Office & Facilities Officer

Easi SA; Oost-Vlaanderen; Hybride; EUR 40 000 - 55 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

Bedrijfswagen met laadkaart

Maaltijdcheques

Hospitalisatieverzekering Alan

Groepsverzekering

Anciënniteitsdagen

Cafetariaplan

Résumé du poste

Easi SA zoekt een Office & Facilities Officer om de dagelijkse werking van onze kantoren te ondersteunen. Je beheert gebouwen en faciliteiten, ondersteunt interne diensten en levert data-gedreven KPI-rapportages voor kostenbeheer.

De functie combineert operationele opvolging met projectmatig werk en onboarding van nieuwe collega's, met mogelijkheden om te reizen naar Antwerp en Ronse. Gent blijft thuisbasis.

Qualifications

• Bachelor diploma in Office Management, Facility Management or similar.
• 1–3 years relevant experience in a comparable role.
• You work precisely, structured and reliable, with a good sense of priorities.
• You communicate fluently in Dutch (C2) and are comfortable in English.
• You are a proactive team player who collaborates across departments and is solutions-oriented.

Responsabilités

• Beheer van gebouwen en infrastructuur: onderhoud, interventies, kantoorinrichting en leveranciers.
• Beheer van de faciliteiten: badges, telefonie, laadoplossingen en voorzieningen.
• Ondersteuning van interne diensten en events, catering, welzijn en voorraadbeheer.
• Ondersteuning van het Fleet-team: wagenpark, check-ins/outs, tank- en laadkaarten en verzekeringsdossiers.
• Onboarding van nieuwe collega’s: onthaalmomenten, rondleidingen en werkmaterialen.
• Administratieve opvolging: post, contracten, verzekeringen, archieven en documenten.

Connaissances

Office management

Data analysis

Cost management

Excel

Project coordination

Team collaboration

Dutch language (Nederlands)

English

Formation

Bachelor in Office/Facility Management

Description du poste

Als Office & Facilities Officer maak je deel uit van het team dat verantwoordelijk is voor het beheer van de infrastructuur en ondersteunende diensten binnen Easi.

Je ondersteunt de dagelijkse werking van onze kantoren, beantwoord vragen over het wagenpark en je werkt op diverse interne projecten voor de optimalisatie van onze kantoren. Daarbij ben je het eerste aanspreekpunt voor Easi Gent en bied je ondersteuning aan Easi Antwerpen en Easi Ronse. Je werkt nauw samen met collega's, interne diensten en externe leveranciers om ervoor te zorgen dat onze medewerkers kunnen werken in een professionele, aangename en goed georganiseerde omgeving.

Deze functie combineert een sterke operationele en administratieve opvolging met projectmatig werk en analyse. Je volgt dossiers op van A tot Z, analyseert relevante data, stelt rapporten op en ondersteunt het kostenbeheer. Dankzij jouw inzichten en proactieve aanpak draag je bij aan de verdere optimalisatie van onze gebouwen, faciliteiten en interne processen.

Heb je een eerste ervaring binnen facilities, office management of een vergelijkbare ondersteunende functie? Ben je organisatorisch sterk, analytisch ingesteld en haal je energie uit het ontzorgen van collega's? Dan ben jij misschien wel de persoon die we zoeken!

En waarom niet bij de Beste Werkgever van België sinds 2015?

Als Office & Facilities Officer vervul je een bijzonder veelzijdige rol binnen Easi. Je combineert administratie, organisatie, coördinatie, analyse en projectwerk met een sterke focus op dienstverlening. De ene dag volg je een technische interventie op, de andere dag organiseer je een onboarding, ondersteun je een intern event of analyseer je kosten en rapporteringen. Dankzij jouw inzet kunnen onze collega's elke dag rekenen op een aangename, efficiënte en professionele werkomgeving.

