Chargé·e administratif·ve et financier·ère / Facility Manager

COLEAD.link; Elsene; On-site; EUR 45,000 - 65,000; Full time

Job summary

COLEAD recrute un Chargé·e administratif·ve et financier·ère / Facility Manager pour son bureau de Bruxelles (Ixelles). Poste à temps plein au sein du département Finances et Administration.

Vous gérez les dépenses des projets, les engagements et la logistique des programmes, en lien avec les partenaires financiers et les équipes techniques. Le candidat idéal maîtrise les outils bureautiques (MS Excel), Zoho CRM ou ERP, et possède une rigueur et une polyvalence reconnues.

Qualifications

• Diplôme de bachelor en comptabilité, administration, finance ou domaine connexe.
• Au moins 3 ans d’expérience dans une fonction administrative et financière; expérience en comptabilité fournisseurs et/ou facility management est un atout.
• Maîtrise du français et de l’anglais, à l’écrit comme à l’oral; connaissance d’autres langues est un atout.

Responsibilities

• Réceptionner et classer les factures des fournisseurs et prestataires, rattachées au programme et à la ligne budgétaire.
• Vérifier la conformité des dépenses selon les procédures et les règles des partenaires.
• Constituer les dossiers de paiement et assurer leur suivi jusqu’au paiement.
• Suivre les notes de frais et les dépenses de mission des membres de l’équipe.
• Encoder les engagements et les données administratives dans Zoho CRM; assurer le suivi des données fournisseurs.

Skills

Rigueur

Polyvalence

Organisation

Anglais courant

Education

Bachelier en comptabilité, administration, finance

Tools

MS Excel

Zoho CRM

ERP

Job description

Nous recrutons : Chargé·e administratif·ve et financier·ère / Facility Manager – Bruxelles, Belgique

Lieu de travail : Ixelles, Belgique

Date d’entrée en fonction : Dès que possible

À propos du COLEAD

Le COLEAD est une association interprofessionnelle de membres régie par la loi française du 1er juillet 1901, dédiée à la transformation durable des systèmes agroalimentaires dans les pays à revenu faible et intermédiaire de la tranche inférieure.

Sur le plan opérationnel, le COLEAD conçoit, coordonne et met en œuvre des projets et programmes de coopération technique pour le compte de ses partenaires financiers, en fournissant des services de renforcement des capacités, de conseil, de recherche appliquée et de courtage de connaissances aux acteurs publics et privés des chaînes de valeur agroalimentaires de ses pays d’intervention. Son système de management de la formation est certifié ISO 21001, et ses programmes sont financés par un nombre croissant de partenaires financiers publics et institutionnels (Union européenne, AFD, Enabel, BID, STDF, etc.).

Le COLEAD aborde un nouveau tournant de ses plus de 50 ans d’histoire. Dans le cadre de sa stratégie COLEAD 2030, l’association évolue vers un mouvement « glocal » reliant acteurs économiques, institutions publiques et partenaires financiers en Afrique, en Amérique latine, dans les Caraïbes, en Asie-Pacifique et en Europe. Son portefeuille de projets et programmes connaît une forte croissance, et le COLEAD établit une présence juridique et financière à l’étranger, dans plusieurs pays africains et dans les Caraïbes.

Pour accompagner cette croissance, le COLEAD recherche un·e Chargé·e administratif·ve et financier·ère / Facility Manager. Au sein du département Finances et Administration, le/la titulaire appuiera la gestion administrative et financière quotidienne des projets et programmes, dans le respect des règles des partenaires financiers, et assurera le bon fonctionnement du bureau du COLEAD à Bruxelles.

Finalité du poste et responsabilités principales

Dans le cadre de la stratégie de mise en œuvre multiprogramme du COLEAD et conformément à ses règles et procédures, le/la titulaire appuie la gestion administrative et financière quotidienne de la mise en œuvre des activités des programmes et assure la gestion du bureau de Bruxelles.

Il/elle travaille sous la supervision directe de la Responsable du Contrôle administratif et financier, en étroite collaboration avec l’équipe Finance, le pôle Administration & Procurement, les équipes techniques des programmes et les bureaux du COLEAD à Nairobi et à Lomé.

Le poste s’articule autour des blocs de fonctions ci-dessous. La charge de travail afférente à chacun varie selon la période de l’année et les besoins des différents projets et programmes.

