MANAGEMENTASSISTENT(E) Bouw & projectontwikkeling

A..Z Design; Halen; On-site; EUR 35,000 - 45,000; Full time

Benefits offered by this job

Vastgoedervaring

VME- en vergunningenervaring

Job summary

A..Z Design in Limburg zoekt een managementassistent die rechtstreeks de zaakvoerders ondersteunt bij dagelijkse administratieve en organisatorische opvolging van bouw- en vastgoedprojecten. Je fungeert als schakel tussen zaakvoerders, aannemers, leveranciers en keuringsinstanties en zorgt voor een vlotte documentstroom.

Je bewaakt deadlines, verzorgt werf-, project- en VME-administratie zoals PID/EPB-dossiers, plant keuringen en vergunningen, en archiefbeheer.

Qualifications

• Sterke administratieve en organisatorische vaardigheden.
• Nauwkeurig, gestructureerd en zelfstandig werken.
• Goede beheersing van Microsoft Excel en Office-toepassingen.
• Schriftelijk foutloos kunnen communiceren.
• Inzicht in bouwplannen en projectdocumentatie.
• Klantvriendelijk en professioneel in contacten met externe partijen.
• Discretie in omgang met vertrouwelijke informatie.
• Maken van meerdere taken en deadlines tegelijk.
• Initiatiefrijk en oplossingsgericht handelen.

Responsibilities

• Uitvoeren en opvolgen van werf- en projectadministratie (PID/EPB-dossiers).
• Beheren van vergunningen en keuringen plannen.
• Opvolgen van nutsvoorzieningen en meterstanden bij opleveringen en overdrachten.
• Opvragen en vergelijken van offertes bij leveranciers en dienstverleners.
• VME-vergaderingen voorbereiden met relevante informatie en documenten.
• Managementondersteuning aan zaakvoerders en zelfstandig inspelen op noden.
• Zorg dragen voor gestructureerde digitale en fysieke archivering.

Skills

Administratieve vaardigheden

Organisatievermogen

Nauwkeurig werken

Communicatief

Discreet omgaan met informatie

Tools

Microsoft Excel

Office-toepassingen

Job description

Als managementassistent(e) ondersteun je rechtstreeks de zaakvoerders bij de dagelijkse administratieve en organisatorische opvolging van onze bouw- en vastgoedprojecten. Je bent een belangrijke schakel tussen de zaakvoerders, aannemers, leveranciers, keuringsinstanties en andere betrokken partijen.

Je zorgt ervoor dat de administratie vlot verloopt, deadlines worden opgevolgd en alle nodige documenten correct en overzichtelijk beschikbaar zijn.

• Werfadministratie: uitvoeren en opvolgen van checkinatwork, aangiften van werken en andere wettelijke en administratieve formaliteiten.
• Projectadministratie: verzamelen, controleren en structureren van alle nodige documenten voor onder meer het postinterventiedossier (PID) en EPB-dossier.
• Opvolging van nutsvoorzieningen: opnemen en doorgeven van meterstanden van water, elektricteit en gas, onder meer bij opleveringen, overdrachten en ingebruikname van appartementen, woningen, panden, en zorgen voor een correcte administratieve verwerking.
• Keuringen en technische opvolging: aanvragen en inplannen van diverse keuringen, zoals brandveiligheidskeuringen en andere verplichte technische controles.
• Vergunningen: aanvragen en opvolgen van vergunningen voor de werfinrichting, zoals parkeervergunningen en vergunningen voor inname van openbaar domein.
• Offertebeheer: opvragen en vergelijken van offertes bij leveranciers en dienstverleners.
• VME-administratie: voorbereiden van vergaderingen van de Vereniging van Mede-eigenaars (VME), inclusief het verzamelen van relevante informatie en documenten.
• Managementondersteuning: de zaakvoerders ontzorgen bij uiteenlopende administratieve en organisatorische taken en zelfstandig inspelen op hun noden.
• Archivering en documentbeheer: een gestructureerde digitale en /of fysieke archivering opzetten en onderhouden, zodat alle documenten snel terug te vinden zijn.

Je krijgt een gevarieerd takenpakket met verantwoordelijkheid en ruimte om zelfstandig te werken. Je houdt het overzicht over verschillende projecten en zorgt ervoor dat niets uit het oog wordt verloren.

Wij zijn op zoek naar een enthousiaste nieuwe collega om ons team te versterken.

Profiel:

We zoeken een administratief sterke en organisatorisch talentvolle collega die graag structuur brengt, vooruit denkt en de zaakvoerders op een betrouwbare manier ondersteunt.

• Je beschikt over sterke administratieve en organisatorische vaardigheden.
• Je werkt nauwkeurig, gestructureerd en zelfstandig.
• Je kunt goed overweg met Microsoft Excel en de courante Office-toepassingen.
• Je schrijft foutloos.
• Je kunt bouwplannen lezen en begrijpt de basis van bouwkundige plannen en projectdocumentatie.
• Je bent klantvriendelijk, communicatief en professioneel in je contacten met externe partijen.
• Je gaat discreet om met vertrouwelijke informatie.
• Je kunt verschillende taken en deadlines efficiënt beheren en opvolgen.
• Je neemt inittiatief, denkt oplossingsgericht en wacht niet altijd op instructies.
• Je is leergierig en bereid om je kennis van administratieve procedures in de bouwsector verder uit te breiden.

Extra troeven:

• Ervaring in de vastgoedsector, projectontwikkeling of de bouwsector.
• Kennis van werfadministratie, checkinatwork, aangifte van werken, en EPB- of PID-dossiers.
• Ervaring met VME-administratie en aanvragen van vergunningen en technische keuringen.

Customer Centricity, Projectmanagement, Documentbeheer, Administratie, MS Excel, Administratie, Archive, Bouw, PID, Projectmanagement, Bouw, Woningen, VME, Organisatievermogen, Office Applications