Global Office Assistant - Multilingual & Organized

Medpace; Heverlee; Sur place; EUR 26 000 - 38 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

EHBO-opleiding (plus/aanbod)

Occasioneel thuiswerken

Résumé du poste

Medpace zoekt een georganiseerde Office Assistant voor haar internationale omgeving, waar Engels de voertaal is en Nederlands ook belangrijk is. Je ondersteunt dagelijkse kantoorprocessen, helpt bezoekers en beheert administratieve taken met aandacht voor detail.

De rol vereist minimaal 2 jaar ervaring in kantoorondersteuning, vloeiende NL/EN en goede communicatie, plus basiskennis van kantoorbeheer en veiligheid. EHBO-opleiding is een plus en mogelijk via Medpace aangeboden.

Qualifications

• Minstens 2 jaar ervaring in administratieve dienstverlening, kantoorbeheer of ondersteunende functie.
• Vloeiend NL en EN met sterke communicatieve vaardigheden.
• Basiskennis kantoorbeheer, gezondheid en veiligheid, risicoanalyses en noodprocedures.
• Kennis van MS Word, Excel en PowerPoint.
• Uitstekende organisatorische vaardigheden en nauwkeurig prioriteren.
• EHBO-opleiding is een plus maar wordt ook aangeboden.

Responsabilités

• Beheer visitor management, verwelkom bezoekers en zaalreserveringen.
• Volg algemene procedures en coördineer administratieve diensten zoals post, verzendingen en kantoorbenodigdheden.
• Gebruik interne facilitair software voor onderhoud en follow-up.
• Ondersteun de financiële afdeling bij verwerking van facturen.
• Verwerk kantoorkostenfacturen binnen budget en vraag goedkeuring bij uitgaven.
• Help bij coördinatie van vergaderingen en evenementen.
• Bouw samenwerkingen met leveranciers en technici voor onderhoud.
• Ondersteun de EHBO-adviseur en volg EHBO-training.
• Geef administratieve ondersteuning aan fleet manager.
• Krijg mogelijkheden om aan andere projecten te werken afhankelijk van kennis/ervaring.

Connaissances

Dutch & English

Organizational skills

Prioritization

Klantgericht communiceren

Formation

Kennis van kantoorbeheer

Outils

MS Word

Excel

PowerPoint

Description du poste

Medpace zoekt een georganiseerde Office Assistant voor haar internationale omgeving, waar Engels de voertaal is en Nederlands ook belangrijk is. Je ondersteunt dagelijkse kantoorprocessen, helpt bezoekers en beheert administratieve taken met aandacht voor detail.

De rol vereist minimaal 2 jaar ervaring in kantoorondersteuning, vloeiende NL/EN en goede communicatie, plus basiskennis van kantoorbeheer en veiligheid. EHBO-opleiding is een plus en mogelijk via Medpace aangeboden.