Gestion administrative et financière des dépenses des projets et programmes

• Réceptionner, enregistrer et classer les factures des fournisseurs et prestataires, en les rattachant au programme, à la ligne budgétaire et au code analytique concernés.
• Appuyer le Contrôle financier dans la vérification des factures : conformité aux procédures d’achat du COLEAD et aux règles des partenaires financiers, rapprochement avec l’engagement ou le contrat, exactitude des montants et des justificatifs.
• Constituer les dossiers de paiement, les intégrer dans le circuit de signature et en assurer le suivi jusqu’à la mise en paiement.
• Collecter et vérifier les notes de frais et frais de mission des membres de l’équipe.
• Rechercher et rapprocher les justificatifs des dépenses par carte de crédit et par petite caisse, et en vérifier l’imputation au programme concerné.
• Assurer le suivi des échéances de paiement et des relances, et répondre aux questions des fournisseurs et prestataires.

Engagements, données et procédures

• Encoder les engagements et les données administratives dans Zoho CRM, et tenir à jour les données fournisseurs.
• Veiller au respect des procédures internes du COLEAD relatives aux contrats de services et de fournitures.
• Proposer des améliorations des processus administratifs et des outils (Zoho CRM), notamment pour le suivi des engagements et des paiements.

Appui au rapportage, aux vérifications de dépenses et aux audits

• Archiver les dossiers de dépenses (physiques et électroniques) par programme, de manière à garantir leur traçabilité et leur disponibilité pendant toute la durée de conservation exigée par les partenaires financiers.
• Préparer les extraits et dossiers de pièces justificatives nécessaires aux rapports financiers intermédiaires et finaux.
• Appuyer le Contrôle financier dans la préparation des pré-audits, vérifications de dépenses et audits : rassembler les pièces et échantillons demandés et régulariser les anomalies relevées.

Logistique des activités des programmes

• Appuyer l’organisation logistique des formations, ateliers, conférences et réunions internationales mis en œuvre dans le cadre des programmes : coordination avec les lieux, préparation et expédition du matériel vers les pays d’intervention ou les associations professionnelles.
• Assurer les envois liés aux programmes (matériel, originaux de documents contractuels) et leur traçabilité.

Gestion du bureau de Bruxelles (Facility Management)

• Assurer l’interface avec le gestionnaire de l’espace de bureaux pour l’entretien, la maintenance, les accès et le suivi des incidents.
• Vérifier les charges immobilières facturées au COLEAD.
• Gérer la réservation des salles de réunion et coordonner l’occupation des places de parking.
• Assurer la maintenance des imprimantes et photocopieuses ainsi que la gestion des fournitures de bureau, en appliquant les procédures d’achat du COLEAD (fournitures, contrats de maintenance, prestataires), en lien avec le pôle Administration & Procurement.
• Gérer le courrier entrant et sortant, ainsi que le classement et l’archivage des documents administratifs.
• Travailler en coordination avec les Ressources humaines sur les aspects de bien-être, de sécurité et d’obligations légales liés aux bureaux et au personnel qui les fréquente.

Profil recherché

Nous recherchons un·e professionnel·le rigoureux·se et polyvalent·e, à l’aise avec les chiffres comme avec l’organisation pratique. Le profil ci-dessous décrit le/la candidat·e idéal·e ; les candidatures démontrant un réel potentiel et une expérience transférable pertinente sont également bienvenues.

• Diplôme de bachelier en comptabilité, administration, finance ou domaine connexe, ou expérience équivalente.
• Au moins 3 ans d’expérience dans une fonction administrative et financière ; une expérience en comptabilité fournisseurs (accounts payable) ou en gestion de bureau / facility management est un atout fort.
• Maîtrise du français et de l’anglais, à l’écrit comme à l’oral, langues de travail du COLEAD ; la connaissance du néerlandais, de l’espagnol ou du portugais est un atout.
• Très bonne maîtrise des outils numériques, en particulier MS Excel ; la connaissance de Zoho CRM ou d’un ERP est un atout.
• Une connaissance des règles d’éligibilité des dépenses de l’Union européenne ou d’autres partenaires financiers est un atout.
• Rigueur, aisance avec les chiffres et sens du détail ; bonne organisation et capacité à gérer en parallèle des tâches financières, administratives et logistiques.
• Discrétion et respect de la confidentialité.
• Esprit d’équipe, autonomie et sens du service, avec de bonnes capacités de communication avec des interlocuteurs internes et externes variés.

Poste à temps plein basé à Ixelles, Belgique

Durée du contrat : 1 an (avec possibilité de renouvellement)

Date d'entrée en fonction : Dès que possible

Rejoindre le COLEAD, c’est intégrer une équipe multiculturelle et passionnée. C’est aussi l’opportunité de vivre une expérience enrichissante au sein d’une organisation de la société civile œuvrant dans le monde de la coopération et de l’appui aux pays ACP, dont les valeurs sont l’engagement, la différence, l’humanisme, la performance et l’amélioration continue.