Officemanager

B2Ai architects; Brussel; On-site; EUR 42,000 - 60,000; Full time

Benefits offered by this job

Verlof: 20 + 12 dagen

Groepsverzekering

Hospitalisatieverzekering

Maaltijdcheques

Netto-onkostvergoeding

Flexibele werktijden

Job summary

Bij B2Ai architects in Brussel ben je als Officemanager het kloppende hart van ons Brusselse atelier. Je ontvangt bezoekers, zorgt voor een vlekkeloze dagelijkse werking en ondersteunt het team op administratief en organisatorisch vlak.

Je combineert office- en facilitaire taken met planning, documentbeheer en verslaggeving, en begeleidt onboarding van nieuwe collega’s. Vereisten: bachelor of gelijkwaardige ervaring, 3–5 jaar ervaring, en sterke kennis van Nederlands en Frans. Engels is een plus.

Qualifications

• Vriendelijke generatie van bezoekers en professionele ontvangst.
• Administratief up-to-date houden van atelierplanning.
• Beheren, structureren en klasseren van documenten.
• Ondersteuning bij organisatie en planning van het atelier.
• Informele teaminitiatieven en samenwerking bevorderen.
• Goede beheersing van Nederlands en Frans; Engels is een plus.
• Affiniteit met architectuur of bouwsector is een plus.

Responsibilities

• Ontvangst en professionele begeleiding van bezoekers en klanten naar vergaderzalen.
• Telefonisch onthaal en back-up voor meerdere kantoren.
• Postverwerking en verdeling.
• Beheer van kantoorbenodigdheden en onderhoudsschema’s.
• Praktische opvolging van keuken en kantooromgeving.
• Aanspreekpunt voor facilitair beheer en coördinatie van oplossingen.
• Zorgen voor een verzorgde en aangename werkomgeving.

Skills

Vriendelijke communicatie

Teamgericht

Autonomie

Organisatievermogen

Nederlands

Frans

Engels

Education

Bachelordiploma of gelijkwaardige ervaring

Tools

Office-pakketten

Pure

AFAS

SharePoint

Job description

Als Officemanager zorg je mee voor de vlotte dagelijkse werking van ons Brusselse architectenkantoor. Je bent een toegankelijk aanspreekpunt voor collega’s en bezoekers en ondersteunt de verantwoordelijken van het Brusselse atelier op administratief, organisatorisch en praktisch vlak.

Je combineert onthaal en officesupport met administratieve ondersteuning. Je houdt overzicht, helpt waar nodig en zoekt op een rustige en praktische manier naar oplossingen.

Je interesse in de architectuur en onze projecten is belangrijk. Doorheen de functie leer je ook hoe een architectuurproject verloopt en welke belangrijke stappen en momenten daarbij horen.

Onthaal en dagelijkse kantoorwerking

• Vriendelijke en professionele ontvangst van bezoekers en klanten, inclusief begeleiding naar de vergaderzalen.
• Telefonisch onthaal en back-up voor de telefonie van onze kantoren in Gent en Roeselare.
• Ontvangst en verdeling van de post.
• Beheer van bureaumateriaal, economaat en kantoorvoorraden, inclusief bestellingen en opvolging van onderhoud en benodigdheden voor de printers.
• Praktische opvolging van de keuken en kantooromgeving.
• Aanspreekpunt voor onder andere schoonmaak en tuinonderhoud.
• Opvolging van facilitaire zaken zoals alarm, verlichting en kleine praktische problemen, en coördinatie van de nodige oplossingen.
• Mee waken over een verzorgde, ordelijke en aangename werkomgeving.

Administratieve ondersteuning

• Ondersteuning van de verantwoordelijken van het Brusselse atelier bij verschillende administratieve en organisatorische taken.
• Administratief up-to-date houden van de planning van het atelier.
• Beheren, structureren en klasseren van documenten.
• Opmaken van verslagen van overlegmomenten en opvolgen van administratieve acties.
• Ondersteuning bij de organisatie en planning van het atelier.
• Opnemen van zowel afwisselende als meer uitvoerende en repetitieve taken wanneer dat nodig is.

Ondersteuning van het atelier en team

• Mee zorgen voor een vlotte informatiedoorstroming binnen het atelier.
• Bijdragen aan een goede samenwerking en een positieve sfeer binnen het team.
• Mee organiseren van informele teammomenten en praktische initiatieven, zoals afterworks en teambuildings.
• Ondersteunen van nieuwe collega’s bij hun integratie binnen het Brusselse kantoor.
• Bachelordiploma of gelijkwaardige ervaring.
• 3 tot 5 jaar ervaring in een gelijkaardige rol.
• Goede mondelinge en schriftelijke kennis van Nederlands en Frans. Beide talen zijn belangrijk voor deze functie. Engels is een sterke plus.
• Administratieve ervaring binnen planning, projectondersteuning en verslaggeving is een sterke meerwaarde.
• Ervaring of affiniteit met architectuur, interieur of de bouwsector is een sterke troef om onze projecten en werkprocessen snel te begrijpen.
• Teamgericht, maar ook in staat om autonoom te werken.
• Vlotte kennis van de Office-pakketten. Kennis van Pure, AFAS en SharePoint is een plus.
• Affiniteit met architectuur, interieur of de bouwsector is een duidelijke meerwaarde.

Ons aanbod

• Mogelijkheid tot deeltijdse tewerkstelling.
• Een multidisciplinair team binnen een inspirerende werkomgeving dat innovatieve projecten realiseert.
• De dynamiek en creativiteit van een kleinschalig atelier binnen de structuur van een groot bureau.
• Ruimte voor persoonlijke groei en ontwikkeling, inclusief een jaarlijks opleidingsbudget
• Een contract van onbepaalde duur met een aantrekkelijk salarispakket en extralegale voordelen (o.a. 20 + 12 verlofdagen, groepsverzekering, hospitalisaitieverzekering, maaltijdcheques, netto-onkostenvergoeding).
• Je hoofdwerkplaats bevindt zich in Brussel. Je bent wel flexibel om je af en toe te verplaatsen naar onze andere kantoren
• Vlot bereikbare kantoren en duurzame mobiliteitsopties zoals deelwagens en plooifietsen.
• Flexibele werktijden en thuiswerkmogelijkheden voor een gezonde work-life balance.
• Een collegiale sfeer met regelmatige teambuildings, architectuurcafés en inspirerende architectuurreizen.

Wil je deel uitmaken van ons team en meebouwen aan de toekomst?