Event coördinator Voka KvK - Vlaams Brabant.

Voka vzw; Vlaams-Brabant; On-site; EUR 33,000 - 47,000; Full time

Benefits offered by this job

Extralegale voordelen

Bedrijfswagen

Job summary

Voka vzw Vlaams-Brabant zoekt een Event Coördinator die grote en kleinere events van A tot Z uitwerkt en coördineert. Je fungeert als aanspreekpunt voor interne medewerkers en externe partners en denkt mee over planning, budget en beleving.

Je bewaakt kosten, stelt jaarplannen op met marketing- en communicatiethema's, bouwt een netwerk van locaties en leveranciers in Vlaams-Brabant, en rapporteert regelmatig aan de directie.

Qualifications

• Minimaal 3 jaar ervaring in de evenementensector, met focus op B2B-evenementen.
• Sterke financiële en administratieve rapportagevaardigheden in een CRM-systeem.
• Kritische analyse van data en cijfers om plannen te verbeteren.
• Projecten zelfstandig coördineren met teamwork als kern.
• Klantgericht en budgetbewaking.

Responsibilities

• Coördineren en uitwerken van kleine, middelgrote en grote events van A-Z.
• Kostenramingen maken en financiële afspraken bewaken per event.
• Jaarplanning opmaken inclusief communicatie- en marketingplannen.
• Voorstellen doen voor nieuwe evenementen op basis van analyses en businessplan.
• Netwerk van partners en leveranciers opbouwen en onderhouden; CRM-registratie.

Skills

Ervaring in evenementen

CRM-systeem ervaring

Analytisch denken

Projectcoördinatie

Teamwerk

Tools

CRM-software

Job description

### Voka - Kamer van Koophandel Vlaams-Brabant zoekt een Event CoördinatorIs coördineren en organiseren van grote en kleinere evenementen helemaal jouw ding? Krijg je energie van mensen samenbrengen in vernieuwende locaties en rond inspirerende sprekers? Denk jij graag creatief mee met je collega’s rond hoe en waar ondernemers samenbrengen? Dan ben jij dé persoon die wij zoeken! Zeker indien je planmatig werken combineert met een zeer pragmatische aanpak en voldoende aandacht hebt voor budgetbewaking.Je coördineert de organisatie van onze interne en externe events en je vormt het aanspreekpunt voor de interne medewerkers en externe partners.**Een greep uit je takenpakket**- Je bent verantwoordelijke voor het van A-Z uitwerken, coördineren en commercialiseren van zowel kleine, middelgrote als grote events. Je houdt rekening met de aard van het event, de inhoudelijke boodschap die gebracht moet worden, de financiële doelstellingen, het doelpubliek en de corporate branding. Na elk event zorg je voor een evaluatie en kijk je hoe het volgende keer nog net dat ietsje beter kan.- Je maakt kostenramingen op en bewaakt alle financiële afspraken en administratieve stappen voor de uitvoering per event (formaliteiten, toestemmingen, offertes, contracten, onderhandelingen, draaiboeken, registraties, ....) en dit steeds op basis van een heldere backplanning en in overleg met je interne klant en leidinggevende.- Je stelt een jaarplanning op (inclusief communicatie en marketingplannen) voor de geplande events en toetst de organisatie regelmatig af met de interne stakeholders. Je staat hiervoor in nauw contact met de directie.- Je doet voorstellen voor nieuwe evenementen op basis van analyses en een uitgewerkt businessplan gelinkt aan ons aanbod, opportuniteiten in onze regio en/of de behoeften van onze leden.- Je bent “het” event-aanspreekpunt voor je collega’s voor praktisch advies rond organisatie van hun kleinere activiteiten of evenementen en zorgt dat er steeds het nodige eventmateriaal beschikbaar is alsook de lijst van leveranciers afhankelijke van hun vraag.- Je bouwt een netwerk van partners, leveranciers en dienstverleners op en houdt vinger aan de pols m.b.t. alle nieuwigheden op vlak van locaties, catering, beleving en animatie, verhuring, ... Je zorgt dat deze informatie beschikbaar is voor je collega’s op een heldere wijze alsook in ons CRM systeem terug te vinden is.### Wat zoeken wij in onze ideale event coördinator?- Je bent geen groentje, want je kan toch minstens 3 jaar ervaring in de evenementensector voorleggen met focus op B2B evenementen.- Je houdt je eigen administratie bij en kan inhoudelijk en financieel rapporteren en registreren in een CRM-systeem.- Je houdt van nieuwe dingen bedenken met een creatieve blik maar op basis van analyse van data en cijfers en zoekt steeds naar hoe het nog beter, anders, nieuwer kan.- Je weet projecten op een zelfstandige manier te coördineren maar je bent je er van bewust dat je het gewenste resultaat pas bereikt door een sterk staaltje van teamwork.- Je bent flexibel ingesteld, werkt zeer gestructureerd en nauwgezet en betrekt actief je interne collega’s, directie en externe partijen bij je stappenplan.- Je hebt financieel en commercieel inzicht en werkt budget- resultaat- en klantgericht- Vlaams-Brabant is jouw werkterrein en deze regio doorkruis je met gemak.- Je bent een netwerker en bent gekend met evenementen locaties en de leveranciers actief in Vlaams-Brabant.### Alles afgevinkt? Dan kom jij zeker in aanmerking voor...- Het sterke en collegiale Voka - KvK Vlaams-Brabant ecosysteem met een 50-tal prachtcollega’s van allerlei pluimage.- Een job die zowel uitdaging en afwisseling als een grote mate van autonomie biedt- Een job met ruimte voor creativiteit.- Een competitief loon met een pakket aan extralegale voordelen en wagen.**Denk je dat je je bij ons als een vis in het water voelt?**Wij werven aan op basis van deze functievereisten, ongeacht leeftijd, geslacht, origine of geaardheid en je kan meteen in dienst treden. Heb je nog vragen? Stel ze ons! Ga je meteen voor de job zelf? Solliciteer via www.voka.be/vacatures met je CV en motivatiebrief.**Voka – Kamer van Koophandel Vlaams-Brabant is het meest nabije en invloedrijke professionele netwerk voor ondernemers en leden ondernemingen. Gesteund door de hele Voka-organisatie wil ze als een neutrale, private en representatieve speler het vrij ondernemerschap stimuleren en ondersteunen. In onze provincie vertegenwoordigt Voka - KvK VB ruim 3.000 ondernemingen die tot het grotere Voka-netwerk behoren, dat uit 18.000 ondernemingen over heel Vlaanderen bestaat. Door middel van belangenverdediging, netwerking en sterk uitgebouwde dienstverlening biedt Voka – KvK VB het bedrijfsleven extra slagkracht en ongeëvenaarde ondersteuning. Neem zeker ook een kijkje op www.voka.be/vlaams-brabant.**