Administration & finance director

Search & Selection; Vlaanderen; Sur place; EUR 60 000 - 80 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

Meal vouchers

Hospitalization insurance

Woon-werkvergoeding

Laptop en gsm met abonnement

Résumé du poste

Avansa Halle-Vilvoorde zoekt een zakelijke coördinator die financieel beheer, HR-ondersteuning en administratieve processen integreert. U rapporteert aan de directeur en werkt nauw samen met het managementteam om strategie te vertalen naar operationele uitvoering.

De functie vraagt samenwerking, veranderingsgericht denken en een focus op governance en financiële verantwoording binnen een sociaal-culturele organisatie.

Qualifications

• Een bachelor-diploma of gelijkwaardig op strategisch niveau.
• Ervaring met financieel management, bedrijfsvoering of zakelijke coördinatie in een kleine tot middelgrote organisatie.
• Ervaring met leidinggeven aan medewerkers.
• Ervaring binnen social profit of publieke sector is een troef.
• Sterke analytische boekhouding en begrotingsbeheer.
• Kennis van vzw-wetgeving en sociale wetgeving.

Responsabilités

• Financieel beleid en controle: meerjaren- en jaarbegrotingen opstellen en bijsturen.
• Jaarrekening en financiële rapportering beheren.
• Boekhouding, betalingen, facturatie en financiële administratie opvolgen.
• Subsidie- en projectmiddelen controleren en rapporteren.
• Audits en controles organiseren en coördineren.

Connaissances

Strategic thinking

People management

Financial acumen

Process improvement

Coaching

Reporting

Formation

Bachelor's degree or equivalent

Outils

Accounting software

ERP systems

Financial reporting tools

Description du poste

Over Avansa Halle-Vilvoorde

Avansa Halle-Vilvoorde is een sociaal-culturele organisatie met focus op informeel leren, toegankelijkheid, interculturele ontmoeting, duurzaamheid, democratie en maatschappelijke participatie. De sterke maatschappelijke missie van de organisatie wordt onderbouwd met een financiële structuur die gebaseerd is op een combinatie van inkomsten uit subsidies, projecten en eigen activiteiten.

De organisatie telt een team van een vijftiental medewerkers (administratieve medewerkers, vormingswerkers en een managementteam) en wordt geleid door een directeur, bijgestaan door een bestuursorgaan met dagelijks bestuur. De organisatiecultuur is warm, mensgericht en coöperatief, met een sterk geloof in gedeeld leiderschap.

De functie

De zakelijk coördinator is verantwoordelijk voor de financiële, administratieve en HR-gerelateerde processen van de organisatie en zorgt ervoor dat de wettelijke, financiële en organisatorische randvoorwaarden optimaal aanwezig zijn om de missie van Avansa Halle-Vilvoorde te realiseren.

De zakelijk coördinator vormt samen met de directeur, de inhoudelijk coördinator en de coördinator communicatie een belangrijke schakel tussen strategie, organisatieontwikkeling en dagelijkse werking. De zakelijk coördinator rapporteert rechtstreeks aan de directeur en het Dagelijks Bestuur, ondersteunt het bestuursorgaan beleidsmatig inzake zakelijke en financiële aangelegenheden, en is leidinggevende van het administratieve team.

De functie combineert beleidsmatige advisering van directie en bestuursorgaan, financieel management en rapportering, organisatie van administratieve processen, HR-ondersteuning en facilitaire coördinatie.

Belangrijkste verantwoordelijkheden:

Financieel beleid en controle

• Opmaak, opvolging en bijsturing van meerjarenbegrotingen en jaarbegrotingen.
• Verantwoordelijkheid voor jaarrekening en financiële rapportering.
• Beheer en opvolging van boekhouding, betalingen, facturatie en financiële administratie.
• Controle van subsidies, projectmiddelen en andere externe financieringsbronnen.
• Ontwikkeling van systemen voor financiële kwaliteitscontrole en rapportering.
• Uitwerken van managementinformatie en dashboards.
• Analytische beheerscontrole van budgetten en resultaten.
• Organiseren en coördineren van audits en controles.
• Samen met de directeur en het Dagelijks Bestuur (voorzitter, ondervoorzitter en penningmeester) instaan voor het beheer van liquide middelen en vermogen.

Wettelijke en administratieve verantwoordelijkheid

• Bewaken van correcte toepassing van relevante wetgeving (vzw-wetgeving, boekhoudwetgeving, subsidiereglementering) en rapportering aan subsidiërende overheden.
• Opvolgen van wettelijke verplichtingen van de vzw.

HR-beleid

• Beheer van personeelsadministratie.
• Opvolging van contracten, verloven en welzijn op het werk.
• Actualiseren en verfijnen van HR-processen.
• Rechtstreeks aanspreekpunt voor sociaal-juridische vragen.

Leidinggeven (administratief team)

• Aansturen van het administratieve team (drie medewerkers).
• Organiseren van taakverdeling en back-upsystemen.
• Werkbegeleiding van medewerkers.
• POP-, functionerings- en coachingsgesprekken.
• Ondersteunen van professionele ontwikkeling van medewerkers.

Organisatieontwikkeling

• Optimaliseren en digitaliseren van administratieve en financiële processen.
• Verbinden van financiële realiteit met inhoudelijke werking.
• Adviseren van directie en bestuursorgaan vanuit zakelijke expertise.
• Signaleren van risico's, opportuniteiten en strategische keuzes.

Facilitaire werking

• Coördineren van processen rond gebouwenbeheer en aankopen.
• Aanspreekpunt voor medewerkers betrokken bij infrastructuur en onderhoud.

Wie zoeken we?

Avansa zoekt geen klassieke financieel expert of boekhouder met focus op cijfers. We zoeken een zakelijke manager die:

• Financiële inzichten vertaalt naar strategische keuzes en beleidsmatig denkt,
• Voeling heeft met de maatschappelijke context en visie van de organisatie,
• Processen organiseert, verbetert en functioneel rapporteert,
• Medewerkers coacht,
• Afstand neemt van de dagelijkse routine en focust op sturing, controle en ontwikkeling.

Opleiding en ervaring

• Een bachelordiploma of gelijkwaardig door relevante ervaring. Het denkvermogen situeert zich op strategisch niveau.
• Ervaring met financieel management, bedrijfsvoering of zakelijke coördinatie in een kleine tot middelgrote organisatie.
• Ervaring met leidinggeven aan medewerkers.
• Ervaring binnen social profit, publieke sector of non-profit is een troef.

Sterke technische expertise

De kandidaat beschikt over aantoonbare kennis van:

• Analytische boekhouding en begrotingsbeheer,
• Financiële rapportering en subsidiebeheer,
• Vzw-wetgeving en sociale wetgeving,
• Digitale administratieve systemen.

Competentieprofiel

• Strategisch en conceptueel: visieontwikkeling, omgevingsbewustzijn, organisatie- en cultuursensitiviteit, conceptueel denkvermogen.
• Organisatorisch: projectmanagement, voortgangscontrole, procesoptimalisatie, resultaatgerichtheid.
• People management: coaching, ontwikkelen en motiveren van medewerkers, delegeren.
• Persoonlijke effectiviteit: zelfinzicht, initiatief, proactiviteit, flexibiliteit.
• Samenwerking en communicatie: samenwerken, sociale vlotheid, heldere communicatie, klant- en servicegerichtheid.

Avansa werkt vanuit een coöperatief leiderschapsmodel. De zakelijk coördinator stapt binnen in een warm, hecht team en bouwt geleidelijk en empathisch aan vernieuwing. Affiniteit met sociaal-cultureel volwassenenwerk of maatschappelijk engagement is een duidelijk pluspunt.

Wat mag je van ons verwachten?

• Een functie met maatschappelijke relevantie en directe invloed op het beleid van de organisatie.
• Autonomie en betekenisvolle verantwoordelijkheid, in een organisatiecultuur die mensgericht en coöperatief is.
• Een plek in het managementteam met rechtstreekse rapportering aan de directeur en het Dagelijks Bestuur.
• Een gevarieerd takenpakket dat financieel management, HR, organisatieontwikkeling en facilitair beheer combineert.
• Een voltijds contract van onbepaalde duur (4/5e bespreekbaar), 38-urige werkweek met glijtijden.
• Verloning volgens PC 329.01 (barema L1) met overname van relevante anciënniteit.
• Maaltijdcheques, hospitalisatieverzekering, woon-werkvergoeding, laptop en gsm met abonnement.
• Op termijn tot 50% thuiswerk mogelijk. Extra vakantiedagen na anciënniteit.
• Een inwerkperiode van drie maanden samen met de huidige zakelijk coördinator.
• Standplaats: Opwijk (vlot bereikbaar via treinverbinding Dendermonde–Brussel).

De selectieprocedure

Avansa Halle-Vilvoorde laat zich in deze selectieprocedure begeleiden door Search & Selection. De selectieprocedure verloopt in meerdere fasen:

• Verkennende gesprekken op 24 en 25 november 2026, afgenomen door de directeur van Avansa Halle-Vilvoorde in samenwerking met Search & Selection (Opwijk).
• Assessment center op 2 en 3 december 2026 bij Search & Selection in Gent.
• Eindgesprek met inhoudelijke case en kennismaking met het administratief team op 16 december 2026 (Opwijk).

De beoogde indiensttreding is maart 2027.

Alle kandidaturen worden met de grootste discretie behandeld. Voor bijkomende informatie over de functie of de selectieprocedure kan je contact opnemen met Torben Callens, senior HR-consultant, via [e-mail].