Executive Assistant F/M

Lyreco Group (Italy); Brussel Hoofdstad; Hybride; EUR 60 000 - 90 000; Plein temps

Résumé du poste

Lyreco recherche un(e) Assistant(e) Exécutif(ve) talentueux(se) et ambitieux(se) pour rejoindre notre équipe à Bruxelles ou au siège de Marly, en CDI. Vous soutiendrez le Chief Growth Officer, assurerez l’agenda, planifierez les déplacements internationaux et contribuerez à des projets stratégiques dans un contexte international.

Vous évoluerez dans une organisation en transformation rapide, où l’agilité et la rigueur seront essentielles.

Qualifications

• Expérience confirmée en tant qu’assistant(e) exécutif(ve).
• Compétences solides en gestion de projet.
• Expérience dans un environnement international et maîtrise de l’anglais.

Responsabilités

• Gestion complexe de l’agenda et coordination multi-intervenants.
• Organisation des déplacements (France et international) et logistique associée.
• Suivi des livrables stratégiques et relances.
• Traitement des notes de frais et documents financiers.
• Collaboration avec l’équipe de direction et le réseau des assistant(e)s.
• Supervision et réorganisation des espaces de travail.
• Prise de décisions dans des contextes variés.
• Soutien administratif et organisationnel de haut niveau.
• Résolution autonome des problèmes et prise d’initiatives.
• Contribution à une culture d’équipe positive.
• Planification proactive des événements, activités et cycles business.
• Gestion des besoins des visiteurs internes et externes.
• Interface avec les collaborateurs directs.
• Organisation logistique des réunions, séminaires et événements sociaux.
• Pilotage de projets spéciaux et ambiance de travail inclusive.

Connaissances

Assistant exécutif

Gestion de projet

Environnement international

Anglais courant

Description du poste

Êtes-vous enthousiaste à l'idée de vivre une nouvelle aventure professionnelle ?Chez Lyreco, nous offrons plus qu'un emploi, une carrière ! Notre Chief Growth Officer est à la recherche d'un (e) Executive Assistant talentueux(se) et ambitieux (se) pour rejoindre notre équipe à Bruxelles ou au siège social à Marly dans le cadre d'un CDI.Lyreco est le leader européen et le troisième distributeur mondial de produits et services pour l’environnement de travail.Société privée depuis 1926, Lyreco s'est constamment adaptée aux évolutions du monde du travail grâce à son souci d'excellence en matière d'expérience client, à ses partenariats solides avec des fournisseurs renommés et à sa logistique efficace.Avec plus de 10 000 employés, Lyreco opère directement dans 25 pays d'Europe et d'Asie et couvre 17 autres marchés sur 4 continents par le biais d'un réseau de partenaires de distribution.Notre équipe administrative est la colonne vertébrale de notre entreprise. Derrière chacun de nos départements (stratégie et opérations commerciales, marketing, digital, e-commerce, service client, analyse des besoins clients, CRM, etc.), se cache un processus complexe mais efficace. Il faut une planification intelligente pour coordonner les personnes et les ressources afin de transformer les idées en réalité.

CE QUE NOUS VOUS PROPOSONS:

Assurer le bon fonctionnement, favoriser la performance, instaurer la confianceVous coordonnerez, planifierez et organiserez des activités de haut niveau, collaborerez avec des partenaires internes et externes, faciliterez les réunions, préparerez les documents et accompagnerez les projets stratégiques.Vous évoluerez dans une équipe en transformation rapide, où votre agilité, votre sens de l’organisation et votre capacité à résoudre les problèmes seront essentiels. Ce rôle vous permettra de développer vos compétences tout en découvrant les rouages d’une grande organisation.Travailler avec nous, c’est veiller à ce que chacun dispose des moyens nécessaires pour donner le meilleur de lui-même. Vous aussi, vous serez soutenu(e), valorisé(e) et encouragé(e) à construire une carrière enrichissante.L’organisation du Chief Growth Officer recherche un(e) Assistant(e) Exécutif(ve) exceptionnel(le), autonome, rigoureux(se), avec un historique de performance élevé et capable de travailler sous pression dans un environnement dynamique.

