen verschillende taken maar stelt in overleg met de operationeel manager, ook prioriteiten. De medewerker is nauwkeurig, integer, collegiaal en kan relativeren

RESULTAATGEBIEDEN RESULTATEN

Administratie/coördinatie:

• Inklaring, registratie en uitschrijving van de voertuigen van inkomende en vertrekkende collega's vindt op een correcte, tijdige en efficiënte manier plaats.
• Correcte rit- en voertuig gebonden administratie;
• Standaard administratieve werkzaamheden zijn tijdig en correct uitgevoerd hetzelfde geldt voor de .

:

• Transportdienst verloopt soepel en flexibel, chauffeurs en dienstwagens worden op een juiste manier, conform beleid, ingezet.
• Dienstwagens zijn representatief en goed onderhouden.
• Vervangen van chauffeurs (in voorkomende gevallen) op een flexibele en professionele manier.

Logistieke/technische ondersteuning:

• Logistieke werkzaamheden (oa. ondersteuning bij evenementen) worden flexibel en efficiënt uitgevoerd.
• Efficiënte en pro-actieve ondersteuning van de senior collega algemene zaken bij het regelen van (externe)werklieden voor onderhoud aan kanselarij en .

TAKEN

Ondersteuning op het gebied van administratie:

• Ondersteunt de afdeling Algemene Zaken bij de administratieve (protocollaire) procedures op het gebied van voertuigen van nieuwe en vertrekkende collega's. (in-/uitvoer, registratie, aanvragen diplomatieke nummerplaten etc.).
• Ondersteunt de afdeling Facility Management bij voorkomende administratieve werkzaamheden.
• Draagt zorg voor een correcte archivering van de eigen werkzaamheden.
• Ondersteuning op het gebied van chauffeurstaken:
• Coördineert de transportdienst van de Nederlandse ambassade en de PVEU
• Ziet toe op het bijhouden van een rit- en voertuig gebonden administratie.
• Ziet toe op/coördineert het rijklaar/representatief zijn van de dienstwagens;
• Is achtervang van de chauffeurs.

Ondersteuning op het gebied van logistieke/technische zaken:

• Assisteert bij logistieke werkzaamheden (interne verhuizingen, voorbereidingen van evenementen etc.).

KENNIS-EN VAARDIGHEIDSVEREISTEN

• Goede beheersing van de Nederlandse, Franse en Engelse taal.
• Vaardigheid in het opstellen van schema's, roosters en werkplanningen.
• Ervaring met administratieve processen.
• Ervaring als chauffeur.
• Kennis van (of bereidheid deze op te doen) van relevante interne administratieve en procedurele uitvoeringsvoorschriften.
• Technisch inzicht.
• Nauwkeurig, zorgvuldig en flexibel.
• Sterk gevoel integriteit

COMPETENTIES

• Samenwerken
• Klantgerichtheid
• Flexibiliteit
• VoortgangscontroleIntegriteit

WERK- EN DENKNIVEAU VAN DE FUNCTIE/AANVULLENDE EN KENNIS

• MBO werk- en denkniveau (Secuncair onderwijs)
• Diploma en ervaring met bedrijfshulpverlening /

• is een plus

Deze voltijdse functie (37,5 uur) is ingedeeld in functiegroep 4 bij de rechtspositieregeling voor lokaal in dienst genomen werknemers, met een salaris van € 3.612 - € 5.392 op basis van een voltijdse werkweek van 37,5 uur. In eerste instantie wordt een contract voor één jaar aangeboden, dat bij goed functioneren wordt verlengd.

Daarnaast bieden we secondaire arbeidsvoorwaarden aan in de vorm van onder meer maaltijdcheques,

Engelse taal, Voortgangscontrole, Aanpassingsvermogen, Facility Management, Administratie, Administratie, Onderwijs, Onderhoud, Administratie, Archive, Samenwerken, Voertuigen, Frans, Logistieke sector, Diplomatiek