Export & Accounting Support Specialist

Barry Callebaut Group; Malle; On-site; EUR 35,000 - 50,000; Full time

Job summary

Barry Callebaut Group in Antwerpen, Malle is looking for a General Sales Support professional. In this combined role, you will work closely with the Commercial and Finance Directors, supporting various administrative and financial tasks including invoicing and export documentation.

The ideal candidate should possess a Bachelor degree or equivalent experience, be fluent in Dutch and have strong English skills. This position requires good knowledge of accounting and logistics systems, advanced Microsoft Word and Excel skills, and a proactive, detail-oriented attitude.

Qualifications

• Bachelor degree required or equal by experience.
• Fluent in Dutch with strong English skills; additional languages are an asset.
• Good knowledge of accounting and logistics/export systems.
• Advanced skills in Microsoft Word and Excel.
• Strong communication and interpersonal skills.

Responsibilities

• Invoicing and export documentation preparation.
• Managing customer and supplier contracts.
• Verifying incoming and outgoing invoices.
• Maintaining price lists and monitoring stock.
• Accounts receivable support and credit management.

Skills

Fluent in Dutch

Strong English skills

Accounting knowledge

Logistics/export systems knowledge

Advanced skills in Microsoft Word

Advanced skills in Excel

Strong communication skills

Detail-oriented

Proactive problem-solver

Education

Bachelor degree or equivalent experience

Job description

Over de functie

Een gecombineerde rol waarin je samenwerkt met de Commercieel Directeur en de Financieel Directeur. Als General Sales Support en Accounting & Export Support ben je de rechterhand bij het ondersteunen van end-to-end administratieve en financiële taken.

Over de functie

Een gecombineerde rol waarin je samenwerkt met de Commercieel Directeur en de Financieel Directeur. Als General Sales Support en Accounting & Export Support ben je de rechterhand bij het ondersteunen van end-to-end administratieve en financiële taken.

Belangrijkste verantwoordelijkheden

• Facturatie, exportdocumentatie en containerbeheer voor klanten.
• Voorbereiden en coördineren van exportdocumenten (L/C, EXA, certificaten, CMR's).
• Beheren van klant- en leverancierscontracten.
• Controleren van inkomende en uitgaande facturen.
• Bijhouden van prijslijsten.
• Monitoren van voorraad en bestellingen.
• Zorgen voor tijdige levering aan sleutelklanten (key accounts).
• Ondersteuning bij debiteurenbeheer en kredietbewaking.
• Ondersteuning bij audits en verplichte aangiften.
• Coördinatie met de planning-, magazijn-, productie- en commerciële teams.
• Algemene administratieve taken zoals postverwerking en het bestellen van verzegelingen en trackers.
• Ondersteunen van HR- en preventiegerelateerde processen.
  
  

Over jou

• Bachelordiploma vereist of gelijkwaardig door ervaring.
• Vloeiend in het Nederlands met een sterke beheersing van het Engels; extra talen zijn een pluspunt.
• Goede kennis van boekhoudkundige en logistieke/exportsystemen, met het vermogen om nieuwe software snel te leren.
• Gevorderde vaardigheden in Microsoft Word en Excel.
• Sterke communicatieve en intermenselijke vaardigheden met internationale klanten en leveranciers.
• Nauwkeurig, detailgericht en in staat om efficiënt onder druk te werken.
• Proactieve probleemoplosser met sterke organisatorische kwaliteiten en beslissingsvermogen.
• Assertief, verantwoordelijk en zelfverzekerd, met behoud van een professionele en klantvriendelijke benadering.
• Teamspeler die ook zelfstandig kan werken en effectief kan samenwerken met verschillende afdelingen.
  
  

About The Role

A combined role working with the Commercial Director and the Finance Director, the General Sales support and Accounting & Export Support, will be the righthand in supporting end-to-end administrative and financial tasks.

Key Responsibilities Include

• Invoicing
• export documentation, and container management for customers .
• preparing and coordinating export documents (L/C, EXA, certificates, CMRs),
• managing customer and supplier contracts
• verifying incoming and outgoing invoices
• maintaining price lists
• monitoring stock and orders
• ensuring timely delivery for key customers
• accounts receivable support, credit management audit support,
• mandatory declarations
• coordination with planning, warehouse, production, and commercial teams,
• general administrative duties such as post handling, ordering seals and trackers
• supporting HR/prevention-related processes
  
  

About You

• Bachelor degree required or equal by experience
• Fluent in Dutch with strong English skills; additional languages are an asset
• Good knowledge of accounting and logistics/export systems, with the ability to learn new software quickly
• Advanced skills in Microsoft Word and Excel
• Strong communication and interpersonal skills with international customers and suppliers
• Accurate, detail-oriented, and able to work efficiently under pressure
• Proactive problem-solver with strong decision-making and organizational skills
• Assertive, responsible, and confident while maintaining a professional and customer-friendly approach
• Team player who can also work independently and collaborate effectively across departments
  
  

At Barry Callebaut, we are committed to Diversity & Inclusion. United by our strong values, we thrive on the diversity of who we are, where we come from, what we’ve experienced and how we think. We are committed to nurturing an inclusive environment where people can truly be themselves, grow to their full potential and feel they belong. #oneBC - Diverse People, Sustainable Growth.