RESPONSABILITES:

• Gestion complexe de l’agenda et coordination multi-intervenants
• Organisation des déplacements (France et international) et logistique associée
• Suivi des livrables stratégiques et relances
• Traitement des notes de frais et documents financiers
• Collaboration avec l’équipe de direction et le réseau des assistant(e)s
• Supervision et réorganisation des espaces de travail
• Prise de décisions dans des contextes variés
• Soutien administratif et organisationnel de haut niveau
• Résolution autonome des problèmes et prise d’initiatives
• Contribution à une culture d’équipe positive
• Planification proactive des événements, activités et cycles business
• Gestion des besoins des visiteurs internes et externes
• Interface avec les collaborateurs directs
• Organisation logistique des réunions, séminaires et événements sociaux
• Pilotage de projets spéciaux
• Création d’une ambiance de travail agréable et inclusive

CE QUE NOUS RECHERCHONS:

• Expérience confirmée en tant qu’assistant(e) exécutif(ve)
• Compétences solides en gestion de projet
• Expérience dans un environnement international
• Maîtrise de l’anglais indispensable

ASPECTS PRATIQUES

• Localisation : Bruxelles ou Marly
• Télétravail : 2 jours par semaine
• Type de contrat : CDI – Forfait jours

Are you excited about embarking on a new professional adventure?At Lyreco, we offer more than just a job — we offer a career! Our Chief Growth Officer is looking for a talented and ambitious Executive Assistant to join our team in Brussels or in our headquarters in Marly under a permanent contract.Lyreco is the European leader and the third-largest global distributor of products and services for the working environment. A privately owned company since 1926, Lyreco has continuously adapted to the evolving world of work through its commitment to customer experience excellence, strong partnerships with renowned suppliers, and efficient logistics.With over 10, 000 employees, Lyreco operates directly in 25 countries across Europe and Asia and serves 17 additional markets on 4 continents through a network of distribution partners.Our administrative team is the backbone of our organization. Behind each of our departments—business strategy and operations, marketing, digital, e-commerce, customer service, customer insights, CRM, and more—lies a complex yet efficient process. Smart planning is essential to coordinate people and resources and turn ideas into reality.

YOUR MISSIONS:

Ensure smooth operations, drive performance, build trustYou will coordinate, plan, and organize high-level activities, collaborate with internal and external partners, facilitate meetings, prepare documents, and support strategic projects.You will work within a rapidly evolving team, where agility, organizational skills, and problem-solving abilities are essential. This role will allow you to grow your skills while gaining insight into how a large organization operates.Working with us means ensuring everyone has the tools and support they need to perform at their best. You too will be supported, valued, and encouraged to build a fulfilling career.

RESPONSIBILITIES

The Chief Growth Officer organization is looking for an exceptional Executive Assistant—someone autonomous, detail-oriented, with a strong track record of performance and the ability to thrive under pressure in a dynamic environment

• Manage complex calendars and coordinate multi-stakeholder scheduling
• Organize domestic and international travel and logistics
• Track strategic deliverables and ensure timely follow-up
• Process expense reports and financial documentation
• Collaborate with the leadership team and the Executive Assistant network
• Oversee and reorganize office space
• Make sound decisions in varied business contexts
• Provide high-level administrative and organizational support
• Solve problems independently and take initiative
• Contribute to a positive team culture
• Proactively plan and organize events, activities, and business cycle calendars
• Manage internal and external visitor needs
• Serve as liaison for direct reports
• Coordinate logistics for meetings, seminars, and social events
• Lead special projects as needed
• Foster a pleasant and inclusive work environment

YOUR PROFILE :

• Proven experience as an Executive Assistant
• Strong project management skills
• Experience in an international environment
• Fluent in English

PRACTICAL DETAILS

• Location: Brussels or Marly
• Remote work: 2 days per week
• Contract type: Permanent (CDI) – Fixed-day schedule