Office Assistant

Medpace; Heverlee; Sur place; EUR 26 000 - 38 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

EHBO-opleiding (plus/aanbod)

Occasioneel thuiswerken

Résumé du poste

Medpace zoekt een georganiseerde Office Assistant voor haar internationale omgeving, waar Engels de voertaal is en Nederlands ook belangrijk is. Je ondersteunt dagelijkse kantoorprocessen, helpt bezoekers en beheert administratieve taken met aandacht voor detail.

De rol vereist minimaal 2 jaar ervaring in kantoorondersteuning, vloeiende NL/EN en goede communicatie, plus basiskennis van kantoorbeheer en veiligheid. EHBO-opleiding is een plus en mogelijk via Medpace aangeboden.

Qualifications

• Minstens 2 jaar ervaring in administratieve dienstverlening, kantoorbeheer of ondersteunende functie.
• Vloeiend NL en EN met sterke communicatieve vaardigheden.
• Basiskennis kantoorbeheer, gezondheid en veiligheid, risicoanalyses en noodprocedures.
• Kennis van MS Word, Excel en PowerPoint.
• Uitstekende organisatorische vaardigheden en nauwkeurig prioriteren.
• EHBO-opleiding is een plus maar wordt ook aangeboden.

Responsabilités

• Beheer visitor management, verwelkom bezoekers en zaalreserveringen.
• Volg algemene procedures en coördineer administratieve diensten zoals post, verzendingen en kantoorbenodigdheden.
• Gebruik interne facilitair software voor onderhoud en follow-up.
• Ondersteun de financiële afdeling bij verwerking van facturen.
• Verwerk kantoorkostenfacturen binnen budget en vraag goedkeuring bij uitgaven.
• Help bij coördinatie van vergaderingen en evenementen.
• Bouw samenwerkingen met leveranciers en technici voor onderhoud.
• Ondersteun de EHBO-adviseur en volg EHBO-training.
• Geef administratieve ondersteuning aan fleet manager.
• Krijg mogelijkheden om aan andere projecten te werken afhankelijk van kennis/ervaring.

Connaissances

Dutch & English

Organizational skills

Prioritization

Klantgericht communiceren

Formation

Kennis van kantoorbeheer

Outils

MS Word

Excel

PowerPoint

Description du poste

Ben jij een georganiseerde, communicatieve en veelzijdige professional die graag werkt in een internationale omgev ing?

Medpace is een internationaal bedrijf die actief is binnen klinisch onderzoek. We zijn op zoek naar een Office Assistant die energie krijgt van afwisseling, goed kan plannen en het leuk vindt om collega’s te ondersteunen. Je komt terecht in een internationale werkomgeving waar Engels doorgaans de voertaal is. Je communiceert dagelijks met internationale collega’s en hebt daarom een goede kennis van het Engels nodig. Tergeelertijd is Nederlands belangrijk.

Als Office Assistant ben je een belangrijke schakel binnen het kantoor. Je zorgt ervoor dat de dagelijkse werking vlot verloopt. Geen dag is hetzelfde: van administratieve ondersteuning tot het ontvangen van bezoekers en het organiseren van uiteenlopende kantoorzaken.

Klint dit iets voor jou?

Responsibilities

• Je staat in voor het algemene visitor management, verwelkomt bezoekers en beheert de reservatie van vergaderzalen
• Je volgt algemeene procedures en coördineert verschillende administratieve diensten waaronder; inkomende en uitgaande post, verzendingen en ontvangsten van goederen, het bijhouden van voorraad van kantoorbenodigheden,...
• Je gebruikt de interne software voor facilitair beheer om geplande en dringende onderhoudstaken te beheren en op te volgen.
• In opdracht van de financiële afdeling ondersteun je ook de lokale verwerking van facturen. Dit houdt onder andere in dat je alle binnenkomende facturen ontvangt, beheert en verwerkt via de interne systemen voor financiële en factuuradministratie.
• Je verwerkt facturen van kantoorkosten binnen het toegewezen budget en vraagt, wanneer nodig, goedkeuring voor bepaalde uitgaven
• Je helpt bij de coördinatie van vergaderingen en bied ondersteuningbij de organisatie van evenementen
• Je bouwt een goede samenwerking op met leveranciers en techniekers om ervoor te zorgen dat de gebouwen en terreinen efficiënt worden onderhouden.
• Je ondersteunt de veiligheid- en preventie adviseur binnen het lokale kantoor en staat open voor een EHBO-opleiding
• Je geeft administratieve ondersteuning aan de fleet manager.
• Je kunt ook verantwoordelijk worden gesteld voor andere projecten en taken, afhankelijk van kennis en ervaring

Qualifications

• Minstens 2 jaar ervaring in een administratieve dienstverlening, kantoorbeheer of een andere ondersteunende functie is een plus.
• Je spreekt vloeiend Nederlands & Engels en beschikt oversterke communicatieve vaardigheden (mondeling en schriftelijk)
• Je beschikt over een basiskennis van kantoorbeheer, gezondheid en veiligheid, risicoanalyses en noodprocedures
• Je hebt kennis van MS Word, Excel en PowerPoint.
• Je hebt uitstekende organisatorische vaardigheden en kunt goed prioriteiten stellen, met een grote aandacht voor details.
• Een EHBO-opleiding is een plus maar word ook aangeboden

Medpace Overview

Medpace is a full-service clinical contract research organization (CRO) providing phase l-lV clinical development services to the biotechnology, pharmaceutical, and medical device industries. Our mission is to accelerate the global development of safe and effective medical therapeutics through the advancement of clinical research. We leverage in-country regulatory and therapeutic expertise across all major therapeutic areas including oncology, cardiology, metabolic, endocrinology, central nervous system, and anti-viral and anti-infective. Headquartered in Cincinnati, Ohio, we employ more than 6,500 people across 40+ countries.

Why Medpace?

When you join Medpace, you become part of an innovative team that brings cutting-edge therapies to market while building a meaningful and rewarding career focused on scientific excellence and improving patient outcomes around the world through continuous learning and cross-functional collaboration.

Purpose-Driven Work

• • Work alongside physicians, scientists, and industry-leading experts committed to advancing the global development of medical therapeutics through clinical research excellence

Collaborative Culture

• • Contribute to an interactive team environment that empowers decision making, creative thinking, and continuous learning through open communication and mutual trust.
  • Leadership throughout Medpace is both accessible and approachable

Continuous Growth & Development

• • Office based environment with on-site mentors
  • Defined career paths with clear advancement opportunities
  • Industry renowned onboarding and training programs designed to accelerate professional development
  • Ongoing training and continuous learning opportunities throughout your career
  • An environment that encourages employees to influence change, contribute ideas, and grow quickly

Other Employee Benefits

• • Competitive compensation programs that recognize and reward performance
• • Comprehensive health, wellness, retirement, and PTO benefits
• • Office based culture with occasional WFH that provides flexibility for eligible positions after training
• • Company-sponsored social events

Please note benefits may vary based on country.

What to Expect Next

A Medpace team member will review your application and if your profile matches our current needs, you will be contacted for an interview. While we review all applications carefully, we are unable to respond to every applicant, and only candidates selected for interviews will be contacted.