Document Controller

HumanInTech; Antwerpen; Presencial; EUR 42.000 - 54.000; Jornada completa

Descripción de la vacante

HumanInTech sucht in Antwerpen eine/n Dokumentenmanager/in zur Erstellung, Unterstützung und Überwachung von Dokumentenflüssen. Sie koordinieren Freigabe-Workflows, prüfen Berechtigungen und sichern Versionskontrollen im gesamten Lebenszyklus technischer Dokumentation.

Die Position ist Vollzeit, onsite in Antwerpen Kempen. Freiberufliche oder Festanstellung möglich, mit Schwerpunkt auf Compliance und Audits.

Formación

• Niederländischsprachig (muttersprache oder zweisprachig)
• Englisch- und Französischkenntnisse eingeschränkt
• Erfahrung in großem technischen Projektumfeld von Vorteil
• Vertrautheit mit technischer Projektdokumentation (As-built, Baudossier, Betriebsdossier)
• Grundkenntnisse im DMS-Umfeld und Versionskontrolle
• Grundkenntnisse im Dokumentenlebenszyklus-Management

Responsabilidades

• Erstellung, Unterstützung und Überwachung von Dokumentenflüssen (Einreichung, Prüfung, Genehmigung, Freigabe)
• Koordination von Freigabe-Workflows und Anpassung an Projektanforderungen
• Überprüfung von Berechtigungen und Zugriffskontrollen
• Nachverfolgung von Dokumentenversionen, Revisionen und Freigabe-Workflows
• Verwaltung des Lebenszyklus von Projekt-, CE- und Betriebsdokumentation
• Registrierung und Zentralisierung von Projektdokumenten
• Sicherstellung der Rückverfolgbarkeit zwischen Dokumenten, Änderungen und Genehmigungen
• Unterstützung Audits durch Bereitstellung vollständiger Dokumentation
• Registrierung, Prüfung und Klassifizierung von Dokumenten nach formalen Anforderungen
• Schulung von internen und externen Parteien
• Proaktive Meldung von Risiken und Engpässen an den Projektmanager
• Erstellung von Berichten zum Dokumentationsstatus
• Zugriffsverwaltung auf externe Dokumentation
• Allgemeiner Informationsaustausch und Dokumenten-Postfachverwaltung

Conocimientos

Fortgeschrittene Kommunikationsfähikei

Langkenntnisse Niederlandisch

Englischkenntnisse (grundlegend)

Englisch- und Französischkenntnisse (E

Bereitschaft zu langfristigem Engag e

Dokumentenlebenszyklus-Wissen

Dokumentenmanagementsysteme

Educación

Sekundarschule oder mehr

Descripción del empleo

Was Sie tun werden

Sie sind verantwortlich für die Erstellung, Unterstützung und Überwachung von Dokumentenflüssen wie Einreichung, Prüfung, Genehmigung und Freigabe. Sie koordinieren diese Prozesse, um ein effizientes Zeitmanagement und die strikte Einhaltung der Dokumentenmanagementverfahren sicherzustellen.

Zu Ihren Hauptaufgaben gehören:

