Chief of staff

Accent NV; Oost-Vlaanderen; Vor Ort; EUR 55.000 - 72.000; Teilzeit

Benefits dieser Stelle

Variatie

Aangename sfeer

Werken voor Stad Gent

Zusammenfassung

Stad Gent zoekt een Teamcoach Staf binnen het departement Facility Management. U stuurt een team van circa acht medewerkers aan, coacht hen en hebt een helikopterzicht op lopende dossiers.

U coördineert en bewaakt de quality assurance, ondersteunt het departementshoofd bij diverse taken en levert een actieve bijdrage aan directieteam, overleg met schepen en vakbond.

Qualifikationen

• Masterdiploma op zak en aantoonbare leidinggevende ervaring.
• Sterke organisatorische en analytische vaardigheden.
• In staat om complexe dossiers te overzien en te adviseren.

Aufgaben

• Coördineren van Team Staf op inhoudelijk, methodisch en organisatorisch vlak.
• Een team van circa acht medewerkers aansturen, coachen en begeleiden.
• Departementshoofd ondersteunen bij uitvoering van taken en verantwoordelijkheden.
• Continuïteit van dienstverlening bewaken en administratieve ondersteuning optimaliseren.
• Medewerkers begeleiden bij complexe opdrachten en projecten.
• Overzicht bewaren van werkzaamheden, prioriteiten bepalen en werkprocessen afstemmen.
• Eerste aanspreekpunt zijn voor materies die niet aan één medewerker zijn toegewezen.
• Kwaliteitscontroles uitvoeren en zorgen voor correcte rapporteringsdocumenten.
• Departementshoofd adviseren op basis van analyses en overleg met stakeholders.
• Actieve bijdrage leveren aan directieteam, schepenoverleg en vakbondsoverleg.

Kenntnisse

Leidinggeven

Coachend leidinggeven

Analytisch vermogen

Prioriteiten stellen

Communicatieve vaardigheden

Ausbildung

Masterdiploma

Jobbeschreibung

Team Staf maakt deel uit van het departement Facility Management van Stad Gent. Het team bestaat uit ongeveer acht medewerkers met uiteenlopende expertises.

De stafwerking van het departement is georganiseerd in twee teams:

• Team Staf;
• Team Juridische Ondersteuning & Overheidsopdrachten.

De teamcoach Staf rapporteert rechtstreeks aan het departementshoofd Facility Management en maakt deel uit van het directieteam.

• De werking van Team Staf coördineren op inhoudelijk, methodisch en organisatorisch vlak.
• Een team van ongeveer acht medewerkers met uiteenlopende expertises aansturen, coachen en begeleiden.
• Het departementshoofd ondersteunen bij de uitvoering van haar taken en verantwoordelijkheden als hoofd van het departement.
• De continu teit van de dienstverlening aan het departementshoofd bewaken en instaan voor een efficiënte administratieve ondersteuning binnen het departement.
• Medewerkers begeleiden bij de behandeling, uitvoering en opvolging van inhoudelijk en organisatorisch complexe opdrachten, dossiers en projecten.
• Het overzicht over de werkzaamheden binnen het team bewaren, prioriteiten bepalen en opdrachten en werkprocessen op elkaar afstemmen.
• Optreden als eerste aanspreekpunt voor materies die niet specifiek aan een medewerker zijn toegewezen en fungeren als verbindende spil binnen het team.
• Kwaliteitscontroles uitvoeren en erop toezien dat procedures en rapporteringsdocumenten beschikbaar zijn en correct worden toegepast.
• Het departementshoofd adviseren over complexe vraagstukken en uitdagingen op basis van analyses, professionele inschattingen en overleg met relevante stakeholders.
• Een actieve bijdrage leveren aan het directieteam, het schepenoverleg en het vakbondsoverleg.
• Overlegmomenten inhoudelijk en praktisch voorbereiden en instaan voor de opvolging van gemaakte afspraken en de governance.
• De coördinatie en opvolging van departementale beleidsopdrachten en thema's zoals preventie, veiligheid en welzijn, communicatie, IT, het FM-beleidsplan en opdrachten in het kader van SKO ondersteunen.
• Zorgen voor samenhang, structuur en een efficiënte samenwerking tussen de verschillende expertises en opdrachten binnen het departement.

Dit heb je nodig voor de job

• Je beschikt over een masterdiploma.
• Je hebt sterke leidinggevende en coachende vaardigheden en weet medewerkers op een motiverende manier aan te sturen.
• Je beschikt over een sterk organisatorisch en analytisch vermogen en behoudt een helikopterzicht over complexe dossiers en projecten.
• Je kunt prioriteiten bepalen, verbanden leggen en het departementshoofd op een onderbouwde manier adviseren.
• Je communiceert vlot en overtuigend, beschikt over sterke sociale vaardigheden en handelt diplomatisch en assertief in de samenwerking met stakeholders.
• Je hebt ervaring met coördinatie, procesbewaking, kwaliteitscontrole en rapportering.
• Je werkt zelfstandig en proactief, neemt beslissingen, gaat discreet om met informatie en blijft doeltreffend functioneren onder druk.
• Je treedt op als betrouwbare sparringpartner van het departementshoofd, met aandacht voor samenwerking en het bewaken van afspraken en verantwoordelijkheden.

Belangrijk

De voorkeur gaat uit naar een mature en communicatief sterke kandidaat met een goed organisatorisch inzicht en ervaring in een leidinggevende of coördinerende functie. Je kunt je snel inwerken, complexe dossiers zelfstandig opnemen en het vertrouwen winnen van zowel het departementshoofd als het team.

• Werken voor Stad Gent
• Variatie
• Aangename sfeer

Dit alles binnen het kader van een tijdelijke opdracht van drie tot zes maanden.

• Uitvoering
• Communicatie
• Procesbewaking
• Analyse
• Kwaliteitscontrole
• Coaching
• Consulting
• Beveiligingsdienst
• Communicatief sterk
• Governance
• Samenwerken