Business Operations Lead

Matchin'; Antwerpen; On-site; EUR 65,000 - 95,000; Full time

Job summary

BrainTower, Matchin’ en Dvelup zoeken een ondernemende en hands-on Business Operations Lead. Je bent de sterke rechterhand die overzicht bewaart, ervoor zorgt dat afspraken worden nageleefd en vooruit denkt zodat niets blijft liggen.

Je staat centraal in de dagelijkse werking, onderhoudt contact met medewerkers, consultants en freelancers, bewaakt dashboards en operationele cijfers en zorgt dat alle administratie vlekkeloos verloopt.

Qualifications

• Eerste operationele aanspreekpunt voor consultants en freelancers.
• Onboarding en offboarding opvolgen.
• Contracten en administratieve documenten voorbereiden en bewaken.
• Timesheets en prestaties verzamelen en controleren.
• Verlengingen en einddata van opdrachten bewaken.
• Beschikbaarheden opvolgen.

Responsibilities

• Regelmatig contact houden met consultants en freelancers.
• Zorgen dat alles klaarstaat zodat anderen hun werk correct kunnen uitvoeren.
• Overzicht bewaken van dagelijkse werking en verslaggeving.
• Interne processen structureren en verbeteren.

Skills

Organisatie

Overzicht houden

Proactief handelen

Assertief

Dashboards

Communicatie

Tools

CRM

Dashboard software

Job description

De functie

Voor BrainTower, Matchin’ en Dvelup zoeken we een ondernemende en hands‑on Business Operations Lead. Eigenlijk zoeken we vooral een sterke rechterhand voor onze drie bedrijven: iemand die overzicht houdt, ervoor zorgt dat afspraken worden opgevolgd en ziet wat er moet gebeuren vóór iemand het moet vragen.

Je staat centraal in de dagelijkse werking van onze organisaties. Je hebt contact met medewerkers, consultants en freelancers, houdt opdrachten en administratie op orde, zorgt dat de juiste informatie tijdig bij onze externe administratie en boekhouding terechtkomt en bewaakt verschillende dashboards en operationele cijfers.

Geen klassieke administratieve functie dus, maar ook geen theoretische managementrol.

We zoeken iemand die zelf dingen vastpakt en afwerkt.

1. Consultants, freelancers & medewerkers

• Eerste operationele aanspreekpunt voor consultants en freelancers
• Onboarding en offboarding opvolgen
• Contracten en administratieve documenten voorbereiden en bewaken
• Timesheets en prestaties verzamelen en controleren
• Verlengingen en einddata van opdrachten bewaken
• Beschikbaarheden opvolgen
• Regelmatig contact houden met onze consultants en freelancers
• Ervoor zorgen dat alle praktische en administratieve zaken correct geregeld zijn

Je hoeft onze boekhouding of facturatie niet zelf te doen, maar je zorgt er wel voor dat alles klaarstaat zodat anderen hun werk correct kunnen uitvoeren.

• Timesheets en prestaties tijdig verzamelen
• Facturatiegegevens voorbereiden en doorgeven aan het administratief kantoor
• Controleren of klanten, opdrachten en tarieven correct geregistreerd zijn
• Openstaande zaken opvolgen
• Inkomende documenten en facturen structureren
• Omzet, marges en operationele cijfers mee bewaken
• Afstemmen met boekhouding, sociaal secretariaat en andere externe partners
• Overzicht bewaren over de dagelijkse werking van BrainTower, Matchin’ en Dvelup
• Actiepunten en deadlines opvolgen
• Interne processen structureren en verbeteren
• Zorgen dat CRM, dashboards en interne systemen correct worden bijgehouden
• Managementinformatie voorbereiden
• Ondersteunen bij allerhande projecten en initiatieven binnen de groep

En ja: soms betekent dat ook gewoon zorgen dat een contract ondertekend geraakt, dat iemand zijn timesheet eindelijk doorstuurt of dat iets wat al twee weken blijft liggen eindelijk opgelost wordt.

Wie zoeken we?

We zoeken vooral een bepaald type persoon.

Iemand die ondernemend is, snel schakelt en graag verantwoordelijkheid krijgt.

• Zeer georganiseerd is en graag overzicht houdt
• Zelf ziet wat moet gebeuren
• Zaken niet half doet, maar opvolgt tot ze afgewerkt zijn
• Voldoende assertief is om achter informatie aan te gaan
• Cijfers begrijpt en graag met dashboards werkt
• Nauwkeurig is zonder bureaucratisch te worden
• Graag werkt in een ondernemende omgeving waar niet voor alles een procedure bestaat

Idealiter heb je 3 tot 7 jaar relevante ervaring in bijvoorbeeld business support, operations, staffing, consultancy, recruitment of een andere dienstverlenende omgeving.

Ervaring binnen consultancy, recruitment of staffing is een duidelijke plus, omdat je dan begrijpt hoe opdrachten, consultants, freelancers, timesheets en facturatie met elkaar samenhangen.

Belangrijker dan je cv

• We zoeken iemand met drive.
• Iemand die niet gewoon een functie wil uitvoeren, maar mee wil groeien met drie ondernemingen die volop in ontwikkeling zijn.
• Je krijgt veel autonomie, veel verantwoordelijkheid en zit dicht bij de ondernemers en het management.
• Als je graag alles netjes binnen een afgebakend takenpakket uitvoert, is dit waarschijnlijk niet de juiste job.

Als je daarentegen denkt:

“Geef mij het overzicht, laat mij dit vastpakken en ik zorg dat het marcheert.”

Dan willen we je graag spreken.