Directie- en Projectcoördinator

Jobat; Antwerpen; On-site; EUR 42,000 - 56,000; Full time

Job summary

BOTEC is een dynamisch ingenieursbureau waar je de organisatorische rechterhand van de directie wordt. Je houdt toezicht op offertes, projectadministratie en deadlines en zorgt voor correcte communicatie tussen directie, projectingenieurs en secretariaat. De directie staat je bij in het eerste jaar; daarna groei je door naar een overkoepelende organisatorische rol. Het werk vraagt nauwkeurigheid, proactieve communicatie en betrokkenheid bij dagelijkse werking.

Qualifications

• Minimaal een bachelor- of masterdiploma in een relevante richting.
• Aantoonbare ervaring met project- en administratiebeheer.
• Goede communicatieve vaardigheden en nauwkeurigheid.
• Kennis van MS Office is een plus.

Responsibilities

• Verzamelen en personaliseren van documenten voor kandidatuurstellingen.
• Offertes opstellen en finaliseren op basis van technische input.
• Bestekken en documenten controleren op volledigheid en consistentie.
• Inschrijvingsprijzen verwerken en aanbestedingsadministratie bijhouden.
• Secretariaat coördineren, mailverkeer en agenda beheren; deadlines bewaken.
• Facturatie ondersteunen en administratieve processen verbeteren.

Skills

Organisatie

Communicatie

Administratie

Projectadministratie

Offertes opstellen

Tools

MS Office

Job description

BOTEC is een dynamisch ingenieursbureau met een sterke reputatie in de bouwsector. Wij ontwerpen en coördineren alle technische uitrustingen in gebouwen, met een duidelijke focus op duurzaam en energiezuinig bouwen. We zijn gespecialiseerd in projecten binnen de gezondheids- en zorgsector, waaronder woonzorgcentra en hoogtechnische ziekenhuisafdelingen. Daarbij combineren we diepgaande technische expertise met strikte budgetcontrole zodat elk project maximaal rendeert.

Jobomschrijving

Zie jij wat een dossier nog mist en zorg je dat iedereen tijdig aanlevert, hou je het verloop van projecten bij en zorg je voor correcte communicatie tussen de verschillende partijen? Bij BOTEC word je de organisatorische rechterhand van de directie. Je houdt overzicht over offertes, projectadministratie en deadlines en zorgt dat afspraken worden opgevolgd.

Jouw rol

BOTEC is een familiaal ingenieursbureau voor bouw en techniek. Nu de tweede generatie meer verantwoordelijkheden overneemt, zoeken we iemand die mee structuur brengt in de dagelijkse werking. Je werkt samen met de directie, projectingenieurs en het secretariaat en neemt geleidelijk organisatorische taken over. De directie staat je met raad en daad bij gedurende het eerste jaar, en nadien groei je stapsgewijs door tot een overkoepelende organisatorische functie binnen het bedrijf.

Wat ga je doen

• Je verzamelt en personaliseert de gemaakte documenten bij kandidatuurstellingen voor nieuwe projecten.
• Je stelt offertes op en finaliseert ze op basis van de technische informatie van de directie of projectingenieurs.
• Je controleert bestekken en bijhorende documenten op volledigheid en consistentie. Je signaleert ontbrekende gegevens en stemt inhoudelijke vragen af met de verantwoordelijke ingenieur.
• Je verwerkt inschrijvingsprijzen van aannemers, volgt aanbestedingsadministratie op en houdt standaarddocumenten actueel.
• Je coördineert het secretariaat, volgt mailverkeer en agenda's op en bewaakt acties en deadlines van directie en projectingenieurs.
• Je volgt facturatie en de bijbehorende administratieve gegevens op. Daarnaast ondersteun je de opvolging van sociale media.