Office Manager – Administratief medewerk(st)er

Notaris.be; Heist-op-den-Berg; Sur place; EUR 28 000 - 38 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

Hospitalisatieverzekering

Aanvullend pensioenplan

Eindejaarspremie

CAO-premie

Verplaatsingsonkosten

Maïtdcheques en ecocheques

Teambuildings

Résumé du poste

Notaris.be zoekt een enthousiaste office manager om cliënten warm te ontvangen en als eerste aanspreekpunt op kantoor te fungeren. Je beheert de agenda, beantwoordt de telefoon en coördineert post en e-mails binnen een notariële context.

Daarnaast ondersteun je dossierbeheerders administratief bij opstart en opvolging van dossiers. Een proactieve, nauwkeurige teamspeler met kennis van Word/Excel/Outlook werkt hier prettig samen.

Qualifications

• Ervaring in de juridische sector, bij voorkeur in het notariaat.
• Goede kennis van MS Office (Word, Excel, Outlook).
• Nauwkeurigheid en heldere communicatie.
• Teamspeler met verantwoordelijke instelling.

Responsabilités

• Verwelkomen van cliënten op het kantoor en dienen als eerste aanspreekpunt.
• Beantwoorden van de eerste telefoonlijn.
• Beheren van de kantooragenda en afsprakenplanning.
• Beheren van inkomende en uitgaande post/e-mails.
• Beheren van het archief en dossieropvolging.
• Plaatsen van kantoorbestellingen en contact met leveranciers.
• Ondersteunen van dossierbeheerders bij opstart van dossiers.

Connaissances

Ervaring juridische sector

Supermedewerker ervaring

MS Office

Nauwkeurigheid

Teamspeler

Plannen en prioriteiten

Outils

Supermedewerker

Description du poste

Jouw impact

Je Staat In Voor De Verwelkoming Van Cliënten Op Het Kantoor En Fungeert Als Eerstelijns Aanspreekpunt Voor Éénieder Die Het Kantoor Bezoekt. Aan Volgende Taken Kan Je Je Verwachten

• Verwelkomen van cliënten op het kantoor;
• Beantwoorden van de eerste telefoonlijn;
• Behandelen van de inkomende en uitgaande post / mails;
• Beheren van de kantooragenda;
• Inplannen van afspraken;
• Beheren van het archief;
• Plaatsen van kantoorbestellingen en het contact met leveranciers;

Jouw impact

Je Staat In Voor De Verwelkoming Van Cliënten Op Het Kantoor En Fungeert Als Eerstelijns Aanspreekpunt Voor Éénieder Die Het Kantoor Bezoekt. Aan Volgende Taken Kan Je Je Verwachten

• Verwelkomen van cliënten op het kantoor;
• Beantwoorden van de eerste telefoonlijn;
• Behandelen van de inkomende en uitgaande post / mails;
• Beheren van de kantooragenda;
• Inplannen van afspraken;
• Beheren van het archief;
• Plaatsen van kantoorbestellingen en het contact met leveranciers;
• …

Naast de rol van office manager zal je ook de dossierbeheerders administratief ondersteunen zoals het uitvoeren van de voorafgaandelijke opzoekingen bij de opstart van allerlei dossiers.

• Elektronische registratie van de akten;
• Inschrijving van testamenten en huwelijkscontracten in de daartoe bestemde registers;
• Meldingsformaliteiten zoals bv. syndicus;
• Voorbereiding en opvolging van handlichtingsdossiers;
• Afsluiting van dossiers;
• Repertorium;
• …

Jij bent de organisator die ervoor zorgt dat het kantoor efficiënt draait, en tegelijkertijd de cliënten een warm welkom biedt!

Jij brengt mee

• Ervaring in de juridische sector, bij voorkeur in het notariaat;
• Ervaring met het programma Supermedewerker (Dataconsult) is een plus en geen must;
• Goede kennis van de gebruikelijke softwareprogramma’s (Word, Excel en Outlook);
• Nauwkeurigheid en vlotte communicatie;
• Grote verantwoordelijkheidszin en een hands-on mentaliteit;
• De nodige aandacht voor detail;
• Teamspeler met verantwoordelijkheidszin, die ook zelfstandig kan plannen en prioriteiten kan stellen.

Wat je van ons krijgt

• Een contract van onbepaalde duur (voltijds of halftijds - bespreekbaar);
• Een afwisselende en uitdagende functie in een hecht team van fijne collega's;
• De ruimte om jezelf te ontwikkelen en nieuwe skills op te doen in de notariële wereld;
• Een aangename werkplek waar plezier én professionaliteit hand in hand gaan;
• Een correct loon in overeenstemming met je ervaring en verantwoordelijkheden;
• Jouw verloning wordt aangevuld met extra-legale voordelen: hospitalisatieverzekering, aanvullend pensioenplan, eindejaarspremie, CAO-premie, verplaatsingsonkosten, maaltijdcheques en ecocheques;
• Fijne teambuildings.

Zin om mee het verschil te maken?