Medewerker Administratie & Onthaal

VANDENBUSSCHE; Aalter; Sur place; EUR 32 000 - 42 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

Maaltijdcheques

Groepsverzekering

Hospitalisatieverzekering

Bonus

Cafetariaplan

32 vakantiedagen

Résumé du poste

Vandenbussche zoekt een ervaren administratief medewerker om werven en de SHEQ-dienst te ondersteunen. U biedt organisatorische ondersteuning aan project- en werfleiders, controleert dagelijks de aanwezigheid van onderaannemers en beheert contracten en documenten.

Daarnaast verzorgt u maandelijks een fysieke check op werven, regelt de onboarding en oplevering van werven en helpt bij de organisatie van werfevenementen.

Qualifications

• Minstens 3 jaar ervaring in een administratieve functie.
• Zelfstandig werken, georganiseerd zijn en initiatief nemen.
• Klantgerichtheid en teamwork staan centraal.
• Duidelijke, motiverende en oplossingsgerichte communicatie; assertief waar nodig.
• Focus op kwaliteit en nauwkeurigheid.
• Basiskennis van Frans en Engels.
• Bereidheid tot maandelijks verplaatsen naar bouwwerven voor ondersteuning.

Responsabilités

• Administratieve ondersteuning van werven en van de dienst SHEQ (Safety, Health, Environment & Quality).
• Ondersteunen van project- en werfleiders zodat zij zich op organisatie en voortgang kunnen richten.
• Dagelijkse controle van aanwezigheid van onderaannemers via registratiesysteem.
• Opvolgen van contracten, RSZ-gegevens en andere verplichte documenten van onderaannemers.
• Maandelijks een fysieke check-in op werven.
• Regelen van niet-technische administratie bij opstart en oplevering van een werf.
• Ondersteunen bij organisatie van werfevenementen (meivieringen, werfbezoeken).
• Allround administratie en onthaal: 2 dagen per week telefonie, post, bezoekers, voorraad kantoorartikelen.

Connaissances

Administratieve ervaring

Teamplayer

Zelfstandigheid

Communicatieve vaardigheden

Frans basis

Engels basis

MS Office

Outils

MS Office

Description du poste

Jouw uitdaging

• Administratieve ondersteuning van de werven:
  • Je ondersteunt project- en werfleiders zodat zij zich volledig kunnen richten op de organisatie en voortgang op de werf.
  • Je controleert dagelijks de aanwezigheid van onderaannemers via ons registratiesysteem.
  • Je volgt contracten, RSZ-gegevens en andere verplichte documenten van onderaannemers nauwkeurig op.
  • Je voert ongeveer één keer per maand een fysieke check-in uit op onze werven.
  • Je regelt alle niet-technische administratie bij de opstart en de oplevering van een werf.
  • Je helpt mee met de organisatie van werfevenementen (zoals meivieringen en werfbezoeken).
• Administratieve ondersteuning van de dienst SHEQ (Safety, Health, Environment & Quality):
  • Je helpt mee met de organisatie van veiligheidsopleidingen en de jaarlijkse Veiligheidsdag (agenda's inplannen, catering regelen, aanwezigheden en evaluaties opvolgen).
  • Je beheert de administratie rondom de aanvragen voor werkkledij.
• Allround administratie & onthaal:
  • Als flexibel lid van ons administratief team verzorg je naast bovenstaande taken ook 2 dagen per week het onthaal. Je bent het visitekaartje voor bezoekers, beheert de telefooncentrale en verwerkt de post en algemene correspondentie.
  • Je houdt de voorraad van het bureaumateriaal, koffie, ... bij en plaatst tijdig nieuwe bestellingen.

Jouw troeven

• Je hebt minimum een 3tal jaar ervaring binnen een administratieve functie.
• Je werkt zelfstandig, bent organisatorisch sterk en neemt initiatief.
• Je bent klantgericht en een echte teamspeler.
• Je communiceert duidelijk, motiverend en oplossingsgericht. Je bent assertief, je durft doorvragen.
• Je hebt een uitgesproken focus op kwaliteit en nauwkeurigheid.
• Je bent vertrouwd met de courante MS Office toepassingen zoals Excel, Outlook, ...
• Je hebt een basiskennis van Frans en Engels.
• Je bent bereid om je ongeveer één keer per maand te verplaatsen naar onze bouwwerven om ter plaatse de nodige ondersteuning te verlenen aan het werfteam.

Wat mag jij van ons verwachten?

• Veel autonomie, vertrouwen en ruimte om initiatief te nemen.
• Opleidings- en doorgroeikansen via onze Vandenbussche Academy.
• Een warme familiale werkomgeving met een hechte teamsfeer.
• Een aantrekkelijk loonpakket aangevuld met extralegale voordelen zoals maaltijdcheques, een groeps- en hospitalisatieverzekering, bonus, cafetariaplan en 32 vakantiedagen.

Voor meer informatie, neem contact op met Human Capital op het nummer 09 325 75 75 of via mail [e-mail] (mailto:[e-mail]).