Office Manager

Hillewaere Insurance; Mol; Remote; EUR 42,000 - 56,000; Full time

Benefits offered by this job

Bedrijfswagen & verloningspakket via/€

Maaltijdcheques - Ecocheques

Groepsverzekering & gewaarborgd income

Hospitalisatieverzekering en EAP

Maximale flexibiliteit voor life-life?

Job summary

Hillewaere Vastgoed | Christie’s International Real Estate Belgium zoekt een dynamische Office Manager Vastgoed voor ons kantoor in Mol. Je bent de ruggengraat van het kantoor en zorgt voor vlotte dossiers, afspraken en klantcontacten terwijl je het vastgoedteam proactief ondersteunt.

Je bent klantgericht, administratief sterk en brengt structuur aan in een dynamische omgeving. Je werkt samen met collega’s, beheert agendas, verwerkt dossiers en draagt bij aan een professionele en aangename

Qualifications

• Ownership: Je neemt verantwoordelijkheid op en hebt een ondernemende ingesteldheid.
• Ervaring: Je hebt bij voorkeur een eerste professionele ervaring in een administratieve of ondersteunende functie.
• Communicatieve vaardigheden: Je communiceert vlot en professioneel in het Nederlands. Kennis van Frans en Engels is een sterke meerwaarde.
• Organisatietalent: Plannen, structureren en prioriteiten stellen zijn jouw tweede natuur.
• Klantgerichtheid: Je bent servicegericht, professioneel en vriendelijk in elke interactie.
• Zelfstandigheid en nauwkeurigheid: Je werkt gestructureerd, denkt vooruit en hebt oog voor detail.
• Digitale vaardigheden: Je werkt vlot met courante softwarepakketten en maakt je nieuwe systemen snel eigen.
• Commerciële flair: Je begrijpt de noden van een commerciële omgeving en draagt actief bij aan het succes van het team.
• Positieve attitude: Je straalt enthousiasme uit en bent een aangename collega om mee samen te werken.
• Teamspirit & commitment: Je gelooft in samenwerking en wil mee bouwen aan de verdere groei van Hillewaere | Christie’s International Real Estate Belgium.

Responsibilities

• Dossierbeheer: Je ondersteunt de vastgoedmakelaars administratief en zorgt ervoor dat dossiers correct, volledig en efficiënt worden samengesteld en opgevolgd.
• Klantencontact: Je bent een belangrijk aanspreekpunt voor klanten via telefoon, mail en onthaal en draagt bij aan een uitstekende klantenbeleving.
• Agendabeheer: Je beheert de agenda’s van je vastgoedcollega’s en zorgt voor een optimale planning van afspraken, bezoeken en opvolgmomenten.
• Administratieve afhandeling: Je verzamelt alle noodzakelijke informatie voor verkoop- en verhuurdossiers en zorgt voor een nauwkeurige administratieve verwerking.
• Makelaarscontact: Je ondersteunt de samenwerking binnen het vastgoedteam en helpt mee structuur te brengen in overlegmomenten en operationele processen.
• Office Management Team: Je werkt nauw samen met de Office Managers uit de andere Hillewaere-kantoren en draagt bij aan een uniforme en professionele werking.
• Pand- en marketingpresentatie: Dankzij jouw oog voor detail en esthetiek help je mee aan een kwalitatieve en aantrekkelijke presentatie van onze vastgoedportefeuille.
• Kantoororganisatie: Je waakt over de algemene kantoorwerking en zorgt ervoor dat marketingmateriaal en bureelbenodigdheden steeds beschikbaar zijn.

Skills

Ownership

Ervaring

Communicatieve vaardigheden

Organisatietalent

Klantgerichtheid

Zelfstandigheid en nauwkeurigheid

Digitale vaardigheden

Commerciële flair

Positieve attitude

Teamspirit & commitment

Tools

Microsoft Office

Job description

Bij Hillewaere Vastgoed | Christie’s International Real Estate Belgium zoeken we een dynamische Office Manager Vastgoed voor ons kantoor in Mol.

Als Office Manager Vastgoed ben jij de ruggengraat van het kantoor. Je zorgt ervoor dat dossiers, afspraken en klantencontacten vlot verlopen en ondersteunt het vastgoedteam op een proactieve manier.

Haal jij energie uit het ondersteunen van een commercieel vastgoedteam? Ben je klantgericht, administratief sterk en hou je ervan om structuur te brengen in een dynamische omgeving? Bouw je graag mee aan de succesverhalen van je collega’s én zorg je ervoor dat klanten een uitzonderlijke ervaring beleven?

Dan ben jij misschien wel de collega die we zoeken.

