Office Manager

Hillewaere Insurance | ICS; Oost-Vlaanderen; Sur place; EUR 32 000 - 52 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

Bedrijfswagen

Flexplan verloningspakket

Maaltijdcheques

Groepsverzekering

Hospitalisatieverzekering

EAP

Work-life balans

Benefits@Work Ekivita kortingen

Résumé du poste

Hillewaere Vastgoed | Christie’s International Real Estate Belgium zoekt een dynamische Office Manager Vastgoed voor ons Gent-kantoor. Je bent de ruggengraat van het kantoor, zorgt voor vlotte dossiers, afspraken en relaties met klanten en ondersteunt het vastgoedteam proactief.

Je energie komt van het ondersteunen van een commercieel vastgoedteam, bent klantgericht, administratief sterk en brengt structuur in een dynamische omgeving.

Qualifications

• Dossierbeheer: je ondersteunt de vastgoedmakelaars administratief en zorgt voor correcte, volledige en efficiënte dossieropvolging.
• Klantencontact: je bent een belangrijk aanspreekpunt voor klanten via telefoon, mail en onthaal en streeft naar een uitstekende klantenbeleving.
• Agendabeheer: je beheert de agenda’s van collega’s en zorgt voor een optimale planning van afspraken, bezoeken en opvolgmomenten.
• Administratieve afhandeling: je verzamelt alle noodzakelijke informatie voor verkoop- en verhuurdossiers en zorgt voor een nauwkeurige verwerking.
• Makelaarscontact: je ondersteunt samenwerking binnen het vastgoedteam en draagt bij aan structuur in overlegmomenten en operationele processen.
• Office Management Team: je werkt nauw samen met de Office Managers van andere kantoren en draagt bij aan een uniforme werking.
• Pand- en marketingpresentatie: je helpt mee aan kwalitatieve en aantrekkelijke presentatie van de vastgoedportefeuille.
• Kantoororganisatie: je bewaakt de algemene kantoorwerking en zorgt voor beschikbaarheid van marketingmateriaal en bureaubenodigdheden

Responsabilités

• Ondersteunen van het vastgoedteam met administratieve taken en dossieropvolging.
• Uitstekende klantenbeleving leveren via telefoon, mail en onthaal.
• Beheren van de agenda’s en zorgen voor efficiënte planning van afspraken en bezoeken.
• Verzamelen van vereiste informatie voor verkoop- en verhuurdossiers en nauwkeurige verwerking.
• Ondersteunen van samenwerking binnen het vastgoedteam en zorgen voor structuur in overlegmomenten.
• Samenwerken met andere Office Managers voor een uniforme werking.
• Zorgen voor professionele presentatie van het vastgoedportfolio en kantoorpresentatie.
• Zorgen voor continuïteit van kantoororganisatie en beschikbaarheid van materiaal

Description du poste

In het kort

Bij Hillewaere Vastgoed | Christie’s International Real Estate Belgium zoeken we een dynamische Office Manager Vastgoed voor ons kantoor in Gent.

Als Office Manager Vastgoed ben jij de ruggengraat van het kantoor. Je zorgt ervoor dat dossiers, afspraken en klantencontacten vlot verlopen en ondersteunt het vastgoedteam op een proactieve manier.

Haal jij energie uit het ondersteunen van een commercieel vastgoedteam? Ben je klantgericht, administratief sterk en hou je ervan om structuur te brengen in een dynamische omgeving? Bouw je graag mee aan de succesverhalen van je collega’s én zorg je ervoor dat klanten een uitzonderlijke ervaring beleven?

Dan ben jij misschien wel de collega die we zoeken.

Voordelen

• Een correct loon vanaf dag één aangevuld met:
• Bedrijfswagen én jouw verloningspakket op maat via ons Flexplan (na 1 jaar dienst)
• Maaltijdcheques - Ecocheques
• Groepsverzekering & gewaarborgd inkomen
• Hospitalisatieverzekering en EAP
• Maximale flexibiliteit voor life-life balance
• Exclusieve kortingen via Benefits@Work | Ekivita by Edenred

Waar maak jij het verschil?

• Dossierbeheer: Je ondersteunt de vastgoedmakelaars administratief en zorgt ervoor dat dossiers correct, volledig en efficiënt worden samengesteld en opgevolgd.
• Klantencontact: Je bent een belangrijk aanspreekpunt voor klanten via telefoon, mail en onthaal en draagt bij aan een uitstekende klantenbeleving.
• Agendabeheer: Je beheert de agenda’s van je vastgoedcollega’s en zorgt voor een optimale planning van afspraken, bezoeken en opvolgmomenten.
• Administratieve afhandeling: Je verzamelt alle noodzakelijke informatie voor verkoop- en verhuurdossiers en zorgt voor een nauwkeurige administratieve verwerking.
• Makelaarscontact: Je ondersteunt de samenwerking binnen het vastgoedteam en helpt mee structuur te brengen in overlegmomenten en operationele processen.
• Office Management Team: Je werkt nauw samen met de Office Managers uit de andere Hillewaere-kantoren en draagt bij aan een uniforme en professionele werking.
• Pand- en marketingpresentatie: Dankzij jouw oog voor detail en esthetiek help je mee aan een kwalitatieve en aantrekkelijke presentatie van onze vastgoedportefeuille.
• Kantoororganisatie: Je waakt over de algemene kantoorwerking en zorgt ervoor dat marketingmateriaal en burebeln benodigdheden steeds beschikbaar zijn.

Wie ben jij?

• Ownership: Je neemt verantwoordelijkheid op en hebt een ondernemende ingesteldheid.
• Ervaring: Je hebt bij voorkeur een eerste professionele ervaring in een administratieve of ondersteunende functie. Ervaring binnen vastgoed is een plus.
• Communicatieve vaardigheden: Je communiceert vlot en professioneel in het Nederlands. Kennis van Frans en Engels is een sterke meerwaarde.
• Organisatietalent: Plannen, structureren en prioriteiten stellen zijn jouw tweede natuur.
• Klantgerichtheid: Je bent servicegericht, professioneel en vriendelijk in elke interactie.
• Zelfstandigheid en nauwkeurigheid: Je werkt gestructureerd, denkt vooruit en hebt oog voor detail.
• Digitale vaardigheden: Je werkt vlot met courante softwarepakketten en maakt je nieuwe systemen snel eigen.
• Commerciële flair: Je begrijpt de noden van een commerciële omgeving en draagt actief bij aan het succes van het team.
• Positieve attitude: Je straalt enthousiasme uit en bent een aangename collega om mee samen te werken.
• Teamspirit & commitment: Je gelooft in samenwerking en wil mee bouwen aan de verdere groei van Hillewaere | Christie’s International Real Estate Belgium.