Assistant·e administratif·ve et coordination des formations

Formaservices; Doornik; On-site; EUR 25,000 - 35,000; Full time

Benefits offered by this job

Chèque repas de 8€/jour

Intervention frais d'abonnement GSM

Prime de fin d'année

Formations continues

Job summary

Un centre de formation dynamique en Belgique recherche un/e Assistant/e administratif/ve pour gérer l'administration et la coordination des formations. Le candidat idéal aura une formation en administration et un bon sens de l'organisation. Ce poste exige des compétences relationnelles et la maîtrise de Google Workspace. Les horaires sont du lundi au vendredi, avec des possibilités de télétravail. Un package attractif incluant des chèques-repas et une prime de fin d'année est proposé.

Qualifications

• Minimum CESS, idéalement en orientation administrative, secrétariat ou gestion.
• Expérience antérieure appréciée.
• Autonome, proactif/ve et fiable.
• Excellent relationnel à l'écrit et à l'oral.

Responsibilities

• Encodage et mise à jour des formations dans les outils internes.
• Gestion des inscriptions et documents nécessaires.
• Organisation logistique des salles de formation.
• Communication fluide entre formateurs et participants.

Skills

Organisation

Rigueur

Capacité à prioriser

Relationnel

Connaissance Google Workspace

Education

CESS ou équivalent en administration

Tools

Google Workspace

CRM

Job description

Assistant·e administratif·ve et coordination des formations

Offre d’emploi

FormaServices est un centre de formation dynamique basé à Tournai et actif dans toute la Belgique depuis 2010 dispensant plus de 1300 sessions par an dans trois secteurs d’activité.

Structurée en coopérative, notre équipe pluridisciplinaire de formateur.rice.s est composée de plus de 40 professionnels de secteurs spécifiques.

Chez FormaServices, nous aimons le travail bien fait, l’organisation carré... mais aussi la convivialité, l’entraide et l’humour.
Si tu es du genre à repérer la petite info oubliée et à faire en sorte que tout roule : tu vas adorer travailler avec nous.

Tu es le point de contact privilégié des formateurs et un soutien essentiel à la coordination. Ta fonction est composée de 4 missions principales :

1. Administration des formations

Encoder et mettre à jour les formations dans nos outils internes.

Gérer les inscriptions, listes de présence et documents nécessaires.

Suivre les confirmations, changements, annulations et mises à jour diverses.

Préparer et envoyer les documents administratifs aux formateurs et partenaires.

2. Coordination logistique

Réserver et organiser les salles de formation (interne/externe).

Veiller à la disponibilité du matériel pédagogique et des supports imprimés.

Préparer, envoyer ou mettre à disposition les dossiers pédagogiques.

Gérer les imprévus de dernière minute (absence de formateur, salle indisponible...).

Assurer le lien fluide entre formateurs, partenaires et l’équipe interne.

Répondre aux questions des formateurs et des participants.

Transmettre les informations importantes dans les bons délais.

Maintenir à jour les plannings et informer l’équipe des modifications.

Encoder et vérifier certaines factures de fournisseurs.

Effectuer de petites relances.

Vérifier les éléments nécessaires aux paiements.

Profil recherché

Minimum CESS, idéalement en orientation administrative, secrétariat ou gestion avec une première expérience

Organisé·e, rigoureux·se, tu es capable de prioriser et gérer plusieurs dossiers à la fois.

Autonome, proactif·ve, fiable: tu prends les choses en main avec un vrai sens des responsabilités.

Excellent relationnel : tu sais communiquer clairement avec tous nos interlocuteurs à l’écrit et à

A l’aise avec la suite Google Workspace (Gmail, Drive, Docs, Sheets, Agenda et idéalement

l’utilisation d’un CRM.

Pourquoi nous rejoindre ?

Tu prends un rôle central dans le fonctionnement du centre.

Tu rejoins une équipe bienveillante, engagée et dynamique.

Tu gagnes rapidement en autonomie.

Tu bénéficies de formations continues au sein de FormaServices.

Ce que nous offrons

Salaire basé sur la CP 200.00 (catégorie B) et l'expérience

Horaires : lundi, mardi, jeudi, vendredi de 8h à 16h

Un mix bureau/télétravail est envisageable après la période d’intégration, en fonction de l’organisation et des besoins des formations.

Chèque repas de 8€/jour presté

Intervention dans les frais d’abonnement GSM

Prime de fin d’année

Envoie ton CV + lettre de motivation à [e-mail] avec l’objet : Candidature Assistant·e administratif·ve – [Nom + Prénom] avant le 31/12/25

Les candidatures retenues feront l'objet d’un entretien et épreuves de recrutement qui s’organiseront entre le 19 et 23 janvier 2026.

Contact et infos complémentaires : 069/ 35 47 00