Brussels-Based Administrative & Meetings Coordinator

Unique Brussels; Watermaal-Bosvoorde; On-site; EUR 33,000 - 47,000; Full time

Benefits offered by this job

Permanent contract

Fringe benefits

Job summary

Unique Brussels zoekt een Management Assistant die als eerste aanspreekpunt fungeert voor bellers en bezoekers en de vergaderruimtes beheert.

Daarnaast ondersteun je de dagelijkse kantooractiviteiten in Brussel, organiseer je bijeenkomsten en evenementen en rapporteer je aan de Senior Officer en de Secretaris-Generaal. Je verzorgt telefoonberichten, logistieke planning, en onderhoudt contacten en documenten.

Qualifications

• Minstens drie jaar ervaring in administratieve ondersteuning.
• Secretariële studies is een pluspunt.

Responsibilities

• Eerstelijns contact voor bellers en bezoekers.
• Beheer van vergaderruimtes en reserveringen.
• Ondersteuning bij dagelijkse kantooractiviteiten in Brussel.
• Rapporteren aan Senior Officer en Secretaris-Generaal.
• Verwerken inkomende telefoons en berichten.
• Kantoorbeheer: leveranciers, post, kantoorbenodigdheden.
• Administratieve en financiële taken: facturen archiveren, betalingen voorbereiden.
• Boekingen van reizen en contactgegevens bijhouden.
• Organisatie van bijeenkomsten en evenementen, zowel intern als extern.
• Logistieke ondersteuning voor internationale collega’s in Brussel.
• Website bijwerken en contactbeheer.
• Inkoop van kantoorbenodigdheden en catering.
• Coördinatie met IT, ontwerpers, printers, vertalers.
• Lidmaatschapsincasso's beheren.

Skills

Frans en Engels vloeiend

Communicatie

Organisatievaardigheden

Computervaardigheden

Meerdere taken kunnen beheren

Flexibiliteit

Basis boekhouding

Education

Secretariële studies

Tools

MS Office

Databases

Job description

Unique Brussels zoekt een Management Assistant die als eerste aanspreekpunt fungeert voor bellers en bezoekers en de vergaderruimtes beheert.

Daarnaast ondersteun je de dagelijkse kantooractiviteiten in Brussel, organiseer je bijeenkomsten en evenementen en rapporteer je aan de Senior Officer en de Secretaris-Generaal. Je verzorgt telefoonberichten, logistieke planning, en onderhoudt contacten en documenten.