Responsable administratif(ve) Saint-Gilles

MonASBL; Belgique; Hybrid; EUR 29,000 - 40,000; Full time

Benefits offered by this job

Remboursement transport 100%

Télétravail

CDI temps plein ACS

Congés extra-légaux

Job summary

Centre de Formation 2 Mille asbl recrute un.e Responsable administratif.ve à Saint-Gilles pour structurer le travail administratif et assurer sa clarté et fiabilité.

Vous coordonnerez l’accueil, l’agenda, l’archivage et les dossiers du personnel, en lien avec l’équipe de direction, le service pédagogique et le service comptable. Télétravail possible et CDI temps plein.

Qualifications

• Bachelier en administration ou équivalent.
• Minimum 5 ans d’expérience dans une fonction administrative similaire.
• Bonne connaissance de la gestion administrative du personnel.

Responsibilities

• Organiser et partager les informations administratives au sein de l’association.
• Suivre les règles internes, procédures et échéances.
• Encadrer les assistants administratifs et préparer les éléments nécessaires au payroll.
• Veiller à la qualité et à l’archivage des documents administratifs et financiers.

Skills

Organisation

Planification

Rigueur

Confidentialité

Communication écrite

Esprit de collaboration

Autonomie

Education

Bachelier en administration

Tools

Word

Excel

Outlook

SharePoint

Job description

Employeur
Centre de Formation 2 Mille asbl - Saint-Gilles
Av. du Parc, 89
1060 Saint-Gilles

Responsable administratif(ve) Saint-Gilles

Centre de Formation 2 Mille asbl - Saint-Gilles

Description de l’ASBL, institution

Le Centre de Formation 2mille (CF2M) est une ASBL active dans la réinsertion socioprofessionnelle des chercheur·se·s d’emploi peu qualifié·e·s. Elle est organisée en deux départements autonomes :
ISP (Insertion Socioprofessionnelle) : formations professionnelles dans les métiers du numérique.
R&D (Recherche & Développement) - CF2D : projets de services, d’innovation et de développement durable au sein de l’économie sociale.

Poste à pourvoir

Le Centre de Formation 2mille (CF2M) asbl recherche un.e Responsable administratif.ve (h/f/x).

Mission de la fonction
En lien étroit avec l’équipe de direction, le/la responsable administratif.ve organise et structure le travail administratif de l’association afin d’en assurer la clarté, la fiabilité et le bon fonctionnement.
Il/elle veille à ce que les informations soient partagées au sein des services et que les tâches administratives soient réalisées dans les délais.
Il/elle contribue à un fonctionnement administratif cohérent et efficace, en collaboration avec les directions adjointes et les assistants administratifs et comptable.

Position dans l’organisation

Le/la responsable administratif.ve travaille sous la responsabilité de l’équipe de direction.
Il/elle collabore étroitement avec la coordination pédagogique et le personnel administratif (ISP et CF2D).

Responsabilités principales

• 1. Organisation et partage de l’information
  • Organiser et faciliter le partage des informations administratives au sein de l’association
  • Veiller à ce que les informations soient claires, accessibles et transmises aux bonnes personnes
  • Mettre en place et améliorer les documents et outils de suivi (échéanciers (dont RH), listings, dossiers divers)
• 2. Suivi des décisions et respect du cadre
  • Veiller à la mise en œuvre et au respect des règles internes, des procédures et des échéances
  • Assurer le suivi administratif des décisions prises par la direction et veiller à leur mise en œuvre.
• 3. Organisation du travail administratif
  • Assurer un encadrement fonctionnel des assistants administratifs par un suivi régulier :
    • Gestion de l’accueil téléphonique et des e-mails
    • Organisation de l’agenda
    • Classement et archivage (impression, scan, gestion documentaire)
    • Gestion des envois et dépôts postaux (conventions CPAS, relances, courriers, etc.)
    • Établissement des bons d’enlèvement
    • Échéances diverses (comptables, dossiers subsides…)
    • Rédaction d’attestations et de courriers administratifs
    • Suivi administratif des dossiers du personnel (contrats, conventions…)
    • Préparation des éléments nécessaires au payroll
  • Identifier les points de blocage ou les dysfonctionnements et proposer des améliorations à la direction
  • Veiller à la fluidité des pratiques administratives au sein de l’organisation
  • Veiller à la qualité, à la fiabilité et à l'archivage des documents administratifs et financiers.

Profil recherché, Compétences, Formations, Expérience

Formation et expérience

• Bachelier en administration ou expérience équivalente
• Minimum 5 ans d’expérience dans une fonction administrative similaire
• Bonne connaissance de la gestion administrative du personnel

Compétences

• Excellente maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook, SharePoint)
• Capacité à communiquer de manière claire, adaptée et bienveillante avec différents interlocuteurs.
• Très bonnes capacités rédactionnelles
• Rigueur, sens de l’organisation et respect de la confidentialité
• Capacité à planifier et suivre plusieurs tâches simultanément
• Capacité à anticiper les besoins, les priorités et les échéances.
• Bon sens relationnel et esprit de collaboration
• Autonomie et sens des responsabilités

Nous offrons

• Un travail varié et porteur de sens
• Un rôle central dans le fonctionnement de l’association
• Un salaire selon les barèmes CP 329.02 (ISP Bruxellois) – niveau 4.1 (reprise de l’ancienneté sectorielle)
• Prise en charge des frais de transport (100 %)
• Congés extra-légaux et possibilité de télétravail
• Contrat CDI temps plein (statut ACS)