Office & People Manager

RetailSonar; Oost-Vlaanderen; Hybrid; EUR 55,000 - 75,000; Full time

Benefits offered by this job

Semestriële bonus

Internationaal team

Work-life balance

Ontwikkelingskansen

Job summary

RetailSonar in Gent zoekt een Office & People Manager die payroll, HR-administratie en officemanagement samenbrengt en de employee experience versterkt.

Je beheert payroll voor België en buurlanden, houdt personeelsdossiers up-to-date, coördineert onboarding en zorgt voor een georganiseerde kantoorruimte. Je werkt zelfstandig, neemt ownership en draagt bij aan een sterke bedrijfscultuur.

Qualifications

• Bachelor- of masterdiploma in Office Management of HR-management.
• Eerdere ervaring in HR-administratie, payroll of officemanagement is een troef.
• Nauwkeurig werk met sterk oog voor detail.
• Vloeiende NL- en EN-communicatie; Frans is een pluspunt.
• Kennis van Belgische arbeidswetgeving is een pluspunt.

Responsibilities

• Payrollbeheer voor België, Nederland, Frankrijk en Duitsland in samenwerking met externe partners.
• Personeelsdossiers en HR-documentatie up-to-date houden.
• Beste respondente contact voor HR-vragen en verlofverzoeken.
• Onboarding coördineren inclusief documentatie, accounts, laptops en verzekeringen.
• Kantoororganisatie en facilitaire zaken, incl. leveranciers en reizen.
• Teamevents en employee happiness initiatieven organiseren.

Skills

HR administratie

Payroll coördinatie

Fleet management

Office management

Employee experience

Education

Bachelor/Master in Office Management

Job description

Hou je ervan om structuur te creëren, ervoor te zorgen dat alles tot in het kleinste detail geregeld is en mensen een fijne werkervaring te bezorgen?

We zijn op zoek naar een Office & People Manager voor ons kantoor in Gent, die nauwkeurige HR-administratie graag combineert met een sterke focus op mensen. Jij wordt de persoon die ervoor zorgt dat veel praktische aspecten van werken bij RetailSonar vlot verlopen: van payroll en fleetbeheer tot onboarding, kantoororganisatie, employee happiness en teamevents.

Het is een gevarieerde rol met veel ownership, veel contact met collega’s in het hele bedrijf en de kans om een zichtbaar verschil te maken in hun dagelijkse werkervaring.

Wat ga je doen

Je rol combineert HR-administratie, payroll, fleetbeheer, officemanagement en employee experience. Je krijgt een gevarieerd takenpakket en hebt veel contact met collega’s in de hele organisatie.

People, payroll & fleet

Je zorgt ervoor dat onze personeelsadministratie vlot en correct verloopt, vanaf de onboarding.

Je zal:

• De payroll voor België, Nederland, Frankrijk en Duitsland coördineren, samen met onze externe payrollpartners.
• Personeelsdossiers, contracten en HR-documentatie correct en up-to-date houden.
• Het eerste aanspreekpunt zijn voor medewerkers met praktische HR-vragen en -verzoeken, zoals ouderschapsverlof en andere afwezigheden.
• De praktische kant van onboarding coördineren, waaronder documentatie, accounts, laptops en verzekeringen.
• Ons wagenpark van bedrijfswagens beheren en medewerkers begeleiden bij het kiezen of wijzigen van hun bedrijfswagen.

Office & employee experience

Je zorgt ervoor dat ons kantoor goed georganiseerd en gastvrij is, en een fijne plek om te werken.

Je zal:

• Instaan voor de dagelijkse werking van het kantoor, van kantoorbenodigdheden en koffie tot facilitaire zaken en praktische vragen.
• Afstemmen met leveranciers, de gebouweigenaar en andere externe partners.
• Zakenreizen regelen wanneer nodig.
• Het kantoor georganiseerd, netjes en in lijn met de RetailSonar-vibe houden.
• Teamevents, afterworks, diners, BBQ’s en teambuildingactiviteiten organiseren.
• Ideeën aanbrengen die employee happiness, verbondenheid en onze kantoorcultuur versterken.

Over jou

Je bent iemand die de details opmerkt die anderen misschien over het hoofd zien. Je houdt ervan dat dingen correct, georganiseerd en goed doordacht zijn, maar tegelijk werk je oprecht graag met mensen en help je hen graag.

Je herkent jezelf waarschijnlijk in het volgende:

• Je hebt een bachelor- of masterdiploma, bij voorkeur in Office Management, HR-management, Bedrijfsmanagement of een verwante richting.
• Een eerste ervaring in HR-administratie, payroll, officemanagement of een gelijkaardige functie is een sterke troef.
• Je hebt een uitstekend oog voor detail en bent trots op nauwkeurig werk.
• Je brengt graag structuur aan en houdt makkelijk meerdere onderwerpen tegelijk in het oog.
• Je bent proactief en wacht niet tot iemand je vertelt wat er als volgende moet gebeuren.
• Je helpt graag collega’s en wil bijdragen aan een positieve employee experience.
• Je neemt graag ownership en werkt zelfstandig.
• Je hebt interesse in arbeidswetgeving en HR-administratie. Kennis van de Belgische sociale wetgeving is een pluspunt, en je bent gemotiveerd om je kennis uit te breiden naar Nederland, Frankrijk en Duitsland.
• Je communiceert vlot in het Nederlands en het Engels. Kennis van het Frans is een pluspunt.
• Je denkt graag na over hoe processen, de kantooromgeving en onze bedrijfscultuur continu verbeterd kunnen worden.

Waarom RetailSonar?

Deze rol geeft je de kans om betrokken te raken bij heel wat verschillende aspecten van een groeiend internationaal bedrijf.

Wat mag je verwachten:

• Een zeer gevarieerde rol die HR, payroll, officemanagement, employee experience en events combineert.
• Veel ownership en verantwoordelijkheid, met de steun van je collega’s wanneer je die nodig hebt.
• Rechtstreeks contact met de hele organisatie, waardoor je impact heel zichtbaar is.
• De kans om bij te leren over payroll en HR-administratie in België, Nederland, Frankrijk en Duitsland.
• Een competitief salarispakket, aangevuld met een semestriële team- en individuele bonus.
• Een jong, internationaal en ambitieus team dat samenwerkt aan innovatieve oplossingen.
• Een sterke focus op work-life balance en op het creëren van een werkplek waar mensen graag naartoe komen.
• Persoonlijke coaching en ontwikkelingskansen waarmee je je interesses kan verkennen en kan groeien binnen je rol.
• Regelmatige teamevents, activiteiten en internationale trips.
• Een bedrijf waar een Great Place to Work zijn niet zomaar een label is, maar iets waarin we actief investeren.

Klinkt dit als jou?

Ben jij iemand die graag structuur brengt, trots is op werk dat tot in de details klopt en graag zorgt voor de mensen om je heen? Dan maken we graag kennis met je.

Bij RetailSonar beheer je niet zomaar een kantoor of verwerk je administratie. Je helpt een omgeving creëren waarin mensen hun beste werk kunnen leveren en daar ook plezier in hebben.