Medewerker onthaal en administratie – bepaalde duur (30,4u tot 38u/week)

Voluit; Wippelgem, Gent; Remote; EUR 23,000 - 32,000; Full time

Job summary

Voluit zoekt een Medewerker onthaal en administratie voor een vervangingscontract met een vaste duur tot eind juni 2027. Je ondersteunt interne en externe klanten via onthaal en diverse administratieve taken binnen het team in Evergem (Wippelgem) en occasioneel Gent.

Je werkt nauwgezet en kan zowel zelfstandig als in teamverband bijdragen aan de planning, postafhandeling, bezoekersontvangst en communicatie-opdrachten. Rijbewijs is gewenst om verplaatsingen te maken.

Qualifications

• Goede organisatorische en administratieve vaardigheden.
• Communicatief vaardig, zowel mondeling als schriftelijk.
• Kan zelfstandig werken en in teamverband.
• Goede cijfermatige interpretatie.
• Nauwkeurig, stipt en betrouwbaar.
• IT-minded en vertrouwd met courante software.
• Rijbewijs en mobiliteit met auto.

Responsibilities

• Ontvangst bezoekers en telefoonpermanentie.
• Behandel info-mailbox en verdeel interne en externe post.
• Verwerken en verdelen van interne en externe post en berichten.
• Aanspreekpunt voor onderhoud van gebouwen en printerproblemen.
• Administratieve en organisatorische taken bij evenementen en vormingsplanning.
• Plannen en opvolgen van bestellingen en voorraadbeheer.
• Ondersteuning communicatie en drukwerk.

Skills

Organisatorische vaardigheden

Administratieve vaardigheden

Communicatie

Teamwork

Cijfers interpreteren

Nauwkeurigheid

IT-vaardigheden

Rijbewijs

Job description

Medewerker onthaal en administratie – bepaalde duur (30,4u tot 38u/week)

Vervangingscontract 30,4 tot 38u/week met voorziene duur tot eind juni 2027

Voluit begeleidt mensen met een (vermoeden van) verstandelijke beperking, lichamelijke beperking, autisme, NAH en/of kwetsbaarheden op verschillende levensdomeinen. Wij zijn er voor alle mogelijke vragen naar ondersteuning op vlak van wonen, werken, dagbesteding en vrije tijd. Mensen worden niet alleen gewaardeerd om wat ze doen, maar vooral om wie ze zijn.

De functie:

Voor ons team administratie zijn we op zoek naar een medewerker onthaal en administratie (30,4u tot 38u/week) voor een vervangingscontract met voorziene duur tot eind juni 2027.

Wat houdt het werk in ?

Als administratief medewerker sta je in voor een goede dienstverlening aan interne en externe klanten door het uitvoeren van diverse administratieve opdrachten, onthaal en telefoonpermanentie.

Taken:

• Ontvangst bezoekers en telefoonpermanentie.
• Behandelen info-mailbox van Voluit.
• Verwerken en verdelen van interne en externe post.
• Aanspreekpunt voor interne meldingen inzake het onderhoud van de gebouwen, printerproblemen, …
• Algemene administratieve taken:
  • Opdrachten in functie van vormingsplanning (vb. beheer inschrijvingen, registratie, …) en medewerkersbeleid (vb. plaatsen van vacatures, beheer mailbox sollicitaties, …).
  • Beheer interne telefoonlijst, GSM-abonnementen, databeheer op onze server, input van gegevens, agendabeheer, …
  • Plaatsen en opvolgen van bestellingen voor de verschillende werkingen, voorraadbeheer.
  • Administratieve en organisatorische opdrachten in functie van evenementen (vb. Rock voor Specials, sneukelbrunch, …).
  • Ondersteuning communicatie: beursmateriaal beheren, drukwerk verwerken (snijden, lamineren, verzenden, …), …
• Praktisch-organisatorische taken:
  • Voorbereiden van vergaderingen: vergaderzaal klaarzetten, lunch bestellen en afhalen.
  • Diverse taken m.b.t. de keuken en het gebouw: vb. koffieapparaat reinigen, vaatwas vullen, planten water geven, …

Wat vragen wij ?

• Je hebt goede organisatorische en administratieve vaardigheden.
• Je bent communicatief vaardig, zowel mondeling als schriftelijk.
• Je kan zelfstandig en in teamverband werken.
• Je gaat vlot om met cijfers en kan deze goed interpreteren.
• Je werkt nauwkeurig en werkt stipt en betrouwbaar.
• Je beschikt over een groot verantwoordelijkheidsgevoel.
• Je neemt graag je eigen leerproces in handen. Je kan jezelf in vraag stellen en nadenken over je eigen functioneren.
• Je bent IT-minded en werkt vlot met de courante softwarepakketten.
• Je herkent jezelf in de visie en waarden van Voluit en bent gemotiveerd om te werken in een voorziening voor personen met een verstandelijke beperking.
• Je beschikt over een rijbewijs, en kan je verplaatsen met de wagen.

Wat bieden wij ?

• Een functie waarin je kan werken vanuit vertrouwen en met mogelijkheden om initiatief te nemen, creatief te zijn in je job en je verder te ontplooien als administratief medewerker.
• Vervangingscontract van 30,4u tot 38u/week met mogelijkheid tot onmiddellijke in dienst treding.
• Verloning volgens barema PC 319.01 (VAPH).
• Tewerkstelling in Evergem (Wippelgem) en occasioneel in Gent (Sint-Amandsberg).

Voor meer info kan je terecht bij Emmy Allemeersch (0490/58 41 77) of Pieter-Jan Bogaert (0472/13 31 79).