Directie- en Projectcoördinator

HeadCount; Wommelgem; On-site; EUR 58,000 - 62,000; Full time

Benefits offered by this job

Hospitalisatieverzekering

Groepsverzekering

Maaltijdcheques

Km vergoeding

Job summary

BOTEC is een familiaal ingenieursbureau voor bouw en techniek. Wij zoeken een organisatorische rechterhand van de directie die structuur brengt in de dagelijkse werking.

Samen met de directie en engineers bewaak je dossiers, offertes en deadlines en zorg je voor correcte communicatie tussen alle partijen. Je verzamelt dossiers, stelt offertes op op basis van technische input, controleert documenten op volledigheid en volgt de aanbestedingsadministratie op.

Qualifications

• Voorliefde voor Office Management of gelijkwaardig bachelorstadium.
• 5–10 jaar ervaring met offertes en projectadministratie.
• Ervaring met openbare aanbestedingen en meetstaten is een plus.
• Ervaring in studiebureau/architectenbureau/bouwbedrijf is troef.
• Goede Word/Excel/Outlook vaardigheden.

Responsibilities

• Verzamelen en personaliseren van documenten bij kandidatuurstellingen.
• Offertes opstellen en afstemmen op technische info van directie/ingenieurs.
• Controle van bestekken en documenten op volledigheid; signaleren van hiaten.
• Verwerken van inschrijvingsprijzen en aanbestedingsdocumentatie; coördineren secretariaat en agenda.
• Volgen van facturatie en administratieve data; ondersteunen sociale media.

Skills

Klantgerichtheid

Communicatie

Proactief informatie opvragen

Word, Excel, Outlook

Education

Bachelor in Office Management / Organisatie & Management / Bedrijfsmanagement

Tools

Word

Excel

Outlook

Job description

BOTEC gaat op zoek naar een organisatorische rechterhand van de directie.

Zie jij wat een dossier nog mist en zorg je dat iedereen tijdig aanlevert, hou je het verloop van projecten bij en zorg je voor correcte communicatie tussen de verschillende partijen? Bij BOTEC word je die organisatorische rechterhand van de directie. Je houdt overzicht over offertes, projectadministratie en deadlines en zorgt dat afspraken worden opgevolgd.

Jouw rol

BOTEC is een familiaal ingenieursbureau voor bouw en techniek. Nu de tweede generatie meer verantwoordelijkheden overneemt, zoeken we iemand die mee structuur brengt in de dagelijkse werking. Je werkt samen met de directie, projectingenieurs en het secretariaat en neemt geleidelijk organisatorische taken over. De directie staat je met raad en daad bij gedurende het eerste jaar, en nadien groei je stapsgewijs door tot een overkoepelende organisatorische functie binnen het bedrijf.

• Je verzamelt en personaliseert de gemaakte documenten bij kandidatuurstellingen voor nieuwe projecten.
• Je stelt offertes op en finaliseert ze op basis van de technische informatie van de directie of projectingenieurs.
• Je controleert bestekken en bijhorende documenten op volledigheid en consistentie. Je signaleert ontbrekende gegevens en stemt inhoudelijke vragen af met de verantwoordelijke ingenieur.
• Je verwerkt inschrijvingsprijzen van aannemers, volgt aanbestedingsadministratie op en houdt standaarddocumenten actueel.
• Je coördineert het secretariaat, volgt mailverkeer en agenda's op en bewaakt acties en deadlines van directie en projectingenieurs.
• Je volgt facturatie en de bijbehorende administratieve gegevens op. Daarnaast ondersteun je de opvolging van sociale media.

Kandidaat

Wat breng je mee

• Bij voorkeur een professionele bachelor in Office Management, Organisatie en Management, Bedrijfsmanagement of een technisch-administratieve richting.
• Bij voorkeur vijf tot tien jaar relevante ervaring met offertes, projectadministratie, documentcontrole en financiële opvolging.
• Ervaring met openbare aanbestedingen, bestekken en meetstaten is een meerwaarde.
• Ervaring in een studiebureau, architectenbureau, bouw- of installatiebedrijf of een vergelijkbare projectomgeving is een sterke troef.
• Je werkt vlot met Word, Excel en Outlook.
• Je hebt technische affiniteit, werkt bijzonder nauwkeurig en vraagt ontbrekende informatie proactief op. Je spreekt collega's en directie aan op afspraken en deadlines.

Wat mag je verwachten

Je krijgt een brede coördinerende rol met rechtstreeks contact met de directie. Je neemt taken stapsgewijs over en helpt de interne werking verder structureren. Je bijdrage is concreet: volledige dossiers, duidelijke afspraken en een goede administratieve opvolging.

• Bruto loonvork tussen 5200 en 5600 euro
• - Extralegale voordelen:
  • Hospitalisatieverzekering
  • Groepsverzekering
  • Maaltijdcheques van 10 euro / gewerkte dag van minimaal 6 uur
  • Km vergoeding voor woon-werkverkeer en occasionele verplaatsingen

- Bediende contract met een flexibele 40 u werkweek met 2u inhaalrust/week
- Thuiswerk kan na een inwerkperiode besproken worden
- Tijdens het eerste werkjaar is er een volledige ondersteuning in de functie om het bedrijf door en door te leren kennen

Organisatie details

BOTEC is een dynamisch ingenieursbureau met een sterke reputatie in de bouwsector. Wij ontwerpen en coördineren alle technische uitrustingen in gebouwen, met een duidelijke focus op duurzaam en energiezuinig bouwen. We zijn gespecialiseerd in projecten binnen de gezondheids- en zorgsector, waaronder woonzorgcentra en hoogtechnische ziekenhuisafdelingen. Daarbij combineren we diepgaande technische expertise met strikte budgetcontrole zodat elk project maximaal rendeert.