Office Manager

VANTR; Gent; Sur place; EUR 38 000 - 45 000; Plein temps

Résumé du poste

Vantr zoekt een Office Manager die de motor is van onze dagelijkse werking. Jouw hoofdtaak is het in elkaar puzzelen van chauffeurs- en werknemersplanningen zodat alles op wieltjes loopt. Je werkt zelfstandig en houdt het overzicht, ook in drukke momenten.

Daarnaast pak je tal van administratieve taken op: mailbox beheer, offertes, rapportages, facturatie en draaiboeken voor eventshuttles. Geen dag is hetzelfde en jij zorgt voor orde en efficiëntie.

Qualifications

• Klantgericht werken met aandacht voor planning en administratie.
• Controle over arbeidsuren en verloning.
• Ervaring met kantoormanagement is een pré.
• Goede organisatorische vaardigheden.

Responsabilités

• De chauffeurs- en werknemersplanning opstellen en beheren.
• Beheer van dagelijkse mailbox en opvolging.
• Offertes opmaken voor (toekomstige) klanten.
• Rapportages naar klanten opstellen.
• De facturatie in goede banen leiden.
• Draaiboeken uitwerken voor onze eventshuttles.
• Het kantoor mee draaiende houden, administratief en organisatorisch.

Connaissances

Structuur

Zelfstandigheid

Communicatie

Planningssoftware

MS Office

Outils

MS Office

Excel

Outlook

Description du poste

Wie is Vantr?

Vantr rijdt voor business, privé en events – chauffeurs- en shuttlediensten met stijl. Geen saaie taxirit, wel een ervaring waarbij discretie, comfort en perfecte timing centraal staan. We groeien hard en zijn nog steeds die hechte, ambitieuze ploeg die overal een oplossing voor vindt. Om die groei mee in goede banen te leiden, zoeken we een Office Manager die van plannen, puzzelen en aanpakken houdt en het kloppend hart van onze planning wordt.

Wat ga je doen?

Als Office Manager ben jij dé motor van onze dagelijkse werking. Jouw hoofdtaak: de chauffeurs- en werknemersplanningen in elkaar puzzelen zodat alles op wieltjes loopt. Daarnaast pak je nog een hele reeks andere taken mee op.

Hierover neem jij de verantwoordelijkheid:

• De chauffeurs- en werknemersplanningen opmaken en beheren
• De dagelijkse mailbox mee in de gaten houden en opvolgen
• Offertes opmaken voor (toekomstige) klanten
• Rapporteringen naar klanten opstellen
• De facturatie in goede banen leiden
• Draaiboeken uitwerken voor onze eventshuttles
• De arbeidsuren controleren en doorsturen voor verloning
• Het kantoor mee draaiende houden, administratief en organisatorisch
• Nog een hele reeks andere administratieve taken oppakken – geen dag is hetzelfde

Wie zoeken we?

• Jij houdt van structuur creëren in de chaos en gaat pas rustig ademen als alles op zijn plek staat
• Je werkt zelfstandig en verliest het overzicht niet, ook niet op de drukste momenten
• Je communiceert vlot met chauffeurs, collega’s én klanten
• MS Office (Word, Excel, Outlook) is voor jou geen vreemde taal; kennis van planningssoftware is een bonus
• Je spreekt vloeiend Nederlands. Kennis van de Franse en Engelse taal is een sterke meerwaarde
• Ervaring is geen must, deze kan je bij ons opdoen