Gestionnaire de parcours étudiant·es (F/H/X)

UCLouvain; Brussel Hoofdstad; Ibrido; EUR 23.000 - 28.000; Tempo pieno

Vantaggi offerti da questo lavoro

Mutuelle et avantages

Descrizione del lavoro

UCLouvain recherche un·e Gestionnaire de parcours étudiant·es (F/H/X) pour la Faculté de médecine et médecine dentaire, site de Bruxelles (Woluwe). Contrat à temps plein de 6 mois avec entrée immédiate.

Le poste implique l'organisation des horaires, le suivi des inscriptions et le support administratif pour les délibérations et les examens, en réponse aux besoins de l’Ecole de Médecine.

Competenze

• Diplôme de bachelier (ou graduat).
• Attrait pour les contacts nombreux et le travail en équipe dans un environnement en évolution.
• Sens de la diplomatie.
• Rigueur dans l'organisation, précision et soin, combiné avec une bonne flexibilité.
• Bonne gestion des priorités.
• Sens des responsabilités, polyvalence et autonomie.
• Connaissances informatiques : suite Office 365 et aisance pour acquérir les outils informatiques développés par l'UCLouvain (EPC, ADE, OSIS).

Mansioni

• Gestion des procédures administratives liées au parcours des étudiant·es.
• Organisation des horaires de cours et des examens : planning et ADE.
• Suivi des inscriptions aux examens et support à la production et correction.
• Préparation des délibérations : recueil des notes et suivi des dossiers.
• Accueil et conseil aux étudiant·es : desk, téléphone et emails.
• Gestion des mémoires et soutien administratif pour les défenses.
• Participation aux comités de cycle et mise en œuvre des décisions.
• Support aux professeur·es : communication et suivi des dossiers.

Conoscenze

Esprit d'équipe

Diplomatie

Rigueur organisationnelle

Gestion des priorités

Autonomie

Formazione

Bachelier/Graduat

Strumenti

Office 365

ADE/EPC/OSIS

Descrizione del lavoro

L’UCLouvain recherche un·e Gestionnaire de parcours étudiant·es (F/H/X)

Pour la Faculté de médecine et médecine dentaire (MEDE), du Secteur des sciences de la santé (SSS)
Site principal : Bruxelles (Woluwe)
Contrat àtemps plein, pour une durée déterminée (6 mois)
Entrée en fonction : dès que possible

Contexte
La Faculté de médecine et médecine dentaire (MEDE) se compose de l'Ecole de Médecine et de l'Ecole de médecine dentaire.

Au sein de l'Ecole de Médecine, la gestion du parcours étudiant est assurée par plusieurs secrétariats : le Secrétariat de l'Ecole de Médecine (SMED), l'Administration des stages (STAC), le Secrétariat du centre académique de médecine générale (CAMG) et le Secrétariat des masters complémentaires et des certificats en médecine (MSCN).
Mission
Ce poste, très varié, vise à participer aux tâches générales liées à l'administration de l'enseignement de l'Ecole de médecine.

Elle remplira les missions suivantes :

• Gestion des procédures administratives liées au parcours des étudiant·es :
  • Organisation des horaires de cours et des examens : établissement du planning, gestion des conflits horaires, introduction dans le système de gestion ADE.
  • Suivi des inscriptions aux examens.
  • Support à la production et correction des examens.
  • Préparation des délibérations : recueil des notes d'examen, gestion des certificats médicaux, suivi de délibération (procès-verbaux de réunion, révision des dossiers, établissement des listes de proclamation, ...).
• Accueil et conseil aux étudiant·es : desk, téléphone, emails.
• Gestion des mémoires : encodage des notes, gestion de l'information, support administratif pour l'organisation des défenses, ...
• Participation aux comités de cycle : rédaction des procès-verbaux (PV) et mise en oeuvre des décisions.
• Support aux professeur·es de la Faculté : communication, suivi de dossiers particuliers, rappels de procédures, ...

Cette description de fonction n’est pas exhaustive et est susceptible d’évoluer en fonction des besoins de l'entité.

Qualifications et aptitudes requises

• Diplôme de bachelier (ou graduat).
• Attrait pour les contacts nombreux et le travail en équipe dans un environnement en évolution.
• Sens de la diplomatie.
• Rigueur dans l'organisation, précision et soin, combiné avec une bonne flexibilité.
• Bonne gestion des priorités.
• Sens des responsabilités, polyvalence et autonomie.
• Connaissances informatiques : bonne connaissance de la suite Office 365 et aisance pour acquérir les outils informatiques développés par l'UCLouvain (EPC, ADE, OSIS).

Seules les candidatures dont le niveau de diplôme est en adéquation avec celui fixé dans l'offre d'emploi pourront être prises en considération.

• Des congés légaux, extralégaux et une fermeture collective entre Noël et Nouvel An;
• Assurance groupe, complément d’allocations familiales, allocation de fin d’année, remboursement des frais de transport en commun, indemnité kilométrique vélo, etc.;
• Un cadre de travail dynamique au contact de la recherche et de l’enseignement;
• L’opportunité de continuer à vous former, de développer vos compétences et de bénéficier de mobilité interne;
• La possibilité de vous impliquer dans une institution à haute valeur sociétale où chaque fonction a du sens;
• Un environnement de travail agréable et facilement accessible ;
• Et plus encore, consultez notre page «Avantages» via ce lien.

L’UCLouvain met en œuvre une politique RH qui promeut l’égalité des genres, est attentive et respectueuse de la diversité et à l’égalité des chances.
Si, en raison d’un handicap, d’un trouble ou d’une maladie, vous souhaitez bénéficier d’aménagements raisonnables dans le cadre de la procédure de recrutement, merci de nous contacter à l’adresse [e-mail]. Nous relayerons votre demande de manière confidentielle à la personne en charge de ces questions.