Coordinateur(trice) administratif(tive) Forest

MonASBL.be (operated by L'Agence pour le Non-Marchand); Belgique; À distance; EUR 7 800 - 12 000; Temps partiel

Avantages offerts par ce poste

Flexi-job 13 heures/semaine

Frais de déplacements

Résumé du poste

Institut Elkaïm Familles Systèmes Humains (IEFSH) asbl recherche un coordinateur(trice) administratif(tive) polyvalent(e) pour assurer la gestion quotidienne, l’accompagnement pédagogique et le soutien logistique des formations et événements.

Le poste exige une expérience administrative et une sensibilité au secteur associatif du non-marchand, avec une capacité à gérer plusieurs dossiers et à communiquer efficacement.

Qualifications

• Expérience 3–5 ans minimum dans une fonction similaire de secrétariat polyvalent/office management.
• Connaissance des procédures administratives et financières.
• Gestion des dossiers des étudiants et suivi des candidatures.
• Maîtrise des outils bureautiques et numériques et sens de l’organisation.
• Capacité à travailler en autonomie tout en collaborant avec divers interlocuteurs.

Responsabilités

• Assurer l’accueil administratif et l’archivage des documents.
• Gérer les factures, les relances et le suivi financier.
• Suivre les inscriptions et les candidatures et préparer les attestations.
• Contribuer à la communication institutionnelle et à la coordination entre étudiants et formateurs.

Connaissances

Organisation et planification

Rigueur

Discrétion

Relationnel

Polyvalence

Autonomie

Formation

Bachelier en secrétariat/gestion administrative

Outils

Mac OS / iWork

Description du poste

Fonction Coordinateur(trice) administratif(tive)

Type de contrat Temps partiel - CDI

Date de clôture des candidatures 20/09/26

Coordinateur(trice) administratif(tive) Forest

Institut Elkaïm - Forest

Description de l’ASBL, institution

L’Institut Elkaïm Familles Systèmes Humains (IEFSH) est un centre de référence en thérapie familiale systémique et en pratiques de réseaux, actif depuis 1979 à Bruxelles. Fondé par le Dr Mony Elkaïm, il forme des professionnels de la santé mentale à travers un cycle long, des séminaires spécialisés, des supervisions et contribue au développement du champ systémique par ses publications, ses post formations et ses congrès internationaux.

Poste à pourvoir

L’Institut Elkaïm Familles Systèmes Humains (IEFSH) asbl recherche un.e Coordinatrice administrative polyvalente / Coordinateur administratif polyvalent

Mission générale

Assurer la gestion administrative quotidienne de l’Institut ainsi que le soutien organisationnel, financier, pédagogique et logistique nécessaire au bon fonctionnement des formations, séminaires, journées d’étude et activités institutionnelles. La fonction contribue à la qualité du suivi des étudiants, à la fluidité des opérations et au soutien administratif des responsables.

Responsabilités principales

• 1. Gestion administrative et secrétariat
  • Assurer l’accueil administratif et électronique (mails, téléphone, demandes d’information).
  • Gérer la correspondance et les courriers administratifs.
  • Constituer, suivre et mettre à jour les dossiers des étudiants.
  • Encoder et actualiser les bases de données.
  • Préparer les attestations, conventions et autres documents administratifs.
  • Assurer le classement, l’archivage et la bonne circulation des informations.
• 2. Suivi administratif et financier
  • Établir les factures et en assurer le suivi.
  • Effectuer les relances en cas d’impayés.
  • Préparer les paiements après validation des responsables.
  • Assurer le suivi administratif des rémunérations et des obligations sociales.
  • Contribuer au suivi budgétaire et au reporting administratif des activités.
• 3. Soutien aux activités pédagogiques
  • Gérer les inscriptions et réinscriptions aux formations.
  • Assurer le suivi administratif des candidatures.
  • Préparer les listes de présence et les attestations de participation.
  • Participer à l’organisation pratique des formations, séminaires et journées d’étude.
  • Assurer la coordination administrative entre étudiants, formateurs et responsables.
• 4. Communication institutionnelle
  • Répondre aux demandes externes d’information.
  • Diffuser les communications institutionnelles.
  • Participer à la mise à jour du site internet et des supports de communication.
  • Contribuer à la visibilité et à la promotion des activités de l’Institut.
• 5. Soutien logistique et organisationnel
  • Veiller à la disponibilité du matériel et des fournitures.
  • Participer à l’organisation logistique des événements.
  • Assurer un soutien opérationnel face aux imprévus et aux besoins

Profil recherché, Compétences, Formations, Expérience

Profil recherché

• Bachelier en secrétariat de direction, gestion administrative, comptabilité, assistant de direction ou domaine équivalent.
• Une formation complémentaire en comptabilité, gestion RH ou communication constitue un atout.

Expérience

• Expérience professionnelle de 3 à 5 ans minimum dans une fonction similaire de secrétariat polyvalent, coordination administrative ou office management.
• Une expérience dans le secteur associatif, de la formation, de l’enseignement ou du non-marchand constitue un atout important.

Compétences et qualités

• Excellentes capacités d’organisation, de planification et de priorisation.
• Très bonne maîtrise des outils bureautiques et numériques (environnement Apple).
• Bonnes capacités rédactionnelles et relationnelles.
• Capacité à travailler de manière autonome tout en collaborant avec de multiples interlocuteurs.
• Rigueur, discrétion, sens des responsabilités et fiabilité.
• Polyvalence, flexibilité et capacité à gérer les imprévus.

Conditions

• Flexi-job pour 13 heures/semaine. Vérifiez vos conditions d’employabilité en Flexi-Job via le site : https://emploi.belgique.be/fr/themes/contrats-de-travail/contrats-de-travail-particuliers/contrat-de-travail-flexi-job
• Le volume de prestation peut varier ponctuellement durant l’année en fonction de l’organisation d’événements.
• Frais de déplacements
• Entrée en fonction immédiate

Comment postuler

Candidature

Adresser une lettre de motivation et votre CV à Geneviève Platteau, Présidente de l’Organe d’administration, sur l’adresse : [e-mail]

Date de clôture des candidatures : 20/09/26

N'oubliez surtout pas de faire référence à MonASBL.be lors de l'envoi de votre candidature : c'est déjà un gage de sérieux de votre part.