Document Controller

HumanInTech; Beerse; On-site; EUR 29,000 - 44,000; Full time

Job summary

HumanInTech recherche un coordinateur gestion documentaire pour créer, soutenir et suivre les flux de documents de projets techniques. Vous coordonnerez les processus afin d’assurer le respect des délais et la conformité.

Les responsabilités incluent la configuration du DMS, l’intégration d’étapes supplémentaires et la traçabilité des documents; une expérience dans des environnements techniques et réglementés est un atout, avec une communication intermédiaire et une volonté de long terme.

Qualifications

• Maîtrise du néerlandais (natif ou bilingue) indispensable.
• Maîtrise limitée de l'anglais et du français requise.
• Expérience dans un environnement technique de grande envergure est un atout.
• Connaissance de la documentation provenant de contextes techniques (as-built, construction, etc.).
• Gestion du cycle de vie des documents et contrôle des versions; débutant ou faible expérimenté.
• Expérience débutante en gestion documentaire dans un contexte technique ou industriel.
• Bonne communication intermédiaire et volonté de s'engager sur le long terme.

Responsibilities

• Gérer et optimiser le système de gestion documentaire (DMS) et les flux d'approbation.
• Adapter et intégrer des étapes supplémentaires dans les workflows projets.
• Gérer les accès et la traçabilité des documents.
• Maintenir les versions et les archives des documents de projet.
• Préparer des audits internes/externes et démontrer la conformité.
• Agir comme point de contact documental et sensibiliser les équipes.

Skills

Néerlandais (natif/bilingue)

Compétences en communication

Engagement à long terme

Education

Formation secondaire ou plus

Job description

Ce que vous ferez

Vous serez responsable de la création, du soutien et du suivi des flux de documents tels que la soumission, la révision, l'approbation et la diffusion. Vous coordonnerez ces processus pour garantir une gestion efficace du temps et une conformité stricte aux procédures de gestion documentaire.

Vos principales responsabilités incluent :

• Gérer, optimiser et configurer le système de gestion documentaire (DMS) et les flux d'approbation pour garantir un fonctionnement correct et aligner les workflows sur les besoins spécifiques des projets
• Adapter techniquement les flux d'approbation standard au sein des projets en intégrant des étapes supplémentaires, en collaboration avec les parties prenantes du projet
• Vérifier les autorisations et accorder les accès appropriés à des informations spécifiques
• Suivre les versions de documents, les révisions et les flux d'approbation pour garantir la disponibilité des informations les plus récentes
• Gérer, contrôler et coordonner le cycle de vie complet de la documentation de projet, CE et opérationnelle pour garantir l'intégrité, la traçabilité et la disponibilité conformément aux directives internes et aux exigences légales
• Enregistrer, maintenir et centraliser les documents de projet tels que les dossiers as-built, les dossiers opérationnels et les dossiers de construction dans le système désigné, sans les créer vous-même
• Assurer la traçabilité entre les documents, les modifications et les approbations associées
• Préparer et soutenir administrativement les audits internes et externes en fournissant une documentation correcte et complète pour démontrer la conformité lors de la mise en service
• Vérifier, enregistrer et classer les documents pour leur exhaustivité et leurs exigences formelles afin de constituer des dossiers de qualité conformes aux accords de projet
• Effectuer des vérifications de documents purement formelles sur la base d'une checklist standardisée, sans évaluation du contenu
• Garantir une nomenclature et une structure documentaire correctes
• Agir en tant que point de contact central pour les questions liées aux documents et sensibiliser les équipes de projet pour promouvoir une méthode de travail uniforme et de haute qualité
• Fournir des formations et expliquer les processus et les flux aux parties internes et externes, telles que les entrepreneurs, pour garantir une collaboration fluide
• Interpeller les parties prenantes lorsque des documents sont bloqués et signaler de manière proactive les goulots d'étranglement ou les risques au chef de projet
• Soutenir les chefs de projet dans la planification de la documentation et préparer des rapports sur l'état des documents
• Créer, suivre et gérer l'accès à la documentation pour le personnel externe
• Gérer l'échange d'informations générales, administrer les boîtes mail de projet et rédiger les procès-verbaux lors des réunions
• Signaler de manière proactive les risques et formuler des propositions d'amélioration dans les processus de gestion documentaire

Ce que nous recherchons

• Néerlandophone (niveau natif ou bilingue)
• Maîtrise professionnelle limitée de l'anglais et du français
• Une expérience dans un environnement de projet technique de grande envergure est un atout, par exemple dans la construction, les installations industrielles, les projets de démantèlement, les projets d'ingénierie ou les environnements hautement réglementés
• Familiarité avec la documentation issue de contextes de projets techniques, tels que les dossiers as-built, les dossiers de construction, les dossiers opérationnels et la documentation de projets techniques, par exemple dans des secteurs tels que l'énergie, la chimie, la pharma, l'automobile ou un environnement nucléaire
• Compétences de niveau débutant en gestion du cycle de vie des documents et contrôle des versions
• Expérience de niveau débutant avec les systèmes de gestion documentaire
• Expérience de niveau débutant en gestion documentaire dans un environnement technique, industriel ou de projet
• Familiarité de niveau débutant avec la documentation technique (plans, schémas, dossiers)
• Compétences en communication de niveau intermédiaire
• Volonté de s'engager sur le long terme

Le contexte

Cette mission s'étend du 19 octobre 2026 au 31 décembre 2026. Le lieu de travail se situe dans la région d'Anvers Campine, sans possibilité de télétravail. Vous travaillerez à temps plein dans un environnement stimulant où la sécurité, le travail d'équipe et le développement professionnel sont au centre des préoccupations.

Vous pouvez réaliser cette mission en freelance ou en tant que salarié de HumanInTech. Même rôle, même équipe. Si vous nous rejoignez en tant que salarié, votre contrat de travail se poursuit au-delà de cette mission. À son terme, nous chercherons ensemble votre prochaine mission.

Lieu: Région d'Anvers Campine

Adresse de travail: Belgique

Employeur / cocontractant: HumanInTech

Candidatures avant (heure de Bruxelles): 3 novembre 2026 à 01:00

Statut: Freelance ou salarié chez HumanInTech

Temps de travail: Temps plein

Expérience: 1–2 ans ou plus

Formation: Enseignement secondaire ou plus

Publiée le: octobre 2026