Concreet krijg je onder andere volgende verantwoordelijkheden:

• Beheer van gebouwen en infrastructuur: opvolging van onderhoud, technische interventies, kantoorinrichting en leveranciers.
• Beheer van de faciliteiten: opvolging van toegangsbadges, telefonie, laadoplossingen en andere voorzieningen.
• Ondersteuning van interne diensten: meewerken aan interne events, catering, welzijnsinitiatieven en voorraadbeheer.
• Ondersteuning van het Fleet-team: opvolging van het wagenpark, check-ins en check-outs van voertuigen, tank- en laadkaarten en schade- en verzekeringsdossiers.
• Onboarding van nieuwe collega's: organiseren van onthaalmomenten, rondleidingen en werkmateriaal.
• Administratieve opvolging: beheer van post, contracten, verzekeringen, archieven en documentatie.
• Dagelijkse ondersteuning van medewerkers: beantwoorden van vragen en opvolgen van facilitaire aanvragen.
• Kostenbeheer en optimalisatie: opvolgen van kosten en formuleren van verbeteringsvoorstellen.
• Rapportering en analyse: uitwerken van KPI's, dashboards en managementrapporteringen.
• Beheer van de doorstroom van IT-materiaal van klanten, in samenwerking met consultants.
• Aansturen van het onderhoudspersoneel en bewaken van de netheid en uitstraling van de kantoren

Hoewel Gent je thuisbasis wordt, beperken jouw impact en enthousiasme zich niet tot één kantoor. Je bent bereid om je, wanneer nodig, te verplaatsen naar onze kantoren in Antwerpen en Ronse voor ondersteuning, teammeetings, projecten of events. Zo bouw je mee aan een sterke en uniforme werkervaring voor collega's over heel Easi heen.

• Je behaalde bij voorkeur een bachelordiploma binnen Office Management, Facility Management of een gelijkaardige richting, of je hebt 1 tot 3 jaar relevante ervaring in een vergelijkbare functie.
• Je werkt nauwkeurig, gestructureerd en betrouwbaar, met oog voor detail en een sterk gevoel voor prioriteiten.
• Je communiceert vlot in het Nederlands (C2-niveau) en bent comfortabel in het Engels.
• Je bent een proactieve teamspeler die graag samenwerkt met verschillende afdelingen en steeds oplossingsgericht denkt.
• Je bent servicegericht, behulpzaam en hands-on. Je haalt energie uit het ondersteunen van collega's en steekt graag zelf de handen uit de mouwen.
• Je werkt zelfstandig en ondernemend en neemt spontaan initiatief om projecten en verbeteringen vooruit te helpen.
• Je hebt een goede kennis van Excel en voelt je comfortabel bij administratieve opvolging en rapportering.
• Ervaring met of kennis van KPI-opvolging, rapportering en kostenbeheer.
• Affiniteit met data-analyse en cijfermatige inzichten.
• Een goede kennis van het Frans.

Competitief salarispakket met extralegale voordelen:

• Bedrijfswagen met laadkaart voor onbeperkt gebruik binnen België
• Maaltijdcheques
• Hospitalisatieverzekering Alan :innovatieve, transparante en papierloze gezondheidspartner. Mogelijkheid om ambulante en tandartsverzekeringen (specialisten, dokters, tandartsen,...) toe te voegen tegen een lagere kostprijs dan indien ze afzonderlijk worden genomen
• Groepsverzekering
• Anciënniteitsdagen
• Cafetariaplan waarin de mogelijkheid bestaat om de eindejaarspremie en andere bonussen te optimaliseren naar bijkomende, gepersonaliseerde voordelen

Een leuke en stimulerende werkomgeving:

• Moderne, welzijnsgerichte kantoren
• Een jong, dynamisch en toekomstgericht management
• Evenementen: sport- en teambuildingevenementen, gala-avonden, enz.
• Vers fruit, gratis ontbijt één keer per maand, gaming room (darts, PlayStation, gezelschapsspelen, kickertafel,...), afterwork elke vrijdag, en ... straffe koffie ;-)

Mogelijkheden:

• Mogelijkheid om snel door te groeien, zowel verticaal als horizontaal
• Mogelijkheid om aandeelhouder te worden na 3-4 jaar