Medewerker Administratie & Onthaal

Vandenbussche Bouw Aalter; Aalter; On-site; EUR 28,000 - 42,000; Full time

Benefits offered by this job

Maaltijdcheques

Groeps- en hospitalisatieverzekering

Bonus

Cafetariaplan

32 vakantiedagen

Job summary

Vandenbussche Bouw Aalter zoekt een Medewerker Administratie & Onthaal voor een allround administratieve rol op de werven en in het kantoor. Je ondersteunt project- en werfleiders, controleert de aanwezigheid van onderaannemers en beheert contracten en documenten van onderaannemers.

Daarnaast voer je maandelijks een fysieke check-in uit op werven en regel je niet-technische administratie bij opstart en oplevering.

Qualifications

• Minimaal 3 jaar ervaring in een administratieve functie.
• Je werkt zelfstandig, bent organisatorisch sterk en neemt initiatief.
• Je bent klantgericht en een echte teamspeler.
• Je communiceert duidelijk, motiverend en oplossingsgericht.
• Je bent vertrouwd met MS Office toepassingen zoals Excel, Outlook.

Responsibilities

• Administratieve ondersteuning van werven en dienst SHEQ.
• Ondersteunen van project- en werfleiders zodat zij zich richten op organisatie en voortgang.
• Dagelijkse controle van aanwezigheid van onderaannemers via registratiesysteem.
• Volgen van contracten, RSZ-gegevens en andere verplichte documenten van onderaannemers.
• Maandelijks uitvoeren van een fysieke check-in op werven.
• Regelen van niet-technische administratie bij opstart en oplevering van werven.
• Organiseren van werfevenementen zoals meivieringen en werfbezoeken.
• Allround administratie en onthaal: twee dagen per week onthaal en telefooncentrale.

Skills

Administratieve ervaring

Organisatorisch sterk

Teamplayer

Klantgericht

MS Office

Tools

MS Office

Job description

Jouw uitdaging

Ter ondersteuning van onze werven sta je in voor een gevarieerd takenpakket met zowel administratieve als organisatorische verantwoordelijkheden.

• Administratieve ondersteuning van de werven:
• Je ondersteunt project- en werfleiders zodat zij zich volledig kunnen richten op de organisatie en voortgang op de werf.
• Je controleert dagelijks de aanwezigheid van onderaannemers via ons registratiesysteem.
• Je volgt contracten, RSZ-gegevens en andere verplichte documenten van onderaannemers nauwkeurig op.
• Je voert ongeveer één keer per maand een fysieke check-in uit op onze werven.
• Je regelt alle niet-technische administratie bij de opstart en de oplevering van een werf.
• Je helpt mee met de organisatie van werfevenementen (zoals meivieringen en werfbezoeken).
• Administratieve ondersteuning van de dienst SHEQ (Safety, Health, Environment & Quality):
• Je helpt mee met de organisatie van veiligheidsopleidingen en de jaarlijkse Veiligheidsdag (agenda's inplannen, catering regelen, aanwezigheden en evaluaties opvolgen).
• Je beheert de administratie rondom de aanvragen voor werkkledij.
• Allround administratie & onthaal:
• Als flexibel lid van ons administratief team verzorg je naast bovenstaande taken ook 2 dagen per week het onthaal. Je bent het visitekaartje voor bezoekers, beheert de telefooncentrale en verwerkt de post en algemene correspondentie.
• Je houdt de voorraad van het bureaumateriaal, koffie, ... bij en plaatst tijdig nieuwe bestellingen.

Jouw uitdaging

Ter ondersteuning van onze werven sta je in voor een gevarieerd takenpakket met zowel administratieve als organisatorische verantwoordelijkheden.

• Administratieve ondersteuning van de werven:
• Je ondersteunt project- en werfleiders zodat zij zich volledig kunnen richten op de organisatie en voortgang op de werf.
• Je controleert dagelijks de aanwezigheid van onderaannemers via ons registratiesysteem.
• Je volgt contracten, RSZ-gegevens en andere verplichte documenten van onderaannemers nauwkeurig op.
• Je voert ongeveer één keer per maand een fysieke check-in uit op onze werven.
• Je regelt alle niet-technische administratie bij de opstart en de oplevering van een werf.
• Je helpt mee met de organisatie van werfevenementen (zoals meivieringen en werfbezoeken).
• Administratieve ondersteuning van de dienst SHEQ (Safety, Health, Environment & Quality):
• Je helpt mee met de organisatie van veiligheidsopleidingen en de jaarlijkse Veiligheidsdag (agenda's inplannen, catering regelen, aanwezigheden en evaluaties opvolgen).
• Je beheert de administratie rondom de aanvragen voor werkkledij.
• Allround administratie & onthaal:
• Als flexibel lid van ons administratief team verzorg je naast bovenstaande taken ook 2 dagen per week het onthaal. Je bent het visitekaartje voor bezoekers, beheert de telefooncentrale en verwerkt de post en algemene correspondentie.
• Je houdt de voorraad van het bureaumateriaal, koffie, ... bij en plaatst tijdig nieuwe bestellingen.

Jouw troeven

• Je hebt minimum een 3tal jaar ervaring binnen een administratieve functie.
• Je werkt zelfstandig, bent organisatorisch sterk en neemt initiatief.
• Je bent klantgericht en een echte teamspeler.
• Je communiceert duidelijk, motiverend en oplossingsgericht. Je bent assertief, je durft doorvragen.
• Je hebt een uitgesproken focus op kwaliteit en nauwkeurigheid.
• Je bent vertrouwd met de courante MS Office toepassingen zoals Excel, Outlook, ...
• Je hebt een basiskennis van Frans en Engels.
• Je bent bereid om je ongeveer één keer per maand te verplaatsen naar onze bouwwerven om ter plaatse de nodige ondersteuning te verlenen aan het werfteam.

Wat mag jij van ons verwachten?

• Veel autonomie, vertrouwen en ruimte om initiatief te nemen.
• Opleidings- en doorgroeikansen via onze Vandenbussche Academy.
• Een warme familiale werkomgeving met een hechte teamsfeer.
• Een aantrekkelijk loonpakket aangevuld met extralegale voordelen zoals maaltijdcheques, een groeps- en hospitalisatieverzekering, bonus, cafetariaplan en 32 vakantiedagen.

Interesse in de vacature Medewerker Administratie & Onthaal?

Solliciteer dan vandaag nog door ons jouw cv te bezorgen.

Voor meer informatie, neem contact op met Human Capital op het nummer 09 325 75 75 of via mail [e-mail].