Office Manager - Law firm (M/F/X)

Jobat; Brussel; On-site; EUR 42,000 - 64,000; Full time

Job summary

Jobat voert namens een internationaal advocatenkantoor met vestiging in Brussel de dagelijkse operaties van het kantoor. U leidt de administratieve en office services teams en ziet toe op faciliteiten, onderhoud en de werkplekervaring.

U coördineert leveranciers en externe dienstverleners, beheert aanbestedingen en contracten, en bewaakt budgetten en operationele kosten. Daarnaast werkt u samen met leiderschap en internationale ondersteunings-teams aan continuïteit en naleving.

Qualifications

• Aantoonbare ervaring met leidinggeven aan kantoor- of administratieve teams.
• Ervaring met beheer van kantooroperaties in een internationale omgeving is een plus.
• Kennis van health & safety-regelgeving en lokale richtlijnen.
• Sterke communicatie- en stakeholder-managementvaardigheden.
• Ervaring met budgetbewaking en kostenbeheersing in een kantooromgeving.

Responsibilities

• Beheer dagelijkse operaties van het Brusselse kantoor.
• Leid en ondersteun administratieve en office services teams.
• Toezicht op faciliteiten, kantooronderhoud en werkplekervaring.
• Coördineer leveranciers, aannemers en externe dienstverleners.
• Beheer leveranciersrelaties, aanbestedingen en contractonderhandelingen.

Skills

Leiding geven

Projectmanagement

Kantooroperaties

Vendor management

Budgetbewaking

Compliance gezondheid & veiligheid

Communicatie

Job description

Our client is a highly respected international law firm with a strong reputation for excellence and client service. With a collaborative and professional culture, the firm combines high standards with a supportive working environment where people are encouraged to take ownership and make an impact.

Jobomschrijving

• Manage the daily operations of the Brussels office
• Lead and support administrative and office services teams
• Oversee facilities, office maintenance, and workplace experience
• Coordinate suppliers, contractors, and external service providers
• Manage vendor relationships, tenders, and contract negotiations
• Monitor office budgets, expenses, and operational costs
• Organise office events, meetings, and internal initiatives
• Drive process improvements and operational efficiency projects
• Ensure compliance with health & safety and local regulations
• Coordinate onboarding and support employee experience initiatives
• Act as the main contact for landlords, building management, and external stakeholders
• Collaborate closely with leadership and international support teams
• Support business continuity, ESG, and office governance initiatives
• Coordinate local IT-related office needs and employee support