Ervaren projectcoördinator

Organise it; Destelbergen; On-site; EUR 38,000 - 56,000; Full time

Job summary

Organise it heeft een vacature voor een projectcoördinator die de lijn helpt uitzetten voor een eigen klantenportefeuille. Je bewaakt de voortgang, dient als aanspreekpunt en werkt vlot samen met freelancers en externe partners.

Daarnaast beheer je reisplannen en voer je administratieve taken uit zoals documentbeheer en facturatie, en ondersteun je subsidies, aankoop- en HR-administratie.

Qualifications

• Klantgerichte projectcoördinatie en communicatieve vaardigheden.
• Administratieve ondersteuning en documentbeheer.
• Kostenbewaking en facturatieadministratie.
• Samenwerking met freelancers en externe partners.

Responsibilities

• Beheer de voortgang van lopende projecten en dossiers zodat niets blijft liggen.
• Fungeer als aanspreekpunt voor klanten en schakel vlot met collega’s en partners.
• Beheer reisplanning van klanten incl. vluchten, hotels, transfers en visa.
• Voer administratieve taken uit zoals documentbeheer en CRM/facturatieondersteuning.
• Ondersteun dossiers zoals subsidies, aankoopadministratie en HR-administratie.

Skills

Projectcoördinatie

Klantcommunicatie

Administratieve ondersteuning

Kostenbewaking

Tools

Notion

Job description

Je neemt de projectcoördinatie op voor een eigen klantenportefeuille. Concreet:

• Je bewaakt de voortgang van lopende projecten en dossiers, en je zorgt dat niets blijft liggen
• Je bent het aanspreekpunt voor je klanten en schakelt vlot met collega’s, freelancers en externe partners
• Je boekt en beheert de reizen van je klanten: vluchten, hotels, transfers en visa. Je volgt wijzigingen op, bewaakt de kosten en zorgt dat alles klopt voor vertrek
• Je voert de administratieve ondersteuning uit en volgt ze op: documentbeheer, databases, in- en uitgaande facturatie en voorbereiding voor de boekhouding
• Je ondersteunt specifieke dossiers zoals subsidieaanvragen, aankoopadministratie en HR-administratie
• Je bouwt en onderhoudt de werkomgeving van je klanten in Notion, en je houdt ze actueel
• Je detecteert waar het beter kan bij een klant, en je vertaalt dat naar een concreet voorstel of een nieuwe werkwijze
• Je werkt mee aan onze interne processen en tools, want wat we voor klanten doen, doen we ook voor onszelf