Office Manager Brussel

B2Ai - CAAN - Ensemble vzr; Brussel Hoofdstad; Hybride; EUR 36 000 - 52 000; Temps partiel

Avantages offerts par ce poste

20 + 12 verlofdagen

Groepsverzekering

Hospitalisatieverzekering

Maaltijdcheques

Netto-onkostenvergoeding

Flexibele werktijden

Thuiswerkmogelijkheden

Résumé du poste

Brussels kantoor van B2Ai - CAAN - Ensemble vzr zoekt een officemanager om de dagelijkse werking vlot te laten verlopen. Je bent aanspreekpunt voor collega's en bezoekers en ondersteunt de verantwoordelijken op administratief en organisatorisch vlak.

Je combineert onthaal en officesupport met administratieve taken, houdt projectsplanning bij en zorgt voor een ordelijk en aangenaam werkomgeving. Ervaring in architectuur of bouwsector is een plus, met goede kennis van Nederlands en Frans en bij

Qualifications

• Bachelordiploma of gelijkwaardige ervaring.
• 3–5 jaar ervaring in een gelijkaardige rol.
• Goede mondelinge en schriftelijke kennis van Nederlands en Frans.
• Engels is een sterke plus.
• Ervaring met planning, projectondersteuning en verslaggeving is een sterke meerwaarde.
• Affiniteit met architectuur, interieur of de bouwsector is een duidelijke meerwaarde.
• Kennis van Office-pakketten; Pure, AFAS en SharePoint is een plus.

Responsabilités

• Onthaal en dagelijkse kantoorwerking: vriendelijk en professioneel ontvangst van bezoekers, telefoon- en postbehandeling, kantoorvoorraden en onderhoud.
• Administratieve ondersteuning: up-to-date houden van atelierplanning, documenten structureren en verslagen opmaken.
• Ondersteuning atelier en team: informatiestroom, samenwerking en teambuilding initiatieven, onboarding van nieuwe collega’s.

Connaissances

Werkervaring 3–5 jaar

Nederlands en Frans communicatie

Engels vaardigheid

Office pakketten

Pure/AFAS/SharePoint kennis

Formation

Bachelordiploma of gelijkwaardige ervaring

Outils

Office

Pure

AFAS

SharePoint

Description du poste

Het kantoor heeft expertise en referenties in (gezondheids)zorg-, sport- en cultuurcentra, scholen, kantoren, commerciële, residentiële, mixed-use, en stedenbouwkundige projecten in heel België en daarbuiten.
Voor de versterking van ons team zijn we op zoek naar

Als officemanager zorg je mee voor de vlotte dagelijkse werking van ons Brusselse architectenkantoor. Je bent een toegankelijk aanspreekpunt voor collega’s en bezoekers en ondersteunt de verantwoordelijken van het Brusselse atelier op administratief, organisatorisch en praktisch vlak.

Je combineert onthaal en officesupport met administratieve ondersteuning. Je houdt overzicht, helpt waar nodig en zoekt op een rustige en praktische manier naar oplossingen.

Je interesse in de architectuur en onze projecten is belangrijk. Doorheen de functie leer je ook hoe een architectuurproject verloopt en welke belangrijke stappen en momenten daarbij horen.

Onthaal en dagelijkse kantoorwerking

• Vriendelijke en professionele ontvangst van bezoekers en klanten, inclusief begeleiding naar de vergaderzalen.
• Telefonisch onthaal en back-up voor de telefonie van onze kantoren in Gent en Roeselare.
• Ontvangst en verdeling van de post.
• Beheer van bureaumateriaal, economaat en kantoorvoorraden, inclusief bestellingen en opvolging van onderhoud en benodigdheden voor de printers.
• Praktische opvolging van de keuken en kantooromgeving.
• Aanspreekpunt voor onder andere schoonmaak en tuinonderhoud.
• Opvolging van facilitaire zaken zoals alarm, verlichting en kleine praktische problemen, en coördinatie van de nodige oplossingen.
• Mee waken over een verzorgde, ordelijke en aangename werkomgeving.

Administratieve ondersteuning

• Ondersteuning van de verantwoordelijken van het Brusselse atelier bij verschillende administratieve en organisatorische taken.
• Administratief up-to-date houden van de planning van het atelier.
• Beheren, structureren en klasseren van documenten.
• Opmaken van verslagen van overlegmomenten en opvolgen van administratieve acties.
• Ondersteuning bij de organisatie en planning van het atelier.
• Opnemen van zowel afwisselende als meer uitvoerende en repetitieve taken wanneer dat nodig is.

Ondersteuning van het atelier en team

• Mee zorgen voor een vlotte informatiedoorstroming binnen het atelier.
• Bijdragen aan een goede samenwerking en een positieve sfeer binnen het team.
• Mee organiseren van informele teammomenten en praktische initiatieven, zoals afterworks en teambuildings.
• Ondersteunen van nieuwe collega’s bij hun integratie binnen het Brusselse kantoor.
• Bachelordiploma of gelijkwaardige ervaring.
• 3 tot 5 jaar ervaring in een gelijkaardige rol.
• Goede mondelinge en schriftelijke kennis van Nederlands en Frans. Beide talen zijn belangrijk voor deze functie. Engels is een sterke plus.
• Administratieve ervaring binnen planning, projectondersteuning en verslaggeving is een sterke meerwaarde.
• Ervaring of affiniteit met architectuur, interieur of de bouwsector is een sterke troef om onze projecten en werkprocessen snel te begrijpen.
• Teamgericht, maar ook in staat om autonoom te werken.
• Vlotte kennis van de Office-pakketten. Kennis van Pure, AFAS en SharePoint is een plus.

