Administratieve coordinator

Belgie Vacature; Wijgmaal; On-site; EUR 42,000 - 56,000; Full time

Job summary

Belgie Vacature zoekt een veelzijdige medewerker die administratieve dossiers beheert, de coördinatie van customer service ondersteunt en de Data Protection Officer (DPO) administratief bijstaat. Je bewaakt dossiers, zorgt voor tijdige opvolging en denkt mee over verbeteringen.

Je werkt in een internationale organisatie met een sterke lokale aanwezigheid en combineert nauwkeurigheid met proactief denken in privacy, GDPR-gerelateerde taken en commerciële opvolging, terwijl je samenwerkt met

Qualifications

• Je hebt ervaring in een administratieve of coördinerende rol.
• Kennis van privacywetgeving (GDPR) is een pluspunt.
• Je werkt nauwkeurig en gestructureerd en kan meerdere dossiers tegelijk beheren.
• Je kunt vlot communiceren in Nederlands en Frans.

Responsibilities

• Administratie en dossierbeheer: verwerking en opvolging van administratieve dossiers met controle op deadlines en archivering.
• Ondersteuning van de DPO: administratieve opvolging van privacy- en GDPR-gerelateerde dossiers en discreet omgaan met vertrouwelijke informatie.
• Coördinatie van customer service: dagelijkse werking van een team van circa vijftien medewerkers opvolgen en samenwerking tussen interne diensten bevorderen.
• Commerciële opvolging en rapportering: opvolgen van KPI's, analyseren van productiviteit en signaleren van knelpunten.
• Procesoptimalisatie: actief meedenken over efficiëntere administratieve en operationele processen en opvolging van actiepunten controleren.

Job description

Jouw functie

In deze veelzijdige functie combineer je administratieve verantwoordelijkheden met de coördinatie van customer service en de ondersteuning van onze Data Protection Officer (DPO). Je zorgt voor een correcte opvolging van dossiers, bewaakt de dagelijkse werking en denkt actief mee over verbeteringen.

Taken en verantwoordelijkheden

Jouw Verantwoordelijkheden

• Administratie en dossierbeheer: je verwerkt en beheert administratieve dossiers, controleert gegevens, bewaakt deadlines en zorgt voor een gestructureerde archivering. Daarnaast waak je over een correcte en tijdige opvolging van administratieve processen.
• Ondersteuning van de DPO: je ondersteunt de Data Protection Officer bij de administratieve opvolging van privacy- en GDPR-gerelateerde dossiers. Je beheert relevante documentatie en gaat zorgvuldig en discreet om met vertrouwelijke informatie en persoonsgegevens.
• Coördinatie van customer service: je volgt de dagelijkse werking van een team van ongeveer vijftien medewerkers op. Je ondersteunt de organisatie en planning, bewaakt de kwaliteit van de klantenservice en zorgt voor een vlotte samenwerking met andere interne diensten.
• Commerciële opvolging en rapportering: je monitort de resultaten van inbound- en outboundcampagnes, volgt relevante KPI's op en analyseert de productiviteit en efficiëntie van de telesalesactiviteiten. Je signaleert knelpunten en stelt verbeteracties voor.
• Procesoptimalisatie en samenwerking: je denkt actief mee over het efficiënter organiseren van administratieve en operationele processen. Je bewaakt de opvolging van actiepunten en zorgt ervoor dat informatie vlot tussen de verschillende interne afdelingen wordt uitgewisseld.

Company

Internationale organisatie met een sterke lokale aanwezigheid.

Profile

• Je hebt ervaring in een administratieve of coördinerende functie en bij voorkeur ook binnen customer service of een contactcenter.
• Je werkt nauwkeurig en gestructureerd, stelt vlot prioriteiten en beheert zelfstandig meerdere dossiers.
• Je neemt initiatief, denkt oplossingsgericht en gaat discreet om met vertrouwelijke informatie.
• Je hebt interesse in privacy en GDPR; ervaring hiermee is een pluspunt.
• Je beschikt over organisatorische vaardigheden en hebt inzicht in cijfers, rapportering en commerciële resultaten.
• Je werkt vlot met digitale tools zoals Excel en CRM-systemen.
• Je communiceert vlot in het Nederlands en het Frans.

Offer

Je komt terecht in een internationale organisatie met een sterke lokale verankering, waar samenwerking, initiatief en verantwoordelijkheid centraal staan.

Wij Bieden Jou

• Een veelzijdige functie met een combinatie van administratie, coördinatie en rapportering.
• Veel zelfstandigheid en ruimte om initiatief te nemen en processen te verbeteren.
• Samenwerking met verschillende interne diensten en een gevarieerd takenpakket.
• Een marktconform loonpakket, afgestemd op jouw ervaring en verantwoordelijkheden.
• De mogelijkheid om je kennis en vaardigheden verder te ontwikkelen binnen een dynamische werkomgeving.