• Een correct loon vanaf dag één aangevuld met:
• Bedrijfswagen én jouw verloningspakket op maat via ons Flexplan
• Maaltijdcheques - Ecocheques
• Groepsverzekering & gewaarborgd inkomen
• Hospitalisatieverzekering en EAP
• Maximale flexibiliteit voor life-life balance

Waar maak jij het verschil?

• Dossierbeheer: Je ondersteunt de vastgoedmakelaars administratief en zorgt ervoor dat dossiers correct, volledig en efficiënt worden samengesteld en opgevolgd.
• Klantencontact: Je bent een belangrijk aanspreekpunt voor klanten via telefoon, mail en onthaal en draagt bij aan een uitstekende klantenbeleving.
• Agendabeheer: Je beheert de agenda’s van je vastgoedcollega’s en zorgt voor een optimale planning van afspraken, bezoeken en opvolgmomenten.
• Administratieve afhandeling: Je verzamelt alle noodzakelijke informatie voor verkoop- en verhuurdossiers en zorgt voor een nauwkeurige administratieve verwerking.
• Makelaarscontact: Je ondersteunt de samenwerking binnen het vastgoedteam en helpt mee structuur te brengen in overlegmomenten en operationele processen.
• Office Management Team: Je werkt nauw samen met de Office Managers uit de andere Hillewaere-kantoren en draagt bij aan een uniforme en professionele werking.
• Pand- en marketingpresentatie: Dankzij jouw oog voor detail en esthetiek help je mee aan een kwalitatieve en aantrekkelijke presentatie van onze vastgoedportefeuille.
• Kantoororganisatie: Je waakt over de algemene kantoorwerking en zorgt ervoor dat marketingmateriaal en bureelbenodigdheden steeds beschikbaar zijn.

Wie ben jij?

• Ownership: Je neemt verantwoordelijkheid op en hebt een ondernemende ingesteldheid.
• Ervaring: Je hebt bij voorkeur een eerste professionele ervaring in een administratieve of ondersteunende functie. Ervaring binnen vastgoed is een plus.
• Communicatieve vaardigheden: Je communiceert vlot en professioneel in het Nederlands. Kennis van Frans en Engels is een sterke meerwaarde.
• Organisatietalent: Plannen, structureren en prioriteiten stellen zijn jouw tweede natuur.
• Klantgerichtheid: Je bent servicegericht, professioneel en vriendelijk in elke interactie.
• Zelfstandigheid en nauwkeurigheid: Je werkt gestructureerd, denkt vooruit en hebt oog voor detail.
• Digitale vaardigheden: Je werkt vlot met courante softwarepakketten en maakt je nieuwe systemen snel eigen.
• Commerciële flair: Je begrijpt de noden van een commerciële omgeving en draagt actief bij aan het succes van het team.
• Positieve attitude: Je straalt enthousiasme uit en bent een aangename collega om mee samen te werken.
• Teamspirit & commitment: Je gelooft in samenwerking en wil mee bouwen aan de verdere groei van Hillewaere | Christie’s International Real Estate Belgium.

Hoe pakken wij onze sollicitaties aan?

Tijdens de telefonische kennismaking toetsen we enkele harde criteria zoals persoonlijkheid, wensen, behoeften en eerder opgedane ervaring. Dit gesprek geeft ons beiden een eerste indruk.

Na het telefonisch gesprek volgt er een kennismaking op kantoor met jouw directe leidinggevende. Op die manier krijg je de kans om de sfeer op de werkvloer te ervaren en te ontdekken of er een klik is. Tijdens dit gesprek gaat de leidinggevende ook dieper in op jouw technische kennis en vaardigheden.

We laten je een Talenten Motivatie Analyse invullen. Ongeacht het eindresultaat van de sollicitatie ontvang je van ons jouw volledig persoonlijk rapport. Dit rapport biedt waardevolle inzichten in jouw talenten en motivatiefactoren.

Zijn zowel jij als wij overtuigd dat je past bij Hillewaere en binnen het vooropgestelde functieprofiel? Dan ontvang je van ons een loonvoorstel. We geven je de tijd om het voorstel door te nemen en bijkomende vragen te stellen.

Jij bent #helemaalhillewaere. Welkom bij onze organisatie.

Ons kantoor in Mol ligt op een centrale en vlot bereikbare locatie. Je werkt in de levendige winkelstraat met alle nodige faciliteiten binnen handbereik. Dankzij de goede verbinding met het openbaar vervoer en ruime parkeermogelijkheden in de omgeving, kom je zonder zorgen toe. Op zoek naar een inspirerende werkomgeving in een ambitieus team waar je volop kan groeien in de vastgoedwereld? Dit is jouw kans.

Nu al ontdekken wie je collega’s zijn? Ook dat is...