• Verwaltung, Optimierung und Konfiguration des Dokumentenmanagementsystems (DMS) und der Freigabe-Workflows, um den korrekten Betrieb sicherzustellen und Arbeitsabläufe an spezifische Projektanforderungen anzupassen
• Technische Anpassung von Standard-Freigabe-Workflows innerhalb von Projekten durch Einbau zusätzlicher Schritte in Zusammenarbeit mit Projektbeteiligten
• Überprüfung von Berechtigungen und Gewährung des korrekten Zugriffs auf spezifische Informationen
• Nachverfolgung von Dokumentenversionen, Revisionen und Freigabe-Workflows, um sicherzustellen, dass die aktuellsten Informationen verfügbar sind
• Verwaltung, Kontrolle und Koordination des vollständigen Lebenszyklus von Projekt-, CE- und Betriebsdokumentation, um Integrität, Rückverfolgbarkeit und Verfügbarkeit gemäß internen Richtlinien und gesetzlichen Anforderungen sicherzustellen
• Registrierung, Pflege und Zentralisierung von Projektdokumenten wie As-built-Dossiers, Betriebsakten und Baudossiers im vorgesehenen System, ohne diese selbst zu erstellen
• Sicherstellung der Rückverfolgbarkeit zwischen Dokumenten, Änderungen und zugehörigen Genehmigungen
• Administrative Vorbereitung und Unterstützung interner und externer Audits durch Bereitstellung korrekter und vollständiger Dokumentation zum Nachweis der Compliance bei Inbetriebnahme
• Prüfung, Registrierung und Klassifizierung von Dokumenten auf Vollständigkeit und formale Anforderungen, um qualitativ hochwertige Dossiers zu erstellen, die den Projektvereinbarungen entsprechen
• Durchführung rein formaler Dokumentenprüfungen auf Basis einer standardisierten Checkliste, ohne inhaltliche Bewertung
• Sicherstellung korrekter Benennung und Dokumentenstruktur
• Funktion als zentrale Anlaufstelle für dokumentenbezogene Fragen und Sensibilisierung der Projektteams zur Förderung einer einheitlichen und qualitativ hochwertigen Arbeitsweise
• Schulung und Erläuterung von Prozessen und Abläufen für interne und externe Parteien wie Auftragnehmer, um eine reibungslose Zusammenarbeit sicherzustellen
• Ansprache von Stakeholdern, wenn Dokumente feststecken, und proaktive Meldung von Engpässen oder Risiken an den Projektmanager
• Unterstützung von Projektmanagern bei der Dokumentationsplanung und Erstellung von Berichten zum Dokumentenstatus
• Erstellung, Nachverfolgung und Verwaltung des Zugriffs auf Dokumentation für externes Personal
• Abwicklung des allgemeinen Informationsaustauschs, Verwaltung von Projekt-Postfächern und Protokollierung von Besprechungen
• Proaktive Meldung von Risiken und Erstellung von Verbesserungsvorschlägen innerhalb der Dokumentenmanagementprozesse

Was wir suchen

• Niederländischsprachig (muttersprachliche oder zweisprachige Kompetenz)
• Eingeschränkte Arbeitskenntnisse in Englisch und Französisch
• Erfahrung in einem großen technischen Projektumfeld ist von Vorteil, zum Beispiel im Bauwesen, bei Industrieanlagen, Stilllegungsprojekten, Engineering-Projekten oder in stark regulierten Umgebungen
• Vertrautheit mit Dokumentation aus technischen Projektkontexten wie As-built-Dossiers, Baudossiers, Betriebsdossiers und technischer Projektdokumentation, zum Beispiel in Sektoren wie Energie, Chemie, Pharma, Automotive oder in einer nuklearen Umgebung
• Grundkenntnisse im Dokumentenlebenszyklus-Management und in der Versionskontrolle
• Grundkenntnisse in Dokumentenmanagementsystemen
• Grundkenntnisse im Dokumentenmanagement innerhalb eines technischen, industriellen oder Projektumfelds
• Grundkenntnisse in technischer Dokumentation (Pläne, Diagramme, Dossiers)
• Fortgeschrittene Kommunikationsfähigkeiten
• Bereitschaft zu langfristigem Engagement

Das Umfeld

Dieser Auftrag läuft vom 19. Oktober 2026 bis zum 31. Dezember 2026. Der Arbeitsort befindet sich in der Region Antwerpen Kempen, ohne Remote-Option. Sie arbeiten Vollzeit in einem anspruchsvollen Umfeld, in dem Sicherheit, Teamarbeit und berufliche Entwicklung im Mittelpunkt stehen.

Sie können diesen Einsatz freiberuflich oder als Mitarbeiter von HumanInTech übernehmen. Gleiche Rolle, gleiches Team. Wenn Sie bei uns angestellt sind, besteht Ihr Arbeitsverhältnis über diesen Einsatz hinaus fort. Nach dessen Ende suchen wir gemeinsam nach Ihrem nächsten Einsatz.

Standort: Region Antwerpen Kempen

Arbeitsadresse: Belgien

Arbeitgeber / Vertragspartner: HumanInTech

Bewerbungsfrist (Brüsseler Zeit): 3. November 2026 um 01:00

Zusammenarbeitsform: Freiberuflich oder bei HumanInTech angestellt

Arbeitszeit: Vollzeit

Erfahrung: 1–2 Jahre oder mehr

Ausbildung: Sekundarschule oder mehr

Veröffentlicht: Oktober 2026