Chief of staff

Jobat; Gent; On-site; EUR 45,000 - 65,000; Full time

Job summary

Stad Gent zoekt een Team Staf-coördinator om de werking van Team Staf inhoudelijk, methodisch en organisatorisch te sturen. Je leidt een team van circa acht medewerkers met uiteenlopende expertises, coacht en begeleidt hen, en ondersteunt het departementshoofd bij haar taken als hoofd van het departement.

Je bewaakt continuïteit van dienstverlening, zorgt voor efficiënte administratie, begeleidt bij complexe dossiers en projecten, bewaakt prioriteiten en afstemming, en fungeert als verbindende

Job description

**Werken voor Stad Gent betekent meewerken aan een stad die volop in beweging is. Als werkgever biedt Stad Gent een betekenisvolle werkomgeving waarin mensen samenwerken aan een leefbare, inclusieve en toekomstgerichte stad. Met aandacht voor diversiteit, ontwikkeling en samenwerking creëert Stad Gent ruimte voor medewerkers om hun talenten in te zetten en verder te groeien.**

Jobomschrijving

3 redenen om voor deze job te kiezen

• Werken voor Stad Gent
• Variatie
• Aangename sfeer

Zo ziet je job er uit

• De werking van Team Staf coördineren op inhoudelijk, methodisch en organisatorisch vlak.
• Een team van ongeveer acht medewerkers met uiteenlopende expertises aansturen, coachen en begeleiden.
• Het departementshoofd ondersteunen bij de uitvoering van haar taken en verantwoordelijkheden als hoofd van het departement.
• De continuïteit van de dienstverlening aan het departementshoofd bewaken en instaan voor een efficiënte administratieve ondersteuning binnen het departement.
• Medewerkers begeleiden bij de behandeling, uitvoering en opvolging van inhoudelijk en organisatorisch complexe opdrachten, dossiers en projecten.
• Het overzicht over de werkzaamheden binnen het team bewaren, prioriteiten bepalen en opdrachten en werkprocessen op elkaar afstemmen.
• Optreden als eerste aanspreekpunt voor materies die niet specifiek aan een medewerker zijn toegewezen en fungeren als verbindende spil binnen het team.
• Kwaliteitscontroles uitvoeren en erop toezien dat procedures en rapporteringsdocumenten beschikbaar zijn en correct worden toegepast.
• Het departementshoofd adviseren over complexe vraagstukken en uitdagingen op basis van analyses, professionele inschattingen en overleg met relevante stakeholders.
• Een actieve bijdrage leveren aan het directieteam, het schepenoverleg en het vakbondsoverleg.
• Overlegmomenten inhoudelijk en praktisch voorbereiden en instaan voor de opvolging van gemaakte afspraken en de governance.
• De coördinatie en opvolging van departementale beleidsopdrachten en thema’s zoals preventie, veiligheid en welzijn, communicatie, IT, het FM-beleidsplan en opdrachten in het kader van SKO ondersteunen.
• Zorgen voor samenhang, structuur en een efficiënte samenwerking tussen de verschillende expertises en opdrachten binnen het departement.

Context

Team Staf maakt deel uit van het departement Facility Management van Stad Gent. Het team bestaat uit ongeveer acht medewerkers met uiteenlopende expertises.

De stafwerking van het departement is georganiseerd in twee teams:

• Team Staf;
• Team Juridische Ondersteuning & Overheidsopdrachten.

De teamcoach Staf rapporteert rechtstreeks aan het departementshoofd Facility Management en maakt deel uit van het directieteam.