Affiniteit metarchitectuur, interieur of de bouwsectoris een duidelijke meerwaarde.

Ons aanbod

• Mogelijkheid tot deeltijdse tewerkstelling.
• Een multidisciplinair team binnen een inspirerende werkomgeving dat innovatieve projecten realiseert.
• De dynamiek en creativiteit van een kleinschalig atelier binnen de structuur van een groot bureau.
• Ruimte voor persoonlijke groei en ontwikkeling, inclusief een jaarlijks opleidingsbudget
• Een contract van onbepaalde duur met een aantrekkelijk salarispakket en extralegale voordelen (o.a. 20 + 12 verlofdagen, groepsverzekering, hospitalisaitieverzekering, maaltijdcheques, netto-onkostenvergoeding).
• Je hoofdwerkplaats bevindt zich in Brussel. Je bent wel flexibel om je af en toe te verplaatsen naar onze andere kantoren
• Vlot bereikbare kantoren en duurzame mobiliteitsopties zoals deelwagens en plooifietsen.
• Flexibele werktijden en thuiswerkmogelijkheden voor een gezonde work-life balance.
• Een collegiale sfeer met regelmatige teambuildings, architectuurcafés en inspirerende architectuurreizen.

B2Ai staat voor jarenlange praktijk en een solide interne organisatie. Deze garanderen een brede ondersteuning voor de medewerkers en maximale ruimte voor creativiteit.

Wie bij B2Ai werkt …

• denkt mensgericht: bij elke opdracht staat de beleving van de mens – in en rond het gebouw – centraal
• is nieuwsgierig: met inlevingsvermogen en creativiteit vertalen we complexe dromen naar vernieuwende, haalbare oplossingen.
• Is expert: in een dynamische, multiculturele werkomgeving delen meer dan 140 collega’s hun expertise met enthousiasme en passie.

Word deel van ons team en bouw mee aan de toekomst

Naast een uitdagende en afwisselende job bieden we je

Een multidisciplinair team dat werkt aan innovatieve (internationale) projecten

Dynamische & inspirerende ateliers met aandacht voor persoonlijke ontwikkeling

Een competitief verloningspakket inclusief plezier, heel veel plezier

Onze collega’s aan het woord

Een uitdagende job met veel verantwoordelijkheden.

Ik ben gestart als ontwerper bij B2Ai, doorgegroeid naar senior projectarchitect en gepromoveerd tot atelierhoofd in Brussel. Een uitdagende job met veel verantwoordelijkheden en eigen inspraak. Het is mogelijk om onafhankelijk te werken binnen het groter kader van het bureau. Er worden voldoende carrièregerichte doorgroeimogelijkheden aangeboden.

Elke werkdag is anders, gevarieerd werk in collegiaal verband met fijne collega’s die ieder op zich uniek zijn door verschil in achtergrond, kennis & interesses. Er ontstaat een boeiende interactie tussen onze in-house afdelingen architectuur, interieur, masterplanning en engineering. Door de schaal van het bureau werken we aan de meest uiteenlopende programma’s in heel België en daarbuiten.

Een fijn bureau om je eerste stappen als architect te zetten.

Ik koos voor B2Ai omwille van de grote projecten. Wedstrijden die een zekere complexiteit en gelaagdheid met zich meebrengen; dat is waar ik als architect graag aan werk. In het designteam krijg je de tijd om een project grondig te onderzoeken en te ontwerpen met een visie. Dit maakt het mogelijk om je creativiteit in te zetten en concepten te onderzoeken. Verder zijn er workshops waarbij we elkaars ontwerpen bekijken en erover brainstormen. Als stagiair zijn dit leerrijke momenten.

Naast het werk leer je het team goed kennen tijdens de architectuurreizen, architectuurcafés, teambuildings, afterworkdrinks of gewoon aan de kickertafel. Collega’s worden vrienden. Wat het nog aangenamer maakt op de werkvloer. Dit alles maakt dat ik nog steeds tevreden ben van mijn keuze voor B2Ai. Een fijn bureau om als stagiair je eerste stappen als architect te zetten. (PS.: de verloning voor stagiairs is zeker ook een voordeel).

Door de verscheidenheid aan projecten is geen enkele dag dezelfde.

B2Ai is een bureau met een indrukwekkend portfolio. Door de verscheidenheid aan projecten is geen enkele dag dezelfde. De uitdagende projecten spreken me aan. Zelf werk ik hier graag omwille van de autonomie en verantwoordelijkheden die je krijgt. Ook de verscheidenheid aan profielen en ervaring van de collega’s zorgen ervoor dat je steeds een klankbord hebt. Bij B2Ai zijn de projecten dermate divers dat je je kennis kan uitbreiden of juist verfijnen binnen specifieke domeinen. Zowel grote als kleine projecten behoren tot ons portfolio wat ervoor zorgt dat je steeds de juiste uitdaging vindt.

Onze kantoren in Brussel, Gent & Roeselare zijn vlot bereikbaar en voor een projectarchitect dus een goede uitvalsbasis voor de verschillende werven. Ondanks de grootte is B2Ai toch een bureau waar een gemoedelijke sfeer heerst. Goede samenwerkingen en de vele events die worden georganiseerd dragen hiertoe bij.