Administratieve hulp

IMPACT; Gent; On-site; EUR 13,000 - 20,000; Part time

Benefits offered by this job

Twee dagen per week

Dynamische en collegiale werkomgeving

Persoonlijke en professionele groei

Job summary

IMPACT in Gent zoekt een administratieve duizendpoot voor HR-gerelateerde taken, asset- en contractbeheer en office management. Je werkt deeltijds en hebt contact met meerdere afdelingen om processen te verbeteren.

De ideale kandidaat beschikt over sterke organisatorische vaardigheden, proactieve houding en goede kennis van MS Office, plus vloeiend Engels voor communicatie met externe partijen. Een dynamische werkomgeving en groeimogelijkheden worden geboden.

Qualifications

• Uitstekende organisatorische en administratieve vaardigheden.
• Goede communicatieve vaardigheden en hands-on mentaliteit.
• Sterke plannings- en prioriteringsvaardigheden.
• Engels is vereist voor communicatie met internationale partners.

Responsibilities

• HR: onboarding en offboarding plannen en opvolging van vragen.
• Asset Management: updaten van assetregister en afstemming met inkoop/IT.
• Infrastructure Management: monitoren van omgevingscondities en onderhoud van brandbeveiliging/NOA.
• Contract Management: NDA's en contractdocumenten opvolgen en uploaden.
• Financieel Management: betalingsopvolging met Materialise-personeel.
• Reguliere & Belastingrapportage: omzetgerelateerde gegevens indienen bij nationale autoriteiten.
• Office Management: postverwerking, kantoorbenodigdheden en eten voorzien.
• Ondersteuning Preventieadviseur: preventieplannen en implementatie monitoren.

Skills

Organisatie

Administratieve vaardigheden

Communicatievaardigheden

Engels (goed)

Proactieve houding

Zelfstandig werken

Tools

MS Office

Job description

De functie omvat een breed scala aan taken, variërend van HR tot office management en contractbeheer. De ideale kandidaat is proactief, detailgericht en heeft uitstekende communicatievaardigheden.

De job

Als administratieve ondersteuning zal je met heel veel diverse zaken en departement in aanraking komen.

Human Resource Management:

• Ontwikkelen en uitvoeren van onboarding en offboarding plannen.
• Volgen van gerelateerde acties en assisteren van werknemers bij vragen.
• Bijhouden van de organisatiestructuur.
• Bijhouden en volgen van de trainingsmatrix en competentiematrix.
• Initiëren en volgen van het prestatie-/competentiebeoordelingsproces.
• Onderhouden van communicatie met HR.

Asset Management:

• Bijwerken van het assetregister met nieuw aangeschaft of niet langer gebruikt materiaal.
• Communiceren met de inkoopafdeling en IT.

Infrastructure Management:

• Monitoren van temperatuur, vochtigheid, enz. via een monitoringdashboard.
• Volgen van het onderhoud van brandbeveiliging en noodstroomaggregaten.
• Aanvragen van toegangsbadges en zorgen voor correcte toegangsrechten voor verschillende infrastructuren.
• Opstellen van rapporten.

Contract Management:

• Volgen van contracten en NDA's.
• Uploaden van klanten-, leverancierscontracten naar het contractsysteem.
• Beheer van de contractdatabase.

Financieel Management:

• Aanvragen en opvolgen van betalingen met Materialise-personeel.

Reguliere & Belastingrapportage:

• Indienen van omzetgerelateerde gegevens bij nationale autoriteiten.
• Rapporteren aan nationale autoriteiten over premies en voordelen verleend aan zorgprofessionals.

Office Management:

• Ophalen en verwerken van fysieke post.
• Bestellen van kantoorbenodigdheden.
• Bestellen/aankopen van voedselvoorraden.
• Beheer van telecomfacturering.
• Toezicht houden op de netheid van het kantoor.
• Eerste hulp.

Ondersteuning Preventieadviseur:

• Opstellen van preventieplannen (gebaseerd op eerdere plannen).
• Interne follow-up om feedback van IDEWE te implementeren.
• Interne follow-up op het preventieplan.

Werkregime

Deeltijds

Aanbod

• Twee dagen per week werken, idealiter op maandag en vrijdag - bespreekbaar.
• Dynamische en collegiale werkomgeving.
• Mogelijkheid tot persoonlijke en professionele groei.

Jouw profiel

• Ervaring in een soortgelijke functie is een pré.
• Uitstekende organisatorische en administratieve vaardigheden.
• Goede kennis van MS Office-pakket.
• Sterke communicatievaardigheden.
• Goede kennis Engels.
• Zelfstandig werkende en proactieve houding.

Het bedrijf

Dit innovatieve bedrijf, gevestigd in Gent en onderdeel van een grotere groep, is gespecialiseerd in de productiesector. Met een sterke focus op kwaliteit en klanttevredenheid, biedt het bedrijf geavanceerde oplossingen en diensten. Het is een dynamische werkplek waar creativiteit en efficiency samengaan, en waar elke medewerker een belangrijke bijdrage levert aan het